Tại sao danh sách việc cần làm lại trở thành một mớ hỗn độn

Danh sách việc cần làm được viết sẵn có thể giống như một ngăn kéo rác: dễ dàng để đồ vào nhưng lại khó tìm thấy thứ bạn cần sau này một cách đáng kinh ngạc. Bạn nhớ đã nói điều gì đó về đơn xin trợ cấp. Văn bản có nội dung: "gửi email cho Maya về khoản trợ cấp và xem biểu mẫu và có thể hỏi về tài liệu tham khảo." Hành động nào đến trước? Vấn đề không phải là bạn nói thay vì gõ. Bạn nắm bắt được dòng suy nghĩ và gọi đó là một nhiệm vụ.

Giọng nói rất hữu ích trong việc nắm bắt ý tưởng trước khi nó biến mất. Nó kém tin cậy hơn khi là định dạng cuối cùng cho một nhiệm vụ mà bạn dự kiến ​​sẽ thực hiện vào thứ Năm tới. Hãy coi việc đọc chính tả như một hộp thư đến, sau đó chuyển đổi những thông tin hữu ích thành các quyết định. Sự khác biệt nhỏ đó giúp phương pháp chụp nhanh không trở thành một nơi khác cần tránh.

Bẫy tốc độ là có thật

Hãy tưởng tượng bạn bước ra khỏi một buổi hội thảo với ba ý tưởng hữu ích và một thời hạn chót. Một ghi chú thoại sẽ ghi lại cả bốn điều trước khi bạn đến bàn làm việc. Tuy nhiên, khi bạn mở ghi chú ra, nó sẽ giống như một bản ghi lại suy nghĩ của bạn: "Bản tóm tắt cần một ví dụ tốt hơn, có thể hỏi Leila xem Thứ Sáu có hiệu quả không, và tôi nên tìm bài báo đó từ tuần trước." Đó là một kỷ lục tốt của thời điểm này. Đó là một danh sách việc cần làm nghèo nàn.

Cảm giác gõ phím chậm hơn vì bạn thường làm hai công việc cùng một lúc: ghi nhớ ý tưởng và chọn hành động tiếp theo. Chính tả làm cho công việc đầu tiên cảm thấy dễ dàng. Nếu bạn không bao giờ thực hiện bước thứ hai, số giây đã lưu sẽ trở lại dưới dạng số phút diễn giải. Đây là lý do tại sao quá trình kiểm tra tốc độ dừng lại khi các từ xuất hiện trên màn hình lại bỏ sót phần quản lý tác vụ quan trọng.

Sự khác biệt này rất quen thuộc trong Tổng quan về Hoàn thành công việc do Todoist xuất bản: nắm bắt trước, sau đó làm rõ ý nghĩa của mục đó và những việc cần làm đối với mục đó. Bạn không cần phải áp dụng toàn bộ phương pháp. Nguyên tắc hữu ích là mục nhập hộp thư đến và tác vụ thực thi có các công việc khác nhau.

Thật thiếu một suy nghĩ bằng lời nói

Một nhiệm vụ thường cần một động từ, tân ngữ và dòng kết thúc. "Trợ cấp" là một chủ đề. "Làm việc dựa trên trợ cấp" là một ý định. "Soạn thảo đoạn văn 150 từ về phương pháp nộp đơn xin trợ cấp" sẽ cho bạn biết phải làm gì khi ngồi xuống. Động từ không cần phải hoành tráng. Mở, so sánh, gửi và hỏi là những động từ hoàn toàn phù hợp khi chúng trỏ đến một kết quả có thể nhìn thấy được.

Lời nói cũng che giấu ranh giới. Bạn có thể nói, "Kiểm tra ngày tháng, gửi biểu mẫu và nhắc Jay về tệp đính kèm." Hệ thống nhận dạng có thể ghi lại điều đó một cách chính xác và vẫn để lại cho bạn ba hành động trong một dòng. Dấu câu sẽ không quyết định ai sở hữu từng hành động, ngày nào quan trọng hoặc việc gửi có phụ thuộc vào việc kiểm tra hay không. Những lựa chọn đó thuộc về bạn.

Có những trường hợp ngoại lệ. “Mua sữa yến mạch” đã là một nhiệm vụ thỏa đáng. Đừng biến lời nhắc nhở hàng tạp hóa kéo dài hai giây thành một buổi lễ. Bước xử lý dành cho những mục khiến bạn phải dừng lại và hỏi "Ý tôi là gì?"

