Trợ lý điều hành thực hiện một số công việc viết lách có ngữ cảnh phức tạp nhất trong một công ty. Một ngày bình thường có thể bao gồm các ghi chú trên lịch, chuẩn bị cuộc họp, phân loại hộp thư đến, chi tiết chuyến đi, email tiếp theo, cập nhật của các bên liên quan, câu hỏi của nhà cung cấp, bối cảnh chi phí, bản tóm tắt nhanh cho giám đốc nhân viên và các ghi chú riêng giúp giám đốc điều hành chuẩn bị cho cuộc trò chuyện tiếp theo.
Công việc chỉ có vẻ đơn giản khi nó được thực hiện tốt. Việc theo dõi vội vàng có thể tạo ra sự nhầm lẫn. Một ghi chú cuộc họp mơ hồ có thể lãng phí thời gian của giám đốc. Một chi tiết bị thiếu trong thay đổi chuyến đi có thể biến thành một chuỗi tin nhắn dài. Trợ lý điều hành thường là người biến các tín hiệu rải rác thành sự phối hợp rõ ràng bằng văn bản.
Việc nhập liệu bằng giọng nói sẽ hữu ích vì phần lớn sự phối hợp đó bắt đầu từ việc suy nghĩ bằng giọng nói. Bạn có thể giải thích lý do tại sao cuộc họp lại bị dời, người điều hành cần những gì trước cuộc gọi hoặc công việc tiếp theo nào phải diễn ra hôm nay nhanh hơn bạn có thể gõ một đoạn văn trau chuốt. Bàn phím thoại biến ngữ cảnh được nói đó thành bản nháp trong ứng dụng nơi tác phẩm đã tồn tại.
Tại sao văn bản trợ lý điều hành lại khác
Viết trợ lý điều hành cần phải nhanh nhưng cũng phải cẩn thận. Khán giả thay đổi liên tục. Một tin nhắn gửi đến thành viên hội đồng quản trị, tin nhắn tiếp theo đến nhà cung cấp, tin nhắn tiếp theo đến trưởng nhóm nội bộ, người cần quyết định vào buổi trưa. Thực tế tương tự có thể cần một giọng điệu khác nhau tùy thuộc vào người đang đọc nó.
Việc gõ phím có thể khiến việc đó trở nên khó khăn hơn vì nó khuyến khích việc nén quá sớm. Bạn bắt đầu với ghi chú ngắn nhất có thể, sau đó dành thời gian còn lại trong ngày để trả lời những câu hỏi mà ghi chú đó không đề cập đến. Việc nói bản thảo đầu tiên thường nắm bắt được bối cảnh lẽ ra sẽ bị cắt bỏ: lý do, sự ràng buộc, người đang chờ đợi và hành động tiếp theo.
Điều này không có nghĩa là gửi chính tả thô. Nó có nghĩa là sử dụng giọng nói làm lớp thu âm. Nói những chi tiết hữu ích khi chúng còn mới, sau đó chỉnh sửa bản nháp trước khi nó rời khỏi bàn làm việc của bạn. Sự phân chia đó đặc biệt quan trọng đối với các trợ lý vì cái giá của một câu nói cẩu thả có thể cao hơn cái giá của một câu nói chậm.
Nơi gõ giọng nói tiết kiệm thời gian trong ngày
Bối cảnh lịch
Công việc lịch có đầy những lời giải thích nhỏ nhặt. Một cuộc họp không chỉ được chuyển từ thứ Ba sang thứ Năm. Nó di chuyển vì cuộc gọi của khách hàng kéo dài, bộ phận tài chính chưa sẵn sàng hoặc người cần phê duyệt chương trình nghị sự đang đi công tác. Viết một ghi chú ngắn bên cạnh sự kiện trên lịch sẽ giữ lý do gắn liền với sự thay đổi.
Chuẩn bị cuộc họp
Trước khi một giám đốc điều hành tham gia một cuộc họp, họ thường cần phiên bản ngắn gọn: ai sẽ tham dự, điều gì đã thay đổi kể từ cuộc trò chuyện cuối cùng, quyết định nào là cần thiết và điều gì nên tránh hứa hẹn. Những bản tóm tắt đó là hoàn hảo cho việc gõ giọng nói. Bạn có thể nói phiên bản đơn giản trước, sau đó cắt nó thành một ghi chú chuẩn bị rõ ràng.
Email theo dõi
Việc theo dõi rất dễ bị trì hoãn vì chúng cảm thấy nhỏ bé. Chúng không hề nhỏ đối với người đang chờ đợi. Nhập liệu bằng giọng nói có thể giúp bạn soạn thảo phiên bản đầu tiên ngay sau cuộc gọi: cảm ơn vì đã dành thời gian, đây là những gì đã thay đổi, đây là những gì chúng tôi sẽ gửi tiếp theo và đây là ngày chúng tôi đang giữ.
