Bạn có thể đã nghe nói rằng việc viết chính tả tuy nhanh nhưng lộn xộn, tốt cho việc ghi chú nhưng không viết thực sự và chỉ hữu ích nếu bạn có thể nói những đoạn văn trau chuốt. Lời khuyên đó giúp mọi người hoàn thành phần khó nhất của bản nháp: đưa một ý tưởng không hoàn hảo lên trang giấy.
Bản nháp đầu tiên được viết chính tả không được coi là sạch sẽ. Cả hai đều không phải là bản nháp đầu tiên được đánh máy. Sự so sánh hữu ích không phải là lời nói thô lỗ với văn xuôi đã hoàn thiện. Đó là lời nói thô thiển đối với con trỏ nhấp nháy, câu mở đầu đã bị xóa và đoạn văn mà bạn tiếp tục trau chuốt trước khi biết câu tiếp theo cần nói gì.
Dưới đây là sáu lầm tưởng khiến việc soạn thảo giọng nói trở nên khó hơn mức cần thiết, cùng với một bài kiểm tra nhỏ sẽ cho bạn biết liệu việc đọc chính tả có phù hợp với công việc của bạn hay không.
Bài học rút ra
- Bản soạn thảo chính tả có thể thô nhưng vẫn tiết kiệm thời gian nếu nắm bắt được ý tưởng phù hợp.
- Cấu trúc đến từ dàn ý ngắn và các đoạn nói ngắn gọn, chứ không phải từ việc nói như một người kể chuyện.
- Bạn không cần phải đọc chính tả từng dấu câu hoặc tránh sử dụng bàn phím.
- Độ chính xác phải được đánh giá bằng tổng thời gian soạn thảo và hoàn thiện chứ không phải bằng riêng bản chép lời đầu tiên.
- Quy trình làm việc tốt nhất thường là giọng nói để mở rộng, sau đó nhập văn bản để đảm bảo độ chính xác.
Lầm tưởng 1: Bạn phải nói những câu hoàn chỉnh
Đây là quan niệm sai lầm khiến hầu hết những người mới bắt đầu phải dừng lại trước khi họ bắt đầu. Họ nhấn phím đọc chính tả, nghe thấy tiếng thở của mình và cố gắng tạo ra một câu xứng đáng để xuất bản. Nỗ lực này có vẻ khó khăn vì việc nói và chỉnh sửa lời thoại đang cạnh tranh để giành được sự chú ý.
Lần đầu tiên chỉ cần giữ lại suy nghĩ. Hãy nói, "Vấn đề chính là thời hạn đã bị dời lại do nhà cung cấp đã thay đổi thông số kỹ thuật." Sau này bạn có thể biến câu đó thành một câu chặt chẽ hơn. Điều quan trọng là nguyên nhân, hậu quả và chi tiết hữu ích đã được đưa lên trang này.
Sử dụng các biển chỉ dẫn bằng lời nói khi bạn mất chủ đề: "điểm chính", "ví dụ", "báo trước" hoặc "bước tiếp theo". Chúng rất dễ xóa và tốt hơn nhiều so với việc dừng lại trong ba mươi giây để tìm một chuyển tiếp hoàn hảo.
Lầm tưởng 2: Những bản nháp được viết ra luôn lan man
Lời nói có thể lan man. Vì vậy, có thể gõ. Nguyên nhân thường là thiếu ranh giới chứ không phải micro. Một đoạn độc thoại dài 5 phút yêu cầu người ghi âm khám phá ý tưởng, sắp xếp nó và biết khi nào nên dừng lại. Thế là quá nhiều.
Giao cho mỗi khối giọng nói một công việc. Nêu yêu cầu bồi thường. Dừng lại. Giải thích một ví dụ. Dừng lại. Đặt tên cho hành động. Dừng lại. Các khối từ 20 đến 90 giây dễ sắp xếp lại hơn một bức tường văn bản liền mạch.
Dự thảo ba dòng thậm chí còn giúp ích nhiều hơn:
- Người đọc cần biết điều gì?
- Bằng chứng hoặc bối cảnh nào khiến nó đáng tin?
- Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo?
Nếu bảng điểm của bạn bị sai lệch, đừng kết luận rằng bạn viết chính tả kém. Rút ngắn khối và làm cho lời nhắc cụ thể hơn. Hướng dẫn của chúng tôi về tại sao việc đọc chính tả ban đầu lại khiến bạn cảm thấy lúng túng giải thích tại sao thói quen này cần được luyện tập một chút.
