Sesle yazmak bir klavyeden çok, düşünceleriniz için küçük bir posta odasına benzer. Konuştuğunuz anda, sözleriniz yazmak istediğiniz cümleye dönüşmeden önce bir mikrofondan, bir işletim sistemi izninden, bir konuşma tanıma hizmetinden, bir uygulamadan, bir panodan, bir belgeden ve bazen de bir bulut hesabından geçebilir.
Bu, dikte etmeyi güvensiz yapmaz. Bu, mahremiyetin bir panik butonu değil, bir alışkanlık olması gerektiği anlamına geliyor. En güvenli sesle yazma iş akışı genellikle basittir: Ne söyleyeceğinizi bilin, nerede işlendiğini bilin ve müşteri notunun, İK kaydının, tıbbi ayrıntıların, yasal taslağın veya ekip mesajının parçası haline gelmeden önce sonucu inceleyin.
Bu kontrol listesi, her özel cümleyi sıradan bir metin gibi ele almadan dikte etme hızını isteyen masaüstü çalışanları içindir. Yerleşik macOS dikte, Windows sesle yazma, Google Dokümanlar sesle yazma veya Talkpad gibi sistem çapında bir sesli klavye kullanıyor olsanız da, kısayol tuşuna basmadan önce yapabileceğiniz pratik seçimlere odaklanır.
Önemli çıkarımlar
- Sesle yazma gizliliği uygulamadan önce başlar: cümleyi sınıflandırın, odayı kontrol edin ve taslağın hassas veriler içerip içermediğine karar verin.
- Bulut konuşma tanıma sıradan işler için güvenli olabilir ancak düzenlenmiş, yasal, tıbbi, İK ve müşteri verilerinin daha katı kurallara ihtiyacı vardır.
- Microsoft, Windows sesle yazmanın çevrimiçi konuşma tanımayı kullandığını, Sesli Erişim'in ise kurulumdan sonra çevrimdışı kullanılabileceğini söylüyor. Apple, iyileştirme amacıyla kullanıcıların Siri ve Dikte etkileşimlerini paylaşıp paylaşmayacağını seçmesine olanak tanır.
- En kolay iş yeri kuralı şudur: anlamı dikte edin, sırları yazın. Taslağı söyleyin ancak tam adları, kimlikleri, hesap numaralarını ve gizli dizeleri yazın veya bir kez daha kontrol edin.
- Talkpad, macOS ve Windows üzerinde, ücretsiz planda haftada 2.500 kelime ve Pro'da ayda 8 ABD doları veya ayda 6 ABD doları olan bir masaüstü sesli klavye istiyorsanız kullanışlıdır.
Gizlilik sorusu "sesli veya sessiz" değildir
Daha iyi soru şu: Ne tür bir metin oluşturuyorsunuz ve bir hata ne gibi risklere yol açar?
Blog taslağı için düşük riskli bir beyin fırtınası, İK performans notundan farklıdır. Sıradan bir proje güncellemesi müşterinin pasaport numarasından farklıdır. Özel bir yevmiye kaydı, yasal bir maddeden farklıdır. Sesle yazma hızlı bir giriş yöntemidir ancak gizlilik düzeyi giriş yöntemine değil içeriğe aittir.
Bu ayrım, iki kötü uç durumdan kaçınmanıza yardımcı olur. Bunun bir uç noktası, her yerde inceleme yapılmadan diktenin kullanılmasıdır. Diğeri ise bazı konuşma araçlarının bulut işlemeyi kullanması nedeniyle sesten tamamen kaçınmaktır. Pratik bir kontrol listesi, sesi uygun olduğu yerde kullanmanıza ve içerik daha sıkı kontrol gerektirdiğinde yazmaya geçmenize olanak tanır.
