Những người sáng lập viết rất nhiều bài cho những người hiếm khi tự gọi mình là nhà văn. Một tuần bình thường có thể bao gồm thông tin cập nhật của nhà đầu tư, bảng điểm tuyển dụng, theo dõi khách hàng, quyết định sản phẩm, thông báo của nhóm, ghi chú bán hàng, chuẩn bị cho hội đồng quản trị, bối cảnh lỗi, dự thảo gây quỹ và thông báo nhanh nhằm ngăn chặn những vấn đề nhỏ trở thành vấn đề lớn.
Phần khó khăn là không có suy nghĩ. Những người sáng lập thường có quá nhiều. Phần khó khăn là biến những suy nghĩ đó thành văn bản rõ ràng trước cuộc gọi tiếp theo, chuỗi Slack tiếp theo hoặc quyết định tiếp theo đánh cắp bối cảnh. Việc gõ có thể đủ chậm để chi tiết hữu ích bị cắt trước khi đến trang.
Nhập liệu bằng giọng nói rất hữu ích vì nó phù hợp với cách làm việc của người sáng lập. Bạn giải thích thành tiếng một mô hình khách hàng. Bạn nói chuyện về mối quan tâm tuyển dụng sau một cuộc phỏng vấn. Bạn luyện tập bản cập nhật của nhà đầu tư trong đầu khi đi bộ. Bàn phím thoại trên toàn hệ thống sẽ biến suy nghĩ bằng giọng nói đó thành bản nháp bên trong ứng dụng nơi tác phẩm đã tồn tại.
Tại sao việc viết của người sáng lập bị hoãn lại
Bài viết của người sáng lập thường rơi vào giữa những nhiệm vụ có áp lực cao hơn. Bạn kết thúc cuộc gọi với khách hàng và cần ghi lại thông tin chi tiết, nhưng cuộc phỏng vấn tuyển dụng sẽ bắt đầu sau sáu phút. Bạn biết rằng bản cập nhật hàng tuần cần phải cụ thể hơn, nhưng hộp thư đến đang cháy. Bạn muốn ghi lại cuộc gọi sản phẩm nhưng nhóm đã yêu cầu đưa ra quyết định.
Áp lực đó tạo ra nét chữ mỏng. Bản cập nhật của nhà đầu tư cho biết doanh thu đang được cải thiện nhưng không rõ tại sao. Ghi chú phỏng vấn nói lên ứng viên mạnh mẽ nhưng không nói đến điều gì khiến họ trở nên mạnh mẽ. Việc theo dõi khách hàng hứa hẹn các bước tiếp theo nhưng lại mất đi sự phản đối chính xác. Quyết định của đội được công bố mà không có lý do nên hai ngày sau mọi người lại mở lại cuộc tranh luận.
Chi phí rất dễ bị bỏ qua vì mỗi tờ tiền riêng lẻ trông có vẻ nhỏ bé. Một ghi chú mơ hồ của khách hàng sẽ trở thành một cuộc thảo luận về lộ trình yếu hơn. Một lá thư tuyển dụng mỏng sẽ trở thành một bản tóm tắt chậm hơn. Một bản cập nhật không có yêu cầu thực sự sẽ khiến các nhà đầu tư trở nên kém hữu ích hơn. Những người sáng lập không cần thêm giấy tờ, nhưng họ cần một cách đáng tin cậy để duy trì bối cảnh thúc đẩy mọi người hành động.
Việc viết chính tả giúp ích cho bản thảo đầu tiên chứ không phải cho phán quyết cuối cùng. Nói phiên bản lộn xộn trong khi các chi tiết vẫn còn mới. Sau đó chỉnh sửa tên, số, lời hứa và giọng điệu. Sự phân chia này rất đơn giản nhưng nó thay đổi công việc: giọng nói cho ngữ cảnh, bàn phím cho độ chính xác.
Sử dụng giọng nói ở nơi ngữ cảnh quan trọng nhất
Cập nhật nhà đầu tư
Một bản cập nhật tốt của nhà đầu tư phải cụ thể mà không trở thành nhật ký. Giọng nói có thể giúp bạn nắm bắt thông tin thô một cách nhanh chóng: điều gì đã thay đổi, điều gì làm bạn ngạc nhiên, số liệu nào đã thay đổi, quyết định nào bạn đã đưa ra, bạn cần trợ giúp ở đâu. Trước tiên, hãy đưa ra bản cập nhật thô, sau đó cắt nó thành cấu trúc rõ ràng trước khi gửi.
Ghi chú tuyển dụng
Phản hồi phỏng vấn mờ dần nhanh chóng. Ngay sau cuộc gọi, hãy nêu rõ ứng viên thực sự đã làm tốt điều gì, nghi ngờ ở đâu, bằng chứng nào chứng minh cho điểm số và người phỏng vấn tiếp theo nên kiểm tra điều gì. Điều này tốt hơn là đồng ý vội vàng vì nó mang lại cho nhóm tuyển dụng thứ gì đó để so sánh.