Sử dụng chuyển đổi hai cột, không phải bản ghi hoàn hảo

Đây là một mẫu nhỏ để sao chép vào một tài liệu riêng tư. Phía bên trái là những gì bạn nói. Phía bên phải là những gì bạn thực sự sẽ làm. Làm điều này mỗi ngày một lần hoặc sau một cuộc họp, không phải sau mỗi câu nói. Các ví dụ chỉ mang tính minh họa, không phải là kết quả của một thử nghiệm đo lường.

Hàng thứ ba đặc biệt quan trọng. Nếu tính năng nhận dạng giọng nói giảm "không" hoặc đổi tên, tác vụ mới có thể đảo ngược quyết định. So sánh những dòng quan trọng với ghi chú cuộc họp, email hoặc người đưa ra hướng dẫn. Hướng dẫn hiệu đính rủi ro đầu tiên của chúng tôi đề xuất kiểm tra các phủ định, số và tên trước khi trau chuốt văn xuôi. Thứ tự đó cũng áp dụng cho danh sách nhiệm vụ.

Đừng bịa ra ngày đến hạn vì ứng dụng nhiệm vụ của bạn muốn có ngày đó. Nếu người nói không chỉ định ngày, hãy đánh dấu là chưa xác nhận và hỏi. Nếu hành động đó thuộc về người khác, hãy ghi lại rõ ràng chủ sở hữu trước khi giao nó. Bản ghi chính xác của một yêu cầu mơ hồ vẫn là một yêu cầu mơ hồ.

Nơi việc đọc chính tả chiếm được vị trí của nó

Giọng nói sẽ hữu ích nhất khi tay bạn đang bận làm một phần công việc khác hoặc khi ý nghĩ đó quá ngập ngừng để diễn đạt thành một nhiệm vụ chính thức. Sau khi đọc một tài liệu dài, bạn có thể nói một số câu hỏi thành một bản nháp riêng. Sau cuộc họp, bạn có thể nắm bắt được những gì mọi người đã đồng ý trong khi bối cảnh vẫn còn mới mẻ. Trong không gian làm việc yên tĩnh, bàn phím thoại trên máy tính cho phép bạn đặt những từ đó vào vị trí con trỏ mà không cần mở quy trình ghi âm riêng.

Trên macOS hoặc Windows, Talkpad có thể được sử dụng để ra lệnh cho bản nháp chụp đó. Bước quan trọng là chọn đích đến: một tài liệu riêng cho những suy nghĩ thô, một trình quản lý tác vụ cho những hành động đã được xem xét. Nó không thể suy ra liệu việc "gửi bản nháp" có an toàn hay không hoặc ai đã hứa gửi nó. Hãy tự kiểm tra những thông tin chi tiết đó trước khi chia sẻ nhiệm vụ với bất kỳ ai.

Nếu danh sách của bạn chủ yếu là mã sản phẩm, URL, ngày theo lịch hoặc nhãn hộp kiểm ngắn chính xác thì bàn phím có thể nhanh hơn và an toàn hơn. Hướng dẫn nhập bằng giọng nói của Windows, Hướng dẫn Đọc chính tả trên Mac và Trợ giúp nhập liệu bằng giọng nói của Documents bao gồm cách bắt đầu nói trong môi trường tương ứng của họ. Sử dụng công cụ có sẵn trong trình chỉnh sửa của bạn và đánh giá nó bằng cách dọn dẹp nó yêu cầu, chứ không phải tính mới của việc khởi động nó.

Khi hộp thư thoại trở thành trách nhiệm pháp lý

Không đưa thông tin bí mật của người khác vào một dịch vụ cho đến khi bạn biết các quy tắc của tổ chức mình cũng như cách xử lý âm thanh và văn bản của dịch vụ đó. Mục hành động của nhóm có thể chứa tên khách hàng, chi tiết sức khỏe hoặc số liệu tài chính chưa được công bố. Một nhiệm vụ cá nhân cũng có thể tiết lộ nhiều điều hơn bạn mong đợi. Bắt đầu bằng một ghi chú ít rủi ro và đọc danh sách kiểm tra quyền riêng tư khi nhập giọng nói của chúng tôi trước khi sử dụng bất kỳ công cụ hỗ trợ đám mây nào cho công việc nhạy cảm.

Bảng chia sẻ xứng đáng được tạm dừng thêm. Một suy nghĩ thô thiển được nói ra có thể giống như một lời cam kết khi người khác nhìn thấy nó. "Có thể thử nhà cung cấp mới" không giống như "Chuyển nhà cung cấp trước thứ Sáu". Chỉ chuyển hành động đã được xem xét lên bảng, có chủ sở hữu và thời hạn thực sự nếu có. Ghi lại các cuộc thảo luận và giả thuyết.

