Dikte Edilmiş Yapılacaklar Listesi Neden Karmaşaya Dönüşüyor?

Yazdırılmış bir yapılacaklar listesi, çöp çekmecesine benzeyebilir: Bir şeyleri içine koymak kolay, daha sonra ihtiyacınız olanı bulmak ise şaşırtıcı derecede zordur. Hibe başvurusuyla ilgili bir şeyler söylediğinizi hatırlıyorsunuz. Metinde "Maya'ya hibe hakkında e-posta gönderin, forma bakın ve belki referansı sorun" diyor. Hangi eylem önce gelir? Sorun yazmak yerine konuşmanız değil. Bir dizi düşünceyi yakaladınız ve buna görev adını verdiniz.

Ses, bir fikri kaybolmadan önce yakalamak için mükemmeldir. Gelecek perşembe günü gerçekleştirmeyi beklediğiniz bir görevin son biçimi olarak daha az güvenilirdir. Dikteyi bir gelen kutusu gibi değerlendirin ve ardından yararlı parçaları kararlara dönüştürün. Bu küçük fark, hızlı yakalama yönteminin kaçınılması gereken başka bir yer haline gelmesini engelliyor.

Hız tuzağı gerçektir

Üç yararlı fikir ve son teslim tarihi olan bir seminerden çıktığınızı hayal edin. Masanıza gelmeden önce bir sesli not dördünü de yakalar. Ancak notu açtığınızda, düşüncelerinizin bir kopyası gibi görünüyor: "Özetin daha iyi bir örneğe ihtiyacı var, belki Leila'ya Cuma gününün işe yarayıp yaramayacağını sorun, ben de geçen haftaki makaleyi bulmalıyım." Bu şu anın iyi bir kaydı. Kötü bir yapılacaklar listesi.

Genellikle iki işi aynı anda yaptığınız için, yakalama sırasında yazmak daha yavaş geliyor: fikri hatırlamak ve bir sonraki eylemi seçmek. Dikte, ilk işin zahmetsiz olmasını sağlar. İkinciyi hiç yapmazsanız, kaydedilen saniyeler tercüme dakikaları olarak geri döner. Bu nedenle ekranda sözcükler göründüğünde duran bir hız testi, görev yönetiminin önemli olan kısmını kaçırıyor.

Bu ayrım Todoist tarafından yayınlanan İşlerin Tamamlanması genel bakışında tanıdıktır: önce öğeyi yakalayın, ardından öğenin ne anlama geldiğini ve bu konuda ne yapılacağını netleştirin. Yöntemin tamamını benimsemenize gerek yoktur. Yararlı prensip, gelen kutusu girişi ile yürütülebilir görevin farklı işlere sahip olmasıdır.

Sözlü bir düşüncenin eksik olduğu şey

Bir görev genellikle bir fiile, bir nesneye ve bitiş çizgisine ihtiyaç duyar. "Hibe" bir konudur. "Hibeyle çalışmak" bir niyettir. "Hibe başvurusu için 150 kelimelik yöntemler paragrafının taslağı" size oturduğunuzda ne yapmanız gerektiğini anlatır. Fiilin büyük olması gerekmez. Aç, karşılaştır, gönder ve sor, görünür bir sonuca işaret ettiklerinde son derece iyi fiillerdir.

Konuşma aynı zamanda sınırları da gizler. "Tarihleri ​​kontrol edip formu gönderin ve Jay'e eki hatırlatın" diyebilirsiniz. Bir tanıma sistemi bunu doğru bir şekilde yazıya dökebilir ve yine de size tek satırda üç eylem bırakabilir. Noktalama işaretleri her eylemin kime ait olduğuna, hangi tarihin önemli olduğuna veya gönderimin kontrole bağlı olup olmadığına karar vermeyecektir. Bu seçimler size aittir.

İstisnalar var. "Yulaf sütü satın alın" zaten yeterli bir görevdir. İki saniyelik bir alışveriş hatırlatmasını törene dönüştürmeyin. İşleme adımı, durup "Bununla ne demek istedim?" diye sormanıza neden olan öğeler içindir.