Sizin dikte etmeden önce 9 maddelik gizlilik kontrol listesi
Bunu hızlı bir ön kontrol olarak kullanın. Her seferinde okumanıza gerek yok. Bir hafta sonra normal bir yazma alışkanlığı haline gelir.
| Kontrol et | Kendinize sorun | Daha güvenli alışkanlık |
|---|---|---|
| 1. Hassasiyet | Yanlış belgeye düşerse bu sorun olur mu? | Düşük riskli taslakları dikte edin. Düzenlenmiş veya son derece gizli ayrıntıları yazın. |
| 2. Room | Yakındaki biri isimleri, numaraları veya özel bağlamı duyabilir mi? | Hareket ettirin, sesinizi kısın veya hassas dikteyi erteleyin. |
| 3. İşleniyor | Bu özellik bulut tabanlı mı, cihaz tabanlı mı yoksa karma mı? | Tahminleri değil, resmi gizlilik sayfalarını ve yönetici ayarlarını kullanın. |
| 4. İzinler | Hangi uygulamalar mikrofona erişebilir? | İhtiyaç duymayan uygulamalardan mikrofon erişimini kaldırın. |
| 5. Hedef | Transkript nerede görünecek? | Önce imleci yerleştirin. Yanlış sohbete veya alana dikte etmeyin. |
| 6. Tam dizeler | Bir yanlış karakter önemli mi? | Kimlikleri, kodları, adresleri, ilaç adlarını ve hesap numaralarını yazın. |
| 7. Gözden geçirin | Bir transkripsiyon hatası anlamı değiştirebilir mi? | Göndermeden veya kaydetmeden önce taslağı bir kez okuyun. |
| 8. Saklama | Uygulama ses, transkript veya kullanım geçmişini saklıyor mu? | Çalışma araçları ve paylaşılan cihazlar için saklama ayarlarını kontrol edin. |
| 9. Politika | Yöneticiniz, müşteriniz veya uyumluluk ekibiniz bu iş akışını onaylar mı? | Düzenlenmiş işler için onaylanmış araçları kullanın ve kuralı belgeleyin. |
Tablo, saklanmaya değer orijinal öğedir. Yazdırın, ekip wiki'nize yapıştırın veya iş yerinde dikte etmek isteyen herkes için kısa bir işe alım notuna dönüştürün.
Yerleşik dikte aracınızın ne yaptığını öğrenin
Resmi gizlilik sayfaları söylentilerden daha faydalıdır. Microsoft'un Windows gizlilik kılavuzunda sesle yazmanın çevrimiçi konuşma tanımayı kullandığı belirtiliyor. Ayrıca, kullanıcıların ses kliplerine katkıda bulunmadan sesle yazmayı kullanabileceği ve iş veya okul hesabı kullanıcılarının, ses verisi paylaşımı mümkün olmadığında bile sesle yazmayı kullanabileceği belirtiliyor.
Windows ayrıca, hızlı Windows + H sesle yazma panelinden farklı olan Sesli Erişim'e de sahiptir. Microsoft'un destek yanıtları, Sesli Erişim'in gerekli dil modülü indirildikten sonra çevrimdışı olarak kullanılabileceğini açıklamaktadır. İş yerinizin çevrimdışı kontrole ihtiyacı varsa bu ayrım önemlidir. Temel kısayollar için Windows dikte kısayolları kılavuzumuza bakın.
Apple'ın Siri ve Dikte'yi İyileştirme gizlilik sayfası, kullanıcıların kaydolması halinde Apple'ın ürünleri iyileştirmek için Siri ve Dikte etkileşimlerinin bir örneğini saklayabileceğini ve çalışanların incelemesini sağlayabileceğini açıklıyor. Faydalı çıkarım “Apple iyi” veya “Apple kötü” değildir. İyileştirme paylaşımı, hassas metinleri dikte etmeden önce anlamanız gereken bir ayardır.