Phân loại hộp thư đến và Slack
Trợ lý thường cần biến một chủ đề ồn ào thành một bản cập nhật rõ ràng. Thay vì gõ trong khi quét cuộc trò chuyện, bạn có thể đọc chính tả bản tóm tắt sau khi hiểu nó. Tính năng này hoạt động tốt đối với các bản cập nhật nội bộ của Slack, ghi chú trong hộp thư đến, trường CRM và thông báo trạng thái ngắn.
Quy trình làm việc bằng giọng nói thiết thực dành cho trợ lý
Bắt đầu bằng cách đặt con trỏ ở nơi văn bản sẽ xuất hiện. Đó có thể là Gmail, Outlook trong trình duyệt, Notion, Google Docs, Slack, trình theo dõi dự án hoặc ghi chú lịch. Giữ phím nóng, nói trong 20 đến 60 giây, sau đó dừng lại và đọc bản nháp trước khi tiếp tục.
Sử dụng các khối ngắn. Một đoạn lan man dài tạo ra công việc dọn dẹp. Một khối tập trung tạo ra vật liệu có thể sử dụng được. Ví dụ: "Ghi chú chuẩn bị cho cuộc gọi đối tác lúc 2 giờ chiều. Bối cảnh chính: giá thay đổi sau khi bộ phận tài chính xem xét mục tiêu ký quỹ mới. Không cam kết với mức chiết khấu cũ. Hãy hỏi xem họ có thể chấp nhận ngày bắt đầu sửa đổi hay không." Đó không phải là bản cuối cùng nhưng cũng đủ để chỉnh sửa nhanh chóng.
Giữ một vài hình dạng lặp lại gần đó. Đối với các ghi chú chuẩn bị, hãy sử dụng ngữ cảnh, quyết định, rủi ro, câu hỏi. Để theo dõi, hãy sử dụng lời cảm ơn, tóm tắt, bước tiếp theo, ngày tháng. Đối với các bản cập nhật nội bộ, hãy sử dụng những gì đã thay đổi, ai bị ảnh hưởng, điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Các hình dạng đơn giản giúp cho việc viết chính tả trở nên an toàn hơn vì chúng giúp ngăn bản nháp bị sai lệch.
Sự thận trọng quan trọng hơn tốc độ
Trợ lý điều hành xử lý những thông tin không nên nói nhầm phòng. Không ra lệnh các vấn đề nhân sự riêng tư trong quán cà phê, chi tiết bảng trong không gian làm việc chung, mật khẩu, chi tiết thanh toán, từ ngữ pháp lý hoặc bất kỳ điều gì có thể gây ra vấn đề nếu ai đó ở gần nghe thấy.
Một quy tắc an toàn hơn rất đơn giản: sử dụng giọng nói cho ngữ cảnh, tóm tắt và bản nháp đầu tiên. Sử dụng bàn phím và đôi mắt của bạn để tìm tên, con số, cam kết, chi tiết bí mật và từ ngữ cuối cùng. Nếu một tin nhắn làm thay đổi lịch trình, ngân sách, việc đi lại, việc làm hoặc sự tin cậy của ai đó, hãy xem xét kỹ trước khi gửi.
Quy trình làm việc bằng giọng nói tốt nhất không phải lúc nào cũng rảnh tay. Đó là việc soạn thảo ít ma sát hơn với sự xem xét có chủ ý. Trợ lý đã biết nhịp điệu này từ email: viết nhanh, xác minh chi tiết rồi gửi. Giọng nói chỉ thay đổi cách bản nháp đầu tiên xuất hiện.
Cách chọn ứng dụng đọc chính tả cho công việc trợ lý
Công cụ phù hợp sẽ hoạt động khi trợ lý đã viết. Hộp thư phiên âm riêng biệt rất hữu ích cho việc ghi âm nhưng sự phối hợp hàng ngày vẫn diễn ra trên email, lịch, Slack, tài liệu, biểu mẫu trình duyệt và công cụ AI. Việc sao chép văn bản giữa các ứng dụng sẽ gây thêm rắc rối và tạo ra nhiều chỗ mắc lỗi hơn.
Tìm kiếm khả năng kiểm soát bấm để nói, định dạng dễ đọc, trả lại văn bản nhanh chóng và mức giá phù hợp cho việc sử dụng hàng ngày. Talkpad là bàn phím giọng nói AI toàn hệ thống dành cho macOS. Giữ một phím nóng, nói một cách tự nhiên và nó sẽ đặt văn bản đã được dọn dẹp vào con trỏ của bạn. Gói miễn phí bao gồm 2.500 từ mỗi tuần và gói Pro có giá 8 USD mỗi tháng hoặc 6 USD mỗi tháng hàng năm.