Lầm tưởng 3: Mọi dấu câu đều phải được nói
Bạn có thể nói "dấu phẩy" và "đoạn mới" cũng như các lệnh chấm câu trong tài liệu của Apple và Microsoft. Điều đó không có nghĩa là bạn phải thuật lại kiểu chữ của từng câu.
Nói cấu trúc thay đổi ý nghĩa: đoạn văn mới, dấu chấm hỏi, dấu hai chấm trước danh sách. Hãy để dấu câu tự động xử lý các khoảng dừng thông thường khi nó hoạt động. Sửa các dấu còn sót lại trong quá trình chỉnh sửa. Việc liên tục nói "dấu phẩy" có thể phá vỡ suy nghĩ mà bạn đang cố nắm bắt.
Danh sách lệnh Đọc chính tả trên máy Mac của Apple và hướng dẫn nhập bằng giọng nói trên Windows của Microsoft hiển thị các lệnh hiện tại. Hỗ trợ khác nhau tùy theo ngôn ngữ và tính năng, vì vậy hãy kiểm tra các lệnh bạn thực sự cần. Để có quy trình thực hành nhỏ gọn, hãy sử dụng bảng ghi chú về cách chấm câu chính tả của chúng tôi.
Lầm tưởng 4: Lỗi nhận biết làm mất đi lợi thế về tốc độ
Đôi khi họ làm vậy. Bản ghi kém, ngôn ngữ nhập sai, tên khác thường hoặc chuỗi kỹ thuật dày đặc có thể tạo ra nhiều công việc sửa chữa đến mức việc đánh máy sẽ thắng. Nhưng đếm từng chữ sai mà không đếm số ý thu được cũng là sai lầm.
Đo lường toàn bộ công việc: phác thảo, phác thảo, chỉnh sửa và chỉnh sửa cuối cùng. Một bản ghi có 10 lỗi nhỏ vẫn có thể đánh bại bản nháp đánh máy nếu nó ghi lại lời giải thích trong vòng hai phút. Một bản ghi gần như hoàn hảo vẫn có thể bị chậm nếu bạn dành năm phút để luyện tập.
Trước tiên, hãy sửa các chi tiết rủi ro: tên, số, ngày tháng, liên kết, cam kết và điều khoản chuyên môn. Sau đó chỉnh sửa cấu trúc và phong cách. Nếu các từ thông dụng cũng bị lỗi, hãy tìm hiểu 11 cách khắc phục lỗi nhập giọng nói không chính xác trước khi thay đổi quy trình viết của bạn.
Lầm tưởng 5: Việc soạn thảo giọng nói chỉ dành cho người viết bài dài
Các tiểu thuyết gia và tác giả nói về việc đọc chính tả vì số lượng từ mang lại lợi ích rõ ràng. Phương pháp tương tự cũng áp dụng cho việc viết thông thường trên máy tính để bàn: bản tóm tắt cuộc họp, bản cập nhật dự án, bối cảnh cho lời nhắc của AI, câu trả lời cẩn thận của khách hàng hoặc phiên bản đầu tiên của email mà bạn đang tránh.
Công việc ngắn hạn có thể là nơi tốt hơn để học hỏi. Bạn có thể đọc chính tả một đoạn văn, kiểm tra kết quả và điều chỉnh mà không mất một buổi chiều. Talkpad hoạt động như một bàn phím giọng nói nhấn để nói trên các ứng dụng dành cho máy tính để bàn trên macOS và Windows, do đó, bản nháp có thể xuất hiện ở nơi nó thuộc về thay vì bắt đầu tồn tại trong một bản ghi riêng.
Không đọc tài liệu riêng tư ở nơi người khác có thể nghe thấy. Nhập hoặc dán các chuỗi chính xác như mật khẩu, khóa API, lệnh, trích dẫn pháp lý và số liệu tài chính. Giọng nói hữu ích vì nó là một tùy chọn đầu vào chứ không phải vì nó thay thế mọi tùy chọn đầu vào khác.