Mükemmel bir transkript yerine iki sütunlu bir dönüşüm kullanın

Burada özel bir belgeye kopyalamak için küçük bir şablon bulacaksınız. Sol taraf senin dediğin. Sağ taraf aslında yapacağınız şeydir. Bunu her cümleden sonra değil, günde bir kez veya toplantıdan sonra yapın. Örnekler açıklayıcıdır, ölçülen bir deneyin sonucu değildir.

Üçüncü sıra özellikle önemlidir. Konuşma tanıma "değil"se veya bir adı değiştirirse, yeni görev kararı tersine çevirebilir. Kritik satırları toplantı notlarıyla, e-postayla veya talimatı veren kişiyle karşılaştırın. risk öncelikli düzeltme kılavuzumuz düzyazıyı cilalamadan önce olumsuzlukları, sayıları ve adları kontrol etmenizi önerir. Bu sıralama görev listeleri için de geçerlidir.

Görev uygulamanız bir tarih istiyor diye bir son tarih icat etmeyin. Konuşmacı bir tarih belirtmediyse bunu onaylanmamış olarak işaretleyin ve sorun. Eylem başka birine aitse, atamadan önce sahibini açıkça kaydedin. Belirsiz bir isteğin doğru bir şekilde transkripsiyon haline getirilmesi yine de belirsiz bir istektir.

Diktenin yerini aldığı yer

Ses, elleriniz işin farklı bir kısmıyla meşgul olduğunda veya düşünce resmi bir görev olarak ifade edilemeyecek kadar belirsiz olduğunda en çok yardımcı olur. Uzun bir belgeyi okuduktan sonra bir avuç soruyu özel bir taslağa dönüştürebilirsiniz. Bir toplantıdan sonra, bağlam tazeyken insanların üzerinde anlaştıkları şeyleri yakalayabilirsiniz. Sessiz bir çalışma alanında, masaüstü ses klavyesi, bu kelimeleri ayrı bir kayıt iş akışı açmadan imlecinizin bulunduğu yere yerleştirmenize olanak tanır.

MacOS veya Windows'ta, bu yakalama taslağını dikte etmek için Talkpad kullanılabilir. Önemli olan hedefin seçilmesidir: ham düşünceler için özel bir belge, gözden geçirilen eylemler için bir görev yöneticisi. "Taslağı göndermenin" güvenli olup olmadığı veya kimin göndermeye söz verdiği konusunda çıkarım yapamaz. Bir görevi herhangi biriyle paylaşmadan önce bu ayrıntıları kendiniz kontrol edin.

Listeniz çoğunlukla tam ürün kodları, URL'ler, takvim tarihleri veya kısa onay kutusu etiketleri içeriyorsa klavye daha hızlı ve daha güvenli olabilir. Microsoft'un Windows sesle yazma talimatları, Apple'ın Mac Dikte kılavuzu ve Google'ın Dokümanlar sesle yazma yardımı, ilgili ortamlarda konuşmaya nasıl başlanacağını kapsar. Düzenleyicinizde bulunan aracı kullanın ve onu başlatmanın yeniliğine değil, gerektirdiği temizliğe göre değerlendirin.

Sesli gelen kutusu bir sorumluluk haline geldiğinde

Kuruluşunuzun kurallarını ve hizmetin ses ve metni nasıl işlediğini öğrenmeden, başka birinin gizli ayrıntılarını bir hizmete dikte etmeyin. Bir ekip eylemi öğesi, bir müşteri adı, sağlık durumu ayrıntısı veya yayınlanmamış mali rakam içerebilir. Kişisel bir görev de beklediğinizden daha fazlasını ortaya çıkarabilir. Düşük riskli bir notla başlayın ve hassas işler için herhangi bir bulut destekli aracı kullanmadan önce sesle yazma gizlilik kontrol listemizi okuyun.