Sử dụng giọng nói với AI, không phải thay vì phán xét
Nhiều trợ lý hiện sử dụng các công cụ AI để tóm tắt các chủ đề, soạn thảo chương trình làm việc, viết lại các tin nhắn nhạy cảm hoặc so sánh các lựa chọn du lịch. Giọng nói làm cho những lời nhắc đó dễ viết hơn. Thay vì gõ một yêu cầu ngắn gọn, bạn có thể ra lệnh cho ngữ cảnh thực: tin nhắn dành cho ai, giọng điệu nào là cần thiết, điều gì không được hứa và định dạng đầu ra nào bạn muốn.
Bối cảnh bổ sung đó thường tạo ra một bản nháp tốt hơn, nhưng nó vẫn cần được xem xét. AI có thể bỏ lỡ chính trị nội bộ, cường điệu hóa sự chắc chắn hoặc tạo ra một thông điệp có vẻ ấm áp hơn mức mà tình huống yêu cầu. Giọng nói có thể giúp bạn đưa ra hướng dẫn tốt hơn cho công cụ. Nó không thể quyết định những gì thích hợp để gửi.
Hãy thử quy trình làm việc trợ lý kéo dài một tuần
Trong một tuần, hãy chọn ba địa điểm để sử dụng tính năng nhập liệu bằng giọng nói. Viết một ghi chú chuẩn bị cho cuộc họp vào mỗi buổi sáng. Ra lệnh theo dõi ngay sau cuộc gọi. Ra lệnh cho một bản tóm tắt nội bộ khi một chủ đề trở nên lộn xộn. Đừng đánh giá quy trình làm việc bằng việc liệu bản ghi đầu tiên có hoàn hảo hay không. Hãy đánh giá nó bằng cách xem tin nhắn cuối cùng có nhanh hơn và cụ thể hơn hay không.
Đến thứ Sáu, hãy tìm những dấu hiệu thực tế. Có ít chi tiết bị thất lạc giữa các cuộc họp không? Những người theo dõi có rời khỏi hộp thư đến của bạn sớm hơn không? Các giám đốc điều hành có được chuẩn bị rõ ràng hơn trước các cuộc gọi không? Bạn có dành ít thời gian hơn để nhìn vào những bản nháp trống vào cuối ngày không? Những câu trả lời đó quan trọng hơn những từ thô mỗi phút.
Công việc trợ lý điều hành khen thưởng sự bình tĩnh, giao tiếp chính xác. Nhập liệu bằng giọng nói rất hữu ích khi nó bảo vệ sự bình tĩnh đó thay vì thêm một công cụ khác để trông trẻ. Được sử dụng tốt, nó sẽ loại bỏ bản nháp đầu tiên ra khỏi đầu bạn trong khi các chi tiết vẫn còn mới mẻ. Sau đó, phán đoán của bạn sẽ thực hiện phần việc mà nó vẫn luôn làm: kiểm tra sự thật, điều chỉnh giọng điệu và gửi phiên bản mà mọi người có thể dựa vào.
Hai thói quen làm cho bài kiểm tra dễ dàng hơn. Đầu tiên, hãy đọc chính tả trong khi bối cảnh vẫn còn ấm áp. Khoảnh khắc tuyệt vời nhất thường là phút đầu tiên sau khi cuộc họp kết thúc, trước khi thông báo tiếp theo kéo bạn đi. Thứ hai, để lại dấu hiệu đánh giá rõ ràng cho chính bạn. Nếu bản nháp có chứa ngày, số tiền, chi tiết di chuyển hoặc tên nhạy cảm, hãy đánh dấu và xác minh trước khi gửi. Giọng nói giúp việc chụp nhanh hơn nhưng trợ lý có được sự tin tưởng bằng cách nắm bắt những chi tiết mà chỉ riêng tốc độ sẽ bỏ lỡ.
Giọng nói cũng giúp ích trong việc chuyển giao. Nếu một trợ lý, giám đốc nhân viên hoặc đồng đội vận hành khác cần tiếp thu một chủ đề, thì bản tóm tắt bằng giọng nói có thể lưu giữ câu chuyện đằng sau nhiệm vụ: tại sao yêu cầu lại quan trọng, ai đang đợi, điều gì đã được thử và rủi ro ở đâu. Khó có thể xây dựng lại ngữ cảnh đó từ lời mời trên lịch hoặc nhãn hộp thư đến gồm hai từ. Một ghi chú ngắn gọn có thể tiết kiệm cho người tiếp theo mười phút và ngăn chặn một giả định tồi.
Lợi ích thầm lặng là ít dư lượng cuối ngày. Các trợ lý thường mang trong đầu những tin nhắn viết dở trong nhiều giờ vì không bao giờ có thời điểm rõ ràng để gõ chúng. Việc ra lệnh cho phiên bản thô sẽ sớm xóa bỏ hàng đợi tinh thần đó. Bản nháp vẫn cần được chăm sóc, nhưng nhiệm vụ không còn phụ thuộc vào trí nhớ nữa.
Tải xuống Talkpad miễn phí– 2.500 từ/tuần đối với gói miễn phí.
Tải xuống cho macOS
Tham gia danh sách chờ Windows