Google'ın ChromeOS konuşmayı metne dönüştürmeye yönelik kurumsal yardım sayfaları, yönetilen ortamlara yönelik gizlilik davranışını açıklar. Ekibiniz Google Dokümanlar'da yazıyorsa kişisel alışkanlığınız kadar yönetici politikalarınız da önemlidir. Özellikle uzun biçimli yazım için Google Dokümanlar sesli yazma kılavuzumuzdaki iş akışı değişikliklerini karşılaştırın.
Anlamı belirtin, sırları yazın
En güvenli günlük kural basittir: anlam için sesi kullanın ve sırları kendiniz yazın.
Ses, yazmanın kafanızda yaşayan kısımları için mükemmeldir: müşterinin endişesi, bir toplantının özeti, bir e-postanın ilk taslağı, bir kararın arkasındaki açıklama veya kaybolmadan önce çıkarmanız gereken karmaşık paragraf. Diktenin size çok fazla risk katmadan hız kazandırdığı yer burasıdır.
Ses, tam dizelere daha az uygundur. Sosyal Güvenlik numaralarını, pasaport numaralarını, hasta tanımlayıcılarını, API anahtarlarını, banka ayrıntılarını, ev adreslerini, yasal alıntıları, ilaç adlarını veya gizli sözleşme numaralarını körü körüne dikte etmeyin. Gizlilik tarafı kabul edilebilir olsa bile tek bir transkripsiyon hatası, yavaş yazmaktan daha kötü olabilir.
Aynı model toplantı takip iş akışımızda da görülüyor: Özeti söyleyin, ardından adları, tarihleri, sahipleri ve taahhütleri gözden geçirin. Kaba taslağı kanıttan ayırdığınızda gizlilik ve doğruluk birlikte gelişir.
Uygulamayı kontrol etmeden önce odayı kontrol edin
En büyük gizlilik risklerinden bazıları teknik değildir. Onlar fizikseldir. Bir iş arkadaşınız bir müşterinin adını duyabilir. Bir aile üyesi mutfaktan İK notunu duyabilir. Paylaşılan bir ofis, sessiz bir dikte etme alışkanlığını kazara ifşaya dönüştürebilir.
Dikte etmeden önce şunu sorun: Mikrofon kapalı olsaydı bu cümleyi bu odada yüksek sesle söyler miydim? Cevabınız hayırsa, orada dikte etmeyin. Özel bir alana geçin, daha sonraya kadar bekleyin veya sessizce yazın.
Bu özellikle mikrofonunuzun hâlâ aktif olabileceği açık ofisler, kafeler, havalimanları, ortak çalışma alanları, ortak evler ve görüntülü görüşmeler için önemlidir. Bir gizlilik kontrol listesi yalnızca satıcının şartlarını değil çevrenizdeki havayı da içermelidir.
Mikrofon izinlerini ayda bir kez inceleyin
MacOS ve Windows'ta mikrofon izinleri birikme eğilimindedir. Bir toplantı uygulaması, bir kayıt cihazı, bir tarayıcı uzantısı, bir ses aracı, bir mesajlaşma istemcisi yüklersiniz ve birdenbire izin verildiğinde birden fazla uygulama dinlemeye başlar.
Aylık temizlik iki dakika sürer. Sistem gizlilik ayarlarınızı açın, mikrofon erişimini gözden geçirin ve artık kullanmadığınız her şeyi kaldırın. Ardından mikrofonu isteyen sitelerin tarayıcı izinlerini kontrol edin. Bu paranoya değil. Kullanılmayan uygulama şifrelerini temizlemek gibi temel bir hijyendir.
Talkpad kullanıyorsanız izni gerçekten istediğiniz ses iş akışına odaklayın: imleci yerleştirin, kısayol tuşunu basılı tutun, konuşun, bırakın ve çalışmakta olduğunuz uygulamada metni gözden geçirin. Bu bas-konuş alışkanlığı, dikte yüzeyini gün boyu açık bırakmakla karşılaştırıldığında kazara yakalamayı azaltır. Konsept için bas-konuş dikte açıklayıcımızı okuyun.