Lầm tưởng 6: Chỉnh sửa bản nháp có nghĩa là bạn đã thất bại
Tiêu chuẩn này khắc nghiệt hơn một cách kỳ lạ so với tiêu chuẩn áp dụng cho việc đánh máy. Không ai mong đợi bản thảo đánh máy đầu tiên sẽ bỏ qua việc sửa đổi. Đọc chính tả thay đổi cách các từ nhập vào tài liệu. Nó không loại bỏ nhu cầu lựa chọn, xác minh, cắt và sắp xếp lại.
Việc phân chia hiệu quả rất đơn giản: giọng nói để mở rộng, bàn phím để nén. Nói ngữ cảnh khi nó có sẵn. Sau đó sử dụng bàn tay của bạn để diễn đạt chính xác, sự kiện, liên kết, định dạng và xóa. Bộ công cụ chỉnh sửa nhập liệu bằng giọng nói đưa ra thứ tự dọn dẹp theo lớp nhằm ngăn việc chỉnh sửa dòng che giấu các vấn đề về cấu trúc.
Chỉnh sửa không phải là một loại thuế duy nhất đối với việc viết chính tả. Đó là nơi bản nháp trở nên hữu ích cho người khác.
Bài kiểm tra A/B kéo dài 10 phút
Đừng quyết định liệu việc đọc chính tả có hiệu quả hay không chỉ sau một lần thử khó xử. Chạy so sánh nhỏ này với hai tác vụ tương tự.
| Tròn | Phương thức | Thời gian limit | Ghi |
|---|---|---|---|
| A | Nhập một bản nháp ngắn | 5 phút | Soạn thảo các từ và dọn dẹp phút |
| B | Xác định một bản nháp tương tự trong các khối ngắn | 5 phút | Dự thảo từ và biên bản dọn dẹp |
So sánh các ý tưởng có thể sử dụng được chứ không phải số lượng từ thô. Sau đó thêm thời gian dọn dẹp. Hãy hỏi một câu hỏi cuối cùng: phương pháp nào giúp bạn bắt đầu dễ dàng hơn? Kết quả "giọng giải thích nhanh hơn, gõ tốt hơn cho câu cuối cùng" là hữu ích. Bạn đang chọn giai đoạn chứ không phải tham gia nhóm.
Gói Talkpad miễn phí bao gồm 2.500 từ mỗi tuần, đủ để chạy bài kiểm tra này trong các ứng dụng mà bạn đã viết. Pro có giá $8/tháng hoặc $6/tháng hàng năm nếu giọng nói trở thành một phần trong quy trình làm việc thông thường trên máy tính để bàn của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Việc viết chính tả có tốt cho bản nháp đầu tiên không?
Có, đặc biệt đối với những bản nháp nặng về ý tưởng, bạn có thể giải thích thành tiếng. Sử dụng dàn ý ngắn, đọc chính tả từng đoạn ngắn gọn, sau đó xác minh sự thật và chỉnh sửa từ ngữ.
Làm cách nào để ngăn bản nháp đầu tiên được viết chính tả lan man?
Giao cho mỗi khối một công việc và dừng sau 20 đến 90 giây. Sử dụng dàn ý ba dòng cho quan điểm, ngữ cảnh hỗ trợ và bước tiếp theo trước khi bạn nói.
Tôi có nên chỉnh sửa trong khi viết chính tả không?
Khắc phục lỗi thực tế nghiêm trọng ngay lập tức nhưng để lại hầu hết các chỉnh sửa về từ ngữ và dấu câu cho lần chuyển tiếp theo. Việc chỉnh sửa dòng liên tục sẽ loại bỏ động lượng khiến giọng nói trở nên hữu ích.
Tôi có cần nói to dấu câu không?
Không. Nói các dấu cấu trúc khi chúng hữu ích, chẳng hạn như "đoạn mới" hoặc "dấu chấm hỏi" và để dấu câu tự động xử lý các câu thông thường khi nó hoạt động. Hiệu đính sau đó.
Nhập chính tả có nhanh hơn gõ sau khi sửa không?
Điều này có thể dành cho những bản nháp đầu tiên có nhiều ngữ cảnh, nhưng câu trả lời phụ thuộc vào độ chính xác của nhận dạng và thời gian dọn dẹp. Đo lường toàn bộ tác vụ thay vì chỉ so sánh tốc độ nói với tốc độ gõ.
Tải xuống Talkpad miễn phí – 2.500 từ/tuần đối với gói miễn phí.
Tải xuống cho macOS
Tải xuống cho Windows