지시된 할 일 목록이 엉망이 되는 이유

구술된 할 일 목록은 정크 서랍과 유사할 수 있습니다. 물건을 넣기는 쉽지만 나중에 필요한 것을 찾기는 놀라울 정도로 어렵습니다. 보조금 신청에 관해 말씀하신 것을 기억하시나요? 텍스트에는 "지원금에 대해 Maya에게 이메일을 보내고 양식을 살펴보고 참조에 대해 물어볼 수도 있습니다."라고 나와 있습니다. 어떤 조치가 먼저 나오나요? 문제는 당신이 타이핑하는 대신에 말한 것이 아닙니다. 일련의 생각을 포착하여 이를 작업이라고 부르셨습니다.

음성은 아이디어가 사라지기 전에 포착하는 데 탁월합니다. 다음 주 목요일에 수행할 것으로 예상되는 작업의 최종 형식으로는 신뢰성이 떨어집니다. 받아쓰기를 받은 편지함으로 처리한 다음 유용한 정보를 결정으로 변환하세요. 이러한 작은 차이는 빠른 캡처 방법이 피해야 할 또 다른 장소가 되는 것을 방지합니다.

과속방지턱은 진짜입니다

세 가지 유용한 아이디어와 마감 기한을 갖고 세미나를 마치고 나가는 모습을 상상해 보십시오. 책상에 도착하기 전에 음성 메모가 이 네 가지를 모두 포착합니다. 하지만 노트를 열 때쯤에는 다음과 같은 생각을 기록한 것처럼 읽혀집니다. "초록에는 더 나은 예가 필요합니다. 아마도 금요일이 괜찮은지 Leila에게 물어보면 지난 주의 논문을 찾아야 합니다." 그 순간의 좋은 기록입니다. 형편없는 할 일 목록입니다.

아이디어를 기억하고 다음 동작을 선택하는 두 가지 작업을 동시에 수행하는 경우가 많기 때문에 캡처할 때 입력 속도가 느려집니다. 받아쓰기를 사용하면 첫 번째 작업이 수월해집니다. 두 번째를 수행하지 않으면 저장된 초가 해석의 분으로 반환됩니다. 이것이 바로 화면에 단어가 나타날 때 멈추는 속도 테스트가 작업 관리의 중요한 부분을 놓치는 이유입니다.

이 구별은 Todoist에서 게시한 작업 완료 개요에서 잘 알려져 있습니다. 먼저 캡처한 다음 항목의 의미와 이에 대해 무엇을 해야 하는지 명확히 합니다. 전체 방법을 채택할 필요는 없습니다. 유용한 원칙은 받은 편지함 항목과 실행 가능한 작업이 서로 다른 작업을 갖는다는 것입니다.

말로 생각하는 것이 빠졌네요

과제에는 일반적으로 동사, 목적어, 결승선이 필요합니다. "그랜트"가 주제입니다. "지원금에 대한 연구"가 의도입니다. "지원금 신청을 위한 150 단어 방법 문단 초안 작성"은 자리에 앉았을 때 무엇을 해야 하는지 알려줍니다. 동사가 거창할 필요는 없습니다. 열기, 비교, 보내기 및 요청은 눈에 보이는 결과를 나타낼 때 완벽하게 좋은 동사입니다.

말은 또한 경계를 숨깁니다. "날짜를 확인하고 양식을 보내고 Jay에게 첨부 파일에 대해 상기시켜주세요"라고 말할 수 있습니다. 인식 시스템은 이를 정확하게 기록하면서도 한 줄에 세 가지 작업을 수행할 수 있습니다. 구두점은 각 작업의 소유자가 누구인지, 날짜가 중요한지 또는 전송 여부가 확인에 따라 결정되는지 여부를 결정하지 않습니다. 선택은 귀하의 것입니다.