Theo dõi khách hàng
Những người sáng lập thường nhớ chính xác cụm từ của khách hàng chỉ trong một khoảng thời gian ngắn. Nhập liệu bằng giọng nói giúp bảo tồn nó. Đưa ra lời phản đối, áp lực kinh doanh đằng sau nó, bước tiếp theo đã hứa và câu bạn muốn gửi lại. Sau đó chỉnh sửa câu trả lời sao cho nghe có vẻ bình tĩnh và hữu ích.
Quyết định sản phẩm
Các quyết định về sản phẩm cần có hồ sơ. Nếu bạn chỉ thông báo kết luận, đồng đội có thể bỏ lỡ cơ hội đánh đổi. Nêu rõ vấn đề của người dùng, các lựa chọn bạn đã từ chối, lý do đưa ra quyết định và điều gì sẽ khiến bạn xem lại quyết định đó. Lời nhắn ngắn đó có thể lưu lại một cuộc họp khác sau này.
Quy trình viết chính tả đơn giản của người sáng lập
Giữ cho quy trình làm việc nhàm chán. Đặt con trỏ vào nơi chứa văn bản cuối cùng: Gmail, Notion, Slack, Linear, Google Docs, CRM hoặc trò chuyện AI. Giữ phím nóng, nói trong 30 đến 90 giây, thả ra, sau đó đọc bản nháp trước khi tiếp tục.
Bước đọc không phải là tùy chọn. Thông điệp của người sáng lập có trọng lượng. Một câu nói thông thường có thể trở thành một cam kết, một cụm từ khó hiểu có thể khiến cả nhóm đi sai hướng và một lời cảnh báo thiếu sót có thể khiến khách hàng cảm thấy không được lắng nghe. Giọng nói đưa bản nháp lên trang. Chỉnh sửa giúp gửi an toàn.
Sử dụng hình dạng có thể lặp lại. Để cập nhật, hãy nói: kết quả, lý do, rủi ro, yêu cầu. Đối với ghi chú tuyển dụng, hãy nói: tín hiệu, bằng chứng, nghi ngờ, bài kiểm tra tiếp theo. Đối với ghi chú của khách hàng, hãy nói: tình huống, trích dẫn, nỗi đau, lời hứa, theo dõi. Những mẫu này đủ ngắn để ghi nhớ khi một ngày lộn xộn.
Đừng cố gắng diễn đạt mọi thứ trong một đoạn độc thoại anh hùng. Các khối ngắn dễ tin cậy hơn và dễ chỉnh sửa hơn. Nếu một ý nghĩ cần ba phần, hãy đọc chính tả ba phần. Mục đích không phải là tạo ra một bản ghi hoàn hảo. Mục đích là để ngừng đánh mất phiên bản hữu ích của suy nghĩ.
Sử dụng giọng nói cho lời nhắc của AI
Những người sáng lập hiện viết những lời nhắc dài về nghiên cứu, phân tích, chiến lược, sao chép, tuyển dụng và lập kế hoạch sản phẩm. Những lời nhắc đó hoạt động tốt hơn khi bao gồm ngữ cảnh: mục tiêu, ràng buộc, đối tượng, dữ liệu, giai điệu và định dạng đầu ra. Có rất nhiều thứ để gõ khi bạn đã biết câu trả lời trong đầu.
Giọng nói rất phù hợp ở đây. Bạn có thể nói với một công cụ AI: đây là phân khúc khách hàng, đây là những gì chúng tôi đã học được trong tuần này, đây là những điều không nên giả định và đây là định dạng mà tôi muốn quay lại. Một lời nhắc phong phú hơn thường đánh bại một lời nhắc mơ hồ. Vẫn xem xét kết quả. AI có thể giúp soạn thảo, nhưng nó không biết bạn thực sự sẵn sàng thực hiện sự đánh đổi nào.
Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn mệt mỏi. Vào cuối ngày, những người sáng lập thường gửi những lời nhắc ngắn gọn vì việc gõ một bản tóm tắt hoàn chỉnh sẽ gây khó chịu. Việc nói ngắn gọn vẫn giữ được sắc thái: khách hàng có vẻ do dự, câu hỏi của nhà đầu tư mà bạn cần trả lời, ràng buộc mà nhóm sẽ quên nếu nó không được viết ra.
Bí quyết là yêu cầu một bản dự thảo chứ không phải một quyết định. Đưa ra đủ ngữ cảnh để công cụ AI sắp xếp tài liệu, sau đó đưa kết quả đầu ra theo phán đoán của riêng bạn. Người sáng lập vẫn sở hữu phần khó khăn: lựa chọn mức độ ưu tiên, nói không và quyết định xem nhóm sẽ thực sự làm gì.
