Cuộc phỏng vấn đã kết thúc, nhưng tài liệu của bạn vẫn trống trơn. Bạn tìm một ứng dụng nhập liệu bằng giọng nói, rồi mới biết ứng dụng đó yêu cầu bạn nói trực tiếp để nhập nội dung mới vào ô văn bản. Bản ghi âm của bạn cần một quy trình khác.
Nhập liệu bằng giọng nói và chép lời đều chuyển lời nói thành văn bản. Điểm phân biệt hữu ích nằm ở thứ bạn muốn tạo ra: nội dung mới ngay tại vị trí con trỏ, hay bản ghi lại những lời đã được nói. Chọn theo sự khác biệt này sẽ giúp bạn bớt phiền toái hơn là chọn theo một lời quảng cáo ấn tượng về độ chính xác. Với một điều phối viên truyền thông phải xoay xở giữa các cuộc phỏng vấn, thông báo và bản cập nhật dự án, cả hai đều có thể cần đến trong cùng một tuần.
Những điểm chính cần nhớ
- Dùng nhập liệu bằng giọng nói để soạn nội dung mới ở nơi bạn thường gõ bằng bàn phím.
- Dùng chép lời khi bạn cần làm việc từ bản ghi âm hoặc lưu lại một cuộc trò chuyện.
- Chép lời trực tiếp vẫn là chép lời; chỉ riêng thời điểm xử lý không quyết định cách phân loại.
- Bản chép lời, bản tóm tắt và bản thảo có thể xuất bản là những sản phẩm khác nhau.
- Kiểm tra sự đồng ý, cách lưu trữ, công cụ chỉnh sửa và các loại tệp được hỗ trợ trước khi tải lời nói của người khác lên.
Nhập liệu bằng giọng nói và chép lời khác nhau như thế nào?
Nhập liệu bằng giọng nói là một phương thức soạn thảo: bạn nói những từ muốn đưa vào tài liệu, thư điện tử hoặc ô văn bản khác. Chép lời chuyển nội dung được nói thành bản ghi bằng văn bản, thường kèm các tính năng để nghe lại âm thanh gốc. Cả hai đều có thể sử dụng công nghệ nhận dạng giọng nói.
Đây là những định nghĩa về quy trình làm việc, không phải quy tắc cứng nhắc về tên sản phẩm. Nhà cung cấp có thể gọi đầu ra của bàn phím giọng nói là bản chép lời. Một ứng dụng chép lời có thể hiển thị văn bản trực tiếp khi có người đang nói. Một số công cụ cung cấp cả hai chế độ. Hãy xem bạn cần đầu vào và đầu ra nào, thay vì coi tên gọi trên trang chủ là một lời cam kết.
Apple mô tả Mac Dictation là cách nhập văn bản ở bất cứ nơi nào bạn có thể gõ. Tài liệu hướng dẫn Word Transcribe của Microsoft mô tả bản chép lời có phân tách người nói và âm thanh kèm mốc thời gian để bạn nghe lại. Sự khác biệt đó là điểm khởi đầu thiết thực, dù bạn vẫn nên kiểm tra riêng khả năng và điều kiện sử dụng của từng ứng dụng.
Bảng lựa chọn theo công việc bạn cần làm
Hãy bắt đầu từ sản phẩm bạn cần bàn giao. Cùng một câu nói có thể trở thành bản nháp thư điện tử, câu trích dẫn trong báo cáo hoặc một dòng trong bản chép lời. Mỗi mục đích sử dụng đòi hỏi một mức độ bám sát lời gốc khác nhau.
| Công việc của bạn | Nên bắt đầu với | Điều cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Viết thư điện tử mới hoặc một đoạn trong bản đề xuất | Nhập liệu bằng giọng nói | Vị trí con trỏ và việc rà soát trước khi gửi |
| Lấy câu trích dẫn từ bản ghi âm phỏng vấn | Chép lời | Khả năng phát lại, mốc thời gian và độ chính xác của câu trích dẫn |
| Ghi lại phần tổng kết dự án do chính bạn nói | Nhập liệu bằng giọng nói hoặc chép lời | Bạn có cần giữ lại âm thanh gốc hay không |
| Lập bản ghi cuộc họp có nhiều người nói | Chép lời | Sự đồng ý và khả năng sửa nhãn người nói |
| Chuyển bản chép lời đã được duyệt thành bản cập nhật gửi khách hàng | Biên tập, sau đó có thể nhập liệu bằng giọng nói | Dữ kiện trong nguồn và tính bảo mật |
Bảng này chủ ý để ngỏ lựa chọn cho phần tổng kết do chính bạn nói. Nếu bạn chỉ muốn có một đoạn văn trong ghi chú, bàn phím giọng nói là đủ. Nếu bạn muốn nghe lại chính xác những gì mình đã nói, quy trình có ghi âm có thể phù hợp hơn. Đừng trả tiền cho các tính năng quản lý tệp và phát lại chỉ để khỏi phải gõ một thư điện tử thông thường.