예외가 있습니다. "귀리 우유 구매"는 이미 적절한 작업입니다. 2초짜리 식료품 알림을 의식으로 바꾸지 마십시오. 처리 단계는 잠시 멈춰서 "그게 무슨 뜻이지?"라고 질문하게 만드는 항목에 대한 것입니다.

완벽한 스크립트가 아닌 2열 변환을 사용하세요

다음은 개인 문서에 복사할 수 있는 작은 템플릿입니다. 말씀하신 왼쪽이 맞습니다. 오른쪽은 실제로 수행할 작업입니다. 매 문장마다 하는 것이 아니라 하루에 한 번 또는 회의 후에 이것을 하십시오. 예시는 예시일 뿐 실제 실험 결과는 아닙니다.

세 번째 행이 특히 중요합니다. 음성 인식이 "not"을 삭제하거나 이름을 바꾸면 새 작업에서 결정을 되돌릴 수 있습니다. 중요한 내용을 회의록, 이메일 또는 지침을 제공한 사람과 비교하세요. 위험 우선 교정 가이드에서는 산문을 다듬기 전에 부정, 숫자, 이름을 확인할 것을 제안합니다. 이 순서는 작업 목록에도 적용됩니다.

작업 앱에서 마감일을 원한다고 해서 마감일을 만들지 마세요. 발표자가 날짜를 지정하지 않은 경우 미확인으로 표시하고 질문하세요. 작업이 다른 사람의 작업인 경우 할당하기 전에 소유자를 명시적으로 기록하세요. 모호한 요청의 정확한 기록은 여전히 모호한 요청입니다.

받아쓰기가 자리를 잡는 곳

손이 작업의 다른 부분을 차지하고 있거나 생각이 너무 잠정적이어서 공식적인 작업으로 표현할 수 없을 때 음성이 가장 도움이 됩니다. 긴 문서를 읽은 후 비공개 초안에 몇 가지 질문을 할 수도 있습니다. 회의 후에는 맥락이 신선한 상태에서 사람들이 동의한 내용을 포착할 수 있습니다. 조용한 작업 공간에서 데스크톱 음성 키보드를 사용하면 별도의 녹음 워크플로를 열지 않고도 커서가 있는 곳에 단어를 놓을 수 있습니다.

macOS 또는 Windows에서는 Talkpad를 사용하여 캡처 초안을 지시할 수 있습니다. 중요한 움직임은 대상을 선택하는 것입니다. 원시적인 생각을 위한 개인 문서, 검토된 작업을 위한 작업 관리자입니다. "초안 보내기"가 안전한지, 누가 보내겠다고 약속했는지 추론할 수 없습니다. 다른 사람과 작업을 공유하기 전에 세부정보를 직접 확인하세요.

목록이 대부분 정확한 제품 코드, URL, 달력 날짜 또는 짧은 체크박스 라벨로 구성된 경우 키보드가 더 빠르고 안전할 수 있습니다. Microsoft의 Windows 음성 입력 지침, Apple의 Mac 받아쓰기 가이드 및 Google의 Docs 음성 입력 도움말에서는 해당 환경에서 말하기를 시작하는 방법을 다룹니다. 편집기에서 사용할 수 있는 도구를 사용하고 시작의 참신함이 아니라 필요한 정리로 판단하세요.

음성편지함이 골칫거리가 되는 경우

조직의 규칙과 서비스의 오디오 및 텍스트 처리 방법을 알기 전까지는 다른 사람의 기밀 세부정보를 서비스에 지시하지 마세요. 팀 작업 항목에는 고객 이름, 건강 세부 정보 또는 미공개 재무 수치가 포함될 수 있습니다. 개인적인 작업도 예상보다 더 많은 것을 드러낼 수 있습니다. 민감한 작업을 위해 클라우드 기반 도구를 사용하기 전에 위험도가 낮은 메모부터 시작하고 음성 입력 개인정보 보호 체크리스트를 읽어보세요.