Nhu cầu về khả năng tiếp cận khác với thử nghiệm năng suất. Một số người sử dụng tính năng nhập bằng giọng nói vì việc gõ phím rất khó khăn hoặc không khả dụng. Trong trường hợp đó, câu trả lời không phải là "chỉ gõ danh sách cuối cùng". Phân chia công việc bằng giọng nói, nhờ người đánh giá đáng tin cậy kiểm tra các chi tiết rủi ro khi thích hợp hoặc chọn một ứng dụng tác vụ có thể truy cập hỗ trợ chỉnh sửa. Mục tiêu là một nhiệm vụ có thể sử dụng được chứ không phải là trung thành với một phương thức nhập liệu cụ thể.

Bài kiểm tra cuối ngày kéo dài 5 phút

Trong ba ngày làm việc, hãy lưu các nhiệm vụ bằng giọng nói vào một hộp thư đến riêng tư. Trước khi kết thúc mỗi ngày, hãy biến mỗi mục thành hành động tiếp theo, sự kiện trên lịch, tài liệu tham khảo hoặc thứ gì đó cần loại bỏ. Nếu một dòng chứa hai động từ có kết quả khác nhau, hãy cân nhắc việc tách nó ra. Đừng đếm bạn đã tạo ra bao nhiêu từ. Đếm xem ngày mai bạn có thể hiểu được bao nhiêu mục mà không cần phải xây dựng lại cuộc trò chuyện của ngày hôm qua.

Rồi so sánh trải nghiệm với vài ngày gõ phím trực tiếp. Ý tưởng giải cứu giọng nói mà bạn có thể đã đánh mất? Quá trình xem xét có mất nhiều thời gian hơn thời gian lưu ảnh chụp không? Bạn có phải sửa tên hoặc ngày tháng không? Không có người chiến thắng chung. Hộp thư đến bằng giọng nói có thể là lựa chọn tuyệt vời cho những suy nghĩ dài dòng, lộn xộn và không cần thiết đối với danh sách mua sắm. Quy trình xử lý não của chúng tôi sẽ tiến xa hơn nếu hộp thư đến của bạn chứa đầy ý tưởng thay vì các nghĩa vụ rời rạc.

Gói máy tính để bàn miễn phí của Talkpad cho phép 2.500 từ mỗi tuần, đủ để kiểm tra hộp thư thoại nhỏ trên macOS hoặc Windows mà không phải trả phí. Nhưng bài kiểm tra không phải là liệu bạn có thể điền vào khoản trợ cấp hay không. Đó là liệu bạn có kết thúc một ngày với những công việc mà bạn tin tưởng hay không.

Các câu hỏi thường gặp

Tôi có thể tạo danh sách việc cần làm bằng tính năng nhập liệu bằng giọng nói không?

Vâng. Viết chính tả vào một ghi chú riêng tư hoặc một trường nhiệm vụ tập trung, sau đó kiểm tra xem mỗi mục nhập có đặt tên cho hành động tiếp theo rõ ràng hay không. Xem lại ngày, tên và nhiệm vụ trước khi chia sẻ danh sách.

Tôi có nên đọc chính tả trực tiếp vào ứng dụng công việc không?

Đối với những món đồ đơn giản, điều đó có thể hiệu quả. Đối với luồng ý tưởng dài, hộp thư đến riêng tư sẽ dễ dàng xem xét hơn trước khi bạn phân chia dự án, chỉ định chủ sở hữu hoặc thêm thời hạn. Kiểm tra xem ứng dụng có chấp nhận văn bản ở con trỏ hay không.

Làm cách nào để biến ghi chú thoại thành mục hành động?

Đọc ghi chú một lần, tách các kết quả riêng biệt, đặt cho mỗi hành động một động từ và tân ngữ, sau đó xác minh chủ sở hữu và ngày tháng dựa trên nguồn. Đưa những câu hỏi không chắc chắn vào danh sách làm rõ thay vì bịa ra chi tiết.

Việc viết chính tả có nhanh hơn việc gõ danh sách nhiệm vụ không?

Nó phụ thuộc vào danh sách. Đọc chính tả có thể nhanh chóng nắm bắt được những suy nghĩ dài, trong khi việc gõ phím có thể giành được những nhãn ngắn và chính xác. Bao gồm thời gian dọn dẹp và làm rõ khi so sánh cả hai.

Tải xuống Talkpad miễn phí – 2.500 từ/tuần đối với gói miễn phí.