Sai lầm theo chiều ngược lại là kỳ vọng bàn phím giọng nói có thể xử lý một cuộc phỏng vấn dài chỉ vì nội dung quảng cáo nhắc đến chuyển giọng nói thành văn bản. Tải tệp lên, nhãn người nói, định dạng xuất và lưu giữ bản ghi âm là những tính năng riêng biệt. Hãy xác minh các tính năng đó trước khi chọn công cụ cho công việc có hạn chót.
Nhập liệu bằng giọng nói giúp bạn soạn thảo, thay vì lưu lại lời nói
Khi nhập liệu bằng giọng nói, bạn vẫn là người viết. Bạn quyết định câu tiếp theo, nói ra rồi chỉnh sửa kết quả. Đầu ra có thể bám sát từng lời bạn nói, hoặc được chỉnh dấu câu và lược bớt những từ thừa trong lời nói, tùy ứng dụng và cài đặt. Điều đó hữu ích khi viết nháp, nhưng không bảo đảm bạn có một bản ghi nguyên văn.
Công cụ nhập liệu bằng giọng nói tốt giúp rút ngắn khoảng cách từ suy nghĩ đến lúc nhập được văn bản. Một phím tắt có thể cho phép bạn viết nháp ngay trong trình soạn thảo thường dùng mà không cần mở một khu vực riêng chứa bản ghi âm. Talkpad sử dụng cách tiếp cận bàn phím giọng nói này trên macOS và Windows: giữ phím tắt, nói rồi thả phím để chèn văn bản tại vị trí con trỏ. Bạn có thể tải phiên bản Windows qua Microsoft Store bằng liên kết trên trang web Talkpad.
Hãy xử lý riêng những chi tiết cần độ chính xác cao. Tự gõ chính xác địa chỉ trang web, xác minh tên người nhận và đối chiếu hạn chót với nguồn. Nhập liệu bằng giọng nói có thể tạo ra một câu trôi chảy nhưng sai con số. Hướng dẫn rà soát văn bản nhập bằng giọng nói giải thích vì sao cần chú ý đến dữ kiện và các cam kết trước khi trau chuốt văn phong.
Bạn cũng không cần đọc thành lời mọi đoạn văn. Hãy dùng giọng nói để diễn giải sơ bộ, rồi gõ một câu ngắn gọn hơn để thay cho câu còn vụng. Phương thức nhập liệu phải phục vụ bản thảo. Nó không nên khiến bạn cố giữ những từ ngữ mà dùng bàn phím sửa lại sẽ dễ hơn.
Chép lời giúp bạn có thể đối chiếu lại với nguồn
Quy trình chép lời bắt đầu từ nội dung được nói: một cuộc phỏng vấn, bài giảng, cuộc họp hoặc ghi chú bằng giọng nói. Bạn có thể ghi âm ngay trong ứng dụng hoặc tải lên một tệp được hỗ trợ. Một số dịch vụ xử lý lời nói trực tiếp; những dịch vụ khác trả về văn bản sau khi bản ghi âm kết thúc. Dù dùng cách nào, bạn vẫn cần kiểm tra nội dung bản chép lời.
Chẳng hạn, Word Transcribe cho phép bạn nghe lại âm thanh theo mốc thời gian, chỉnh sửa bản chép lời và chèn phần văn bản đã chọn vào tài liệu. Tài liệu hướng dẫn của công cụ này cũng giải thích cách các bản ghi âm được lưu trong OneDrive. Những chi tiết đó quan trọng nếu công việc của bạn là tìm lại một câu trích dẫn, xác nhận ai đã đưa ra cam kết hoặc lưu hồ sơ nguồn một cách có tổ chức.