공유 보드에는 추가 일시 중지가 필요합니다. 원래의 생각은 다른 사람들이 볼 때 약속처럼 들릴 수 있습니다. "새 공급자를 시도해 보세요"는 "금요일까지 공급자를 바꾸십시오"와 동일하지 않습니다. 소유자 및 실제 기한이 있는 경우 검토된 작업만 보드로 이동합니다. 토론과 가설을 메모에 보관하세요.

접근성 요구는 생산성 실험과 다릅니다. 어떤 사람들은 타이핑이 힘들거나 사용할 수 없기 때문에 음성 입력을 사용합니다. 그런 경우에는 "그냥 최종 목록을 입력하세요"가 답이 아닙니다. 음성을 사용하여 작업을 분할하고, 적절한 경우 신뢰할 수 있는 검토자가 위험한 세부 정보를 확인하도록 하거나, 편집을 지원하는 액세스 가능한 작업 앱을 선택하세요. 목표는 특정 입력 방법에 대한 충성도가 아니라 사용 가능한 작업입니다.

5분 최종 테스트

3일 동안 업무를 음성으로 하나의 개인 받은편지함에 보관하세요. 하루를 마무리하기 전에 각 항목을 다음 작업, 달력 이벤트, 참고 자료 또는 폐기 항목으로 전환하세요. 줄에 결과가 다른 두 개의 동사가 포함되어 있는 경우 분할을 고려하세요. 당신이 얼마나 많은 단어를 생산했는지 세지 마십시오. 어제 대화를 재구성하지 않고도 내일 이해할 수 있는 항목의 수를 세어보세요.

그런 다음 며칠간의 타이핑 작업과 직접 비교해보세요. 당신이 잃어버린 음성 구조 아이디어를 얻었습니까? 저장된 캡처보다 검토 시간이 더 오래 걸렸나요? 이름이나 날짜를 수정해야 했나요? 만능 승자는 없습니다. 음성 받은 편지함은 길고 복잡한 생각을 처리하는 데 적합하며 쇼핑 목록에는 불필요할 수 있습니다. 받은편지함이 별개의 의무 사항이 아닌 아이디어로 가득 차 있다면 우리의 브레인 덤프 워크플로는 더욱 발전합니다.

Talkpad의 무료 데스크톱 요금제는 일주일에 2,500단어를 허용하며, 이는 비용을 지불하지 않고도 macOS 또는 Windows에서 작은 음성 받은 편지함을 테스트하기에 충분합니다. 하지만 시험은 수당을 채울 수 있는지 여부가 아닙니다. 믿을 수 있는 일로 하루를 마무리하는지 여부입니다.

자주 묻는 질문

음성 입력으로 할 일 목록을 만들 수 있나요?

그렇습니다. 비공개 메모나 집중된 작업 필드에 기록한 다음 각 항목에 명확한 다음 작업 이름이 지정되어 있는지 확인하세요. 목록을 공유하기 전에 날짜, 이름, 과제를 검토하세요.

작업 앱에 직접 받아쓰기를 해야 하나요?

간단한 항목의 경우에는 가능합니다. 긴 아이디어 흐름의 경우 프로젝트를 분할하거나 소유자를 할당하거나 마감일을 추가하기 전에 비공개 받은 편지함을 검토하기가 더 쉽습니다. 앱이 커서 위치의 텍스트를 허용하는지 확인하세요.

음성 메모를 작업 항목으로 어떻게 바꾸나요?

메모를 한 번 읽고, 뚜렷한 결과를 분리하고, 각 작업에 동사와 목적어를 부여한 다음, 출처와 소유자 및 날짜를 확인하세요. 세부적인 내용을 꾸며내는 대신 불확실한 질문을 설명 목록에 넣으세요.

받아쓰기가 작업 목록을 입력하는 것보다 빠르나요?

목록에 따라 다릅니다. 받아쓰기는 긴 생각을 빠르게 포착할 수 있는 반면, 짧고 정확한 레이블은 입력하는 것이 효과적일 수 있습니다. 두 가지를 비교할 때 정리 및 설명 시간을 포함하세요.

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