Paylaşılan panolar ekstra bir duraklamayı hak ediyor. Ham bir şekilde konuşulan bir düşünce, diğer insanlar onu gördüğünde bir taahhüt gibi gelebilir. "Belki yeni bir sağlayıcı deneyin", "Cuma gününe kadar sağlayıcı değiştirin" ile aynı şey değildir. Yalnızca incelenen eylemi, sahibiyle ve varsa gerçek bir son teslim tarihiyle birlikte kurula taşıyın. Tartışmayı ve hipotezleri notlarda tutun.

Erişilebilirlik ihtiyaçları üretkenlik denemesinden farklıdır. Bazı kişiler, yazmanın zahmetli olması veya kullanılamaması nedeniyle konuşma girişini kullanır. Bu durumda cevap "sadece son listeyi yazın" değildir. İşi sesi kullanarak bölün, güvenilir bir incelemecinin uygun olduğunda riskli ayrıntıları kontrol etmesini sağlayın veya düzenlemeyi destekleyen erişilebilir bir görev uygulaması seçin. Amaç, belirli bir giriş yöntemine bağlılık değil, kullanılabilir bir görevdir.

Beş dakikalık bir gün sonu testi

Üç iş günü boyunca görevleri sesli olarak tek bir özel gelen kutusuna kaydedin. Her günü bitirmeden önce, her girişi bir sonraki eyleme, bir takvim etkinliğine, referans materyaline veya atılacak bir şeye dönüştürün. Bir satırda farklı sonuçlara sahip iki fiil varsa onu bölmeyi düşünün. Kaç kelime ürettiğinizi saymayın. Dünkü konuşmayı yeniden yapılandırmadan yarın kaç girişi anlayabileceğinizi sayın.

Ardından deneyimi birkaç günlük doğrudan yazma görevleriyle karşılaştırın. Kaybedeceğiniz sesli kurtarma fikirleri var mıydı? İnceleme, kaydedilen yakalamadan daha mı uzun sürdü? İsimleri veya tarihleri ​​düzeltmek zorunda kaldınız mı? Evrensel bir kazanan yoktur. Sesli gelen kutusu uzun, karmaşık düşünceler için mükemmel olabilir ve bir alışveriş listesi için gereksiz olabilir. beyin dökümü iş akışımız, gelen kutunuzun ayrı yükümlülükler yerine fikirlerle dolu olması durumunda daha da ileri gider.

Talkpad'in ücretsiz masaüstü planı haftada 2.500 kelimeye izin verir; bu, macOS veya Windows'ta küçük bir sesli gelen kutusunu ödeme yapmadan test etmeye yeterlidir. Ancak test, ödeneği doldurup dolduramayacağınız değil. Önemli olan, günü güvendiğiniz görevlerle bitirip bitirmemenizdir.

Sık sorulan sorular

Sesle yazma özelliğiyle yapılacaklar listesi oluşturabilir miyim?

Evet. Özel bir nota veya odaklanmış bir görev alanına dikte edin, ardından her girişin net bir sonraki eylemi adlandırıp adlandırmadığını kontrol edin. Listeyi paylaşmadan önce tarihleri, adları ve ödevleri inceleyin.

Doğrudan bir görev uygulamasına mı dikte etmeliyim?

Basit öğeler için bu işe yarayabilir. Uzun bir fikir akışı için, projeleri bölmeden, sahipleri atamadan veya son teslim tarihlerini eklemeden önce özel bir gelen kutusunun incelenmesi daha kolaydır. Uygulamanın imleçteki metni kabul edip etmediğini kontrol edin.

Sesli notu işlem öğelerine nasıl dönüştürebilirim?

Notu bir kez okuyun, farklı sonuçları ayırın, her eyleme bir fiil ve bir nesne verin, ardından sahipleri ve tarihleri kaynağa göre doğrulayın. Ayrıntıları icat etmek yerine belirsiz soruları açıklama listesine ekleyin.

Dikte etmek, görev listesi yazmaktan daha mı hızlıdır?

Listeye bağlıdır. Dikte uzun düşünceleri hızlı bir şekilde yakalayabilirken, yazmak kısa ve kesin etiketler için kazanç sağlayabilir. İkisini karşılaştırırken temizleme ve açıklama süresini dahil edin.

Talkpad'i ücretsiz indirin – Ücretsiz planda haftada 2.500 kelime.