Nhãn người nói giúp bạn tìm nội dung thuận tiện hơn, nhưng không phải bằng chứng xác nhận danh tính. Khi hai người nói xen vào nhau, hoặc một người chỉ nói rất ngắn, hãy đối chiếu nhãn với bản ghi âm. Nếu bản chép lời sẽ được chia sẻ ra ngoài nhóm, hãy sửa đúng tên và làm rõ những điểm chưa chắc chắn trước khi các nhãn này trở thành một phần của hồ sơ chính thức.
Với câu trích dẫn, hãy phân biệt rõ lời người đó thực sự nói với phần bạn diễn đạt lại sau khi biên tập. Một câu được chỉnh gọn có thể dễ đọc hơn nhưng lại thay đổi ý được nhấn mạnh. Hãy nghe đoạn liên quan, kiểm tra ngữ cảnh xung quanh và tuân thủ quy định trích dẫn của tổ chức. Đừng trình bày một bản tóm tắt do công cụ tạo ra như thể đó là lời trích dẫn trực tiếp.
Vì sao bản chép lời chưa phải là tài liệu hoàn chỉnh
Cuộc trò chuyện hiếm khi diễn ra theo đúng trình tự mà người đọc cần. Người nói thường lặp lại, điều chỉnh ý nghĩ, bỏ qua những bối cảnh đôi bên đã biết và trả lời câu hỏi không theo thứ tự. Bản chép lời lưu lại nội dung để rà soát. Một bản cập nhật hữu ích sẽ sắp xếp lại nội dung đó theo quyết định hoặc hành động tiếp theo mà người đọc cần thực hiện.
Tóm tắt là một bước chuyển đổi khác. Nó rút gọn nguồn, nên có thể bỏ sót một điều kiện, thông tin về người đưa ra phát biểu hoặc một ý kiến bất đồng. Bản tóm tắt do trí tuệ nhân tạo tạo ra cũng có thể mắc lỗi. Hãy đối chiếu các nhận định có ảnh hưởng quan trọng với bản chép lời và, khi cần, với âm thanh. Việc một câu nghe có vẻ trau chuốt không cho biết câu đó có phù hợp để đưa vào báo cáo của bạn hay không.
Một quy trình chuyển tiếp đáng tin cậy diễn ra như sau: xác định các đoạn nguồn, ghi lại những dữ kiện cần dùng, lập dàn ý cho tài liệu mới rồi viết. Bạn có thể nhập bản nháp mới đó bằng giọng nói nếu việc nói giúp bạn diễn đạt ý rõ hơn. Hãy giữ bản chép lời gốc bên cạnh khi rà soát để một chi tiết chưa chắc chắn không biến thành lời khẳng định chắc nịch.
Hướng dẫn soạn ghi chú sau cuộc họp bằng giọng nói của chúng tôi tập trung vào giai đoạn thứ hai này. Ghi chú sau cuộc họp nên nêu các quyết định, người chịu trách nhiệm và những câu hỏi còn bỏ ngỏ; thông thường, không cần chép lại từng lượt trao đổi trong cuộc trò chuyện.
Dùng danh sách năm câu hỏi này trước khi mua
Trước khi thử bất kỳ công cụ chuyển giọng nói thành văn bản nào, hãy viết ra câu trả lời cho những câu hỏi sau. Một danh sách ngắn sẽ giúp bạn đánh giá được nhiều hơn trong thời gian dùng thử miễn phí so với việc chỉ đọc một câu mẫu hoàn hảo.
- Tôi đang soạn nội dung mới hay làm việc từ âm thanh có sẵn?
- Tôi có cần mốc thời gian, nhãn người nói hoặc khả năng phát lại một đoạn nguồn không?
- Văn bản có phải xuất hiện ngay trong ứng dụng tôi đang dùng không, hay tôi có thể chấp nhận một không gian riêng để làm việc với bản chép lời?
- Những quy định nào về lưu trữ, xóa và xử lý áp dụng cho nội dung này?
- Ai sẽ xác minh tên, số liệu, câu trích dẫn và ý nghĩa cuối cùng?
Hãy thử bằng một mẫu không chứa thông tin nhạy cảm và gần với công việc thực tế của bạn. Với nhập liệu bằng giọng nói, hãy thử soạn một đoạn thư điện tử trong ứng dụng thường dùng và đánh giá mức độ phải chỉnh sửa. Với chép lời, hãy dùng bản ghi âm đã được phép sử dụng, có nhiều hơn một người nói, rồi đối chiếu vài đoạn với âm thanh. Đây là hai phép thử khác nhau vì hậu quả của sai sót ở mỗi trường hợp khác nhau.