Những gì không nên ra lệnh
Đừng ra lệnh bí mật ở nơi công cộng. Không nói mật khẩu, số thẻ, chi tiết nhân sự riêng tư, kế hoạch mua lại hoặc ngôn ngữ pháp lý cần diễn đạt chính xác. Không gửi chính tả thô khi tin nhắn ảnh hưởng đến tiền bạc, việc làm, bảo mật hoặc niềm tin của khách hàng.
Quy tắc an toàn hơn là: sử dụng giọng nói cho ngữ cảnh, lý luận, tóm tắt và bản nháp đầu tiên. Sử dụng bàn phím và đôi mắt của bạn để biết thông tin chính xác. Nếu một câu tạo ra sự cam kết, hãy xem lại nó. Nếu một con số quan trọng, hãy xác minh nó. Nếu giọng điệu có thể làm tổn thương ai đó, hãy chậm lại.
Cách chọn ứng dụng gõ giọng nói làm người sáng lập
Người sáng lập cần một công cụ theo dõi công việc trên các ứng dụng. Một hộp thư phiên âm riêng biệt có thể phù hợp cho các bản ghi, nhưng việc viết hàng ngày của người sáng lập diễn ra ở những nơi lộn xộn: email, Slack, tài liệu, công cụ sản phẩm, hàng đợi hỗ trợ, mẫu nhà đầu tư và trợ lý AI. Công cụ hữu ích là công cụ hoạt động ở bất cứ nơi nào có con trỏ.
Tìm kiếm tính năng bấm để nói nhanh, định dạng dễ đọc, xử lý tốt tên và điều khoản sản phẩm cũng như mức giá hợp lý để sử dụng hàng ngày. Talkpad là bàn phím giọng nói AI toàn hệ thống dành cho macOS. Bạn giữ một phím nóng, nói một cách tự nhiên và văn bản đã được dọn dẹp sẽ xuất hiện trong trường bạn sắp nhập. Gói miễn phí bao gồm 2.500 từ mỗi tuần và gói Pro là 8 đô la mỗi tháng hoặc 6 đô la mỗi tháng khi thanh toán hàng năm.
Bài kiểm tra kéo dài một tuần dành cho người sáng lập
Hãy thử nhập liệu bằng giọng nói trong một tuần ở năm vị trí: một đoạn cập nhật cho nhà đầu tư, một ghi chú tuyển dụng sau mỗi cuộc phỏng vấn, một lần theo dõi khách hàng mỗi ngày, một ghi chú quyết định sản phẩm và một lời nhắc AI dài. Không đo bảng điểm thô. Đo lường văn bản cuối cùng và thời gian để đạt được điều đó.
Đến thứ Sáu, hãy tìm những dấu hiệu thực tế. Ghi chú có cụ thể hơn không? Việc theo dõi có diễn ra sớm hơn không? Đồng đội có hỏi ít câu hỏi làm rõ hơn không? Bạn có đang viết ra những quyết định mà bạn từng giữ trong đầu không? Những tín hiệu đó quan trọng hơn việc liệu việc đọc chính tả có tự nhiên vào ngày đầu tiên hay không.
Lời viết của người sáng lập phải giống một con người
Bài viết hay nhất của người sáng lập không hề cầu kỳ. Nó rõ ràng, cụ thể và trung thực về những gì đã thay đổi. Giọng nói có thể hữu ích vì bản nháp đầu tiên được nói thường mang nhiều ngữ cảnh hơn các đoạn được đánh máy. Bạn luôn có thể cắt bớt một bản nháp chi tiết. Bạn không thể khôi phục lại chi tiết mà bạn chưa bao giờ viết ra.
Sử dụng tốt, việc đọc chính tả không làm người sáng lập trở nên bất cẩn. Nó mang lại cho họ một cách nhanh hơn để nắm bắt những suy nghĩ lẽ ra sẽ biến mất giữa các cuộc gọi. Sự phán xét vẫn diễn ra trong quá trình chỉnh sửa: nên giữ cái gì, cắt cái gì, xác minh cái gì và gửi cái gì.
Đó chính là mục đích của quy trình làm việc bằng giọng nói của người sáng lập. Vấn đề không phải là nghe có vẻ lịch sự hơn hay tạo ra nhiều từ hơn vì lợi ích riêng của họ. Đó là việc đưa chi tiết quan trọng vào trong khi nó vẫn còn mới mẻ để có thể sử dụng được. Nếu thói quen giúp một quyết định không bị kiện lại hoặc một lời hứa với khách hàng không bị lãng quên thì nó đã được trả giá cho phút giây đó.
Tải Talkpad miễn phí – 2.500 từ mỗi tuần trong gói miễn phí.
Tải xuống cho macOS
Tham gia danh sách chờ Windows