Hassas kategoriler için bir ekip kuralı oluşturun
Müşteriler, hastalar, öğrenciler, çalışanlar, ödemeler, sözleşmeler veya kimlik bilgileri ile çalışıyorsanız sonsuza kadar bireysel kararlara güvenmeyin. Küçük bir takım kuralı yazın. Bu kadar basit olabilir:
Sıradan taslaklar, özetler ve dahili notlar için sesle yazmaya izin verilir. Araç ilgili kategori için onaylanmadıkça ve taslak gönderilmeden önce incelenmedikçe, düzenlemeye tabi kişisel verileri, kimlik bilgilerini, ödeme ayrıntılarını, tıbbi tanımlayıcıları, yasal nihai metni veya gizli İK ayrıntılarını dikte etmeyin.
Bu kural ses karşıtı değildir. İnsanlara, hassas içeriğin etrafına parlak bir çizgi çizerken yararlı olduğu yerde dikte kullanma izni verir. Ayrıca yöneticilerin, herkesin farklı şekilde yorumladığı "dikkatli olun" gibi belirsiz tavsiyelerden kaçınmasına da yardımcı olur.
Talkpad'in sığacağı yer
Talkpad, macOS ve Windows'taki normal masaüstü uygulamalarının içinde sesle yazmak isteyen kişiler için geliştirildi. Bu bir toplantı kaydedici değildir ve şirketinizin uyumluluk politikasının yerini almaz. Bu bir ses klavyesidir: İmleci metin istediğiniz yere getirin, kısayol tuşunu basılı tutun, konuşun, bırakın ve sonucu yerinde düzenleyin.
Bu iş akışı yukarıdaki kontrol listesiyle iyi çalışır çünkü kullanıcının hedefin kontrolünü elinde tutmasını sağlar. Konuşmadan önce alana karar veriyorsunuz. Kaba ifadeler için sesi kullanabilir, ardından tam dizeleri yazabilir ve son metni gözden geçirebilirsiniz. Ücretsiz plan, masaüstünde haftada 2.500 kelime sağlar; Pro ise daha yoğun günlük kullanım için ayda 8 ABD doları veya yıllık 6 ABD dolarıdır.
SSS
Sesle yazmak iş için güvenli midir?
Sesle yazma, onaylı araçları kullandığınızda, hassas verilerden kaçındığınızda, mikrofon izinlerini kontrol ettiğinizde ve transkripti incelediğinizde sıradan işyeri taslakları için güvenli olabilir. Düzenlemeye tabi, yasal, tıbbi, İK, ödeme ve kimlik bilgileri verilerinin daha katı kurallara ihtiyacı vardır.
Windows sesle yazma özelliği Microsoft'a ses gönderir mi?
Microsoft, Windows sesle yazmanın çevrimiçi konuşma tanımayı kullandığını söylüyor. Gizlilik kılavuzu ayrıca, ses kliplerine katkıda bulunmadan sesle yazmayı kullanabileceğinizi ve iş veya okul hesabı kullanıcılarının, ses verisi paylaşımı mevcut olmadığında da bu özelliği kullanabileceğini söylüyor.
Neyi dikte etmemeliyim?
Şifreleri, API anahtarlarını, ödeme ayrıntılarını, Sosyal Güvenlik numaralarını, pasaport numaralarını, hasta tanımlayıcılarını, yasal son metni, gizli İK notlarını ve tek bir yanlış karakterin zarar verebileceği tam dizeleri dikte etmekten kaçının.
Sesle yazmanın gizlilik riskini nasıl azaltırım?
Özel bir oda kullanın, mikrofon izinlerini sıkı tutun, aracınızın bulut veya cihaz tabanlı tanıma kullanıp kullanmadığını anlayın, yalnızca düşük riskli taslakları yazdırın, hassas dizeleri manuel olarak yazın ve göndermeden veya kaydetmeden önce inceleyin.
Talkpad'i ücretsiz indirin – Ücretsiz planda haftada 2.500 kelime.
macOS için indir
Windows için indir