Nếu bạn cần quy trình nhập văn bản tại vị trí con trỏ, gói miễn phí trên máy tính của Talkpad cho phép sử dụng 2.500 từ mỗi tuần. Đây là cách để thử soạn thảo bằng giọng nói mà chưa cần đăng ký gói trả phí. Hạn mức đó dành cho việc nhập văn bản mới, không phải cam kết xử lý các bản ghi âm cuộc họp được tải lên.
Quyền riêng tư và sự đồng ý cần được ưu tiên trước sự tiện lợi
Đọc bản nháp của chính mình và ghi âm người khác kéo theo những trách nhiệm khác nhau. Trước khi ghi âm hoặc tải một cuộc trò chuyện lên, hãy kiểm tra quy định pháp luật áp dụng, sự đồng ý của người tham gia và chính sách tại nơi làm việc. Các yêu cầu có thể khác nhau; bài viết này không phải tư vấn pháp lý. Việc có được một bản chép lời hữu ích không phải là lý do để bí mật ghi âm.
Hãy kiểm tra âm thanh và văn bản được gửi đến đâu, mỗi loại được lưu trong bao lâu và tổ chức của bạn có cho phép dùng dịch vụ đó để xử lý loại thông tin này hay không. Xử lý trên thiết bị, xử lý trên đám mây và lưu trữ bản ghi âm là những vấn đề riêng biệt. Đừng mặc định công cụ xử lý tại máy chỉ vì nó chạy trong một cửa sổ trên máy tính, hoặc bảo đảm quyền riêng tư chỉ vì nó xóa âm thanh sau khi xử lý.
Để rà soát thực tế các quyền truy cập và nội dung nhạy cảm, hãy dùng danh sách kiểm tra quyền riêng tư khi nhập liệu bằng giọng nói. Về phương thức nhập văn bản, bài viết nhập liệu bằng giọng nói theo cách nhấn giữ để nói giải thích cách chủ động bắt đầu và dừng ghi nhận giọng nói trong công việc hằng ngày.
Câu hỏi thường gặp
Nhập liệu bằng giọng nói có giống chép lời không?
Cả hai đều chuyển lời nói thành văn bản. Nhập liệu bằng giọng nói thường giúp bạn soạn nội dung mới tại vị trí con trỏ; chép lời thường tạo bản ghi lại nội dung được nói. Tên gọi sản phẩm có thể chồng lấn, vì vậy hãy kiểm tra khả năng nhận tệp đầu vào, phát lại, mốc thời gian và đầu ra dự kiến.
Có thể chép lời trực tiếp không?
Có. Công cụ chép lời có thể hiển thị văn bản trong lúc có người nói hoặc xử lý bản ghi âm sau đó. Việc hiển thị kết quả trực tiếp không tự động biến một công cụ thành bàn phím giọng nói, và việc trả kết quả sau cũng không làm thay đổi yêu cầu kiểm tra bản chép lời.
Tôi có thể tải bản ghi âm phỏng vấn lên ứng dụng nhập liệu bằng giọng nói không?
Chỉ khi ứng dụng đó nêu rõ là có hỗ trợ tải bản ghi âm lên. Bàn phím giọng nói nhập văn bản tại vị trí con trỏ có thể nhận lời nói trực tiếp mà không cung cấp tính năng chép lời từ tệp, mốc thời gian hoặc nhãn người nói. Hãy kiểm tra danh sách tính năng trước khi trông cậy vào ứng dụng cho một cuộc phỏng vấn.
Tôi có nên dùng bản chép lời làm biên bản cuộc họp không?
Hãy dùng bản chép lời làm tài liệu nguồn, sau đó xác minh và sắp xếp các quyết định, người chịu trách nhiệm thực hiện, hạn chót và câu hỏi còn bỏ ngỏ. Bản chép lời thô không mặc nhiên là một biên bản chính xác hoặc hữu ích, và bản tóm tắt do trí tuệ nhân tạo tạo ra vẫn cần được rà soát.
Tải Talkpad miễn phí – 2.500 từ/tuần với gói miễn phí.
Tải xuống cho macOS
Tải xuống cho Windows