Tuyển dụng trông giống như một công việc nói chuyện, nhưng nó thực sự là một công việc viết lách trá hình. Một vai trò mở duy nhất có thể tạo ra các ghi chú tiếp nhận từ người quản lý tuyển dụng, chiến lược tìm nguồn cung ứng, hàng tá tin nhắn tiếp cận, phiếu ghi điểm phỏng vấn, tóm tắt câu chuyện, email từ chối, đề xuất các điểm thảo luận, cập nhật trường ATS và ping Slack để giúp mọi người tiếp tục di chuyển. Các cuộc trò chuyện là phần thú vị. Văn bản là thứ thực sự giữ cho một đường ống tồn tại.
Phần khó là không biết ứng viên là người như thế nào. Sau một màn trình diễn tốt, bạn thường có kết quả rõ ràng: mạnh về mặt kỹ thuật, nhẹ về phạm vi lãnh đạo, được thúc đẩy bởi sứ mệnh nhưng lại lo lắng về đội hình. Phần khó khăn là chuyển nội dung đó thành văn bản trước khi cuộc gọi tiếp theo bắt đầu. Khi các nốt bị trễ, chi tiết sắc nét sẽ mờ dần trước tiên. Bạn nhớ ứng viên đó “tốt” nhưng không phải ví dụ cụ thể chứng minh điều đó, hay sự do dự thầm lặng khi bạn đề cập đến trong cuộc gọi.
Nhập liệu bằng giọng nói phù hợp với việc tuyển dụng vì công việc đã được nói sẵn. Bạn trao đổi thẳng thắn với người quản lý tuyển dụng, bạn nói chuyện thông qua ứng viên với đối tác tìm nguồn cung ứng của mình, bạn luyện tập trước cuộc gọi tiếp cận cộng đồng. Bàn phím giọng nói trên toàn hệ thống sẽ biến suy nghĩ bằng giọng nói đó thành bản nháp ở nơi mà nhóm thực sự sử dụng: Greenhouse, Lever, Ashby, LinkedIn Recruiter, Gmail, Slack, Notion hoặc trợ lý AI.
Vì sao tuyển viết chồng chất
Tuyển thưởng tốc độ nhưng bài viết luôn đến vào thời điểm tệ nhất. Màn hình điện thoại kết thúc với ba tín hiệu hữu ích, sau đó hai phút nữa, một ứng viên khác sẽ đợi. Bản tóm tắt đưa ra quyết định rõ ràng nhưng các trường trong thẻ điểm bị ẩn sau các tab. Một thông điệp tiếp cận cộng đồng cần thu hút sự chú ý cá nhân, nhưng bạn có 40 hồ sơ cần xem xét trước bữa trưa.
Thời điểm đó tạo ra những nốt nhạc mỏng. Thẻ điểm cho biết "sự phù hợp với văn hóa tốt" thay vì nêu tên hành vi đã chứng minh điều đó. ATS cho biết "ứng viên mạnh mẽ, tiến về phía trước" mà không có bối cảnh mà người phỏng vấn tiếp theo cần. Thư từ chối có nội dung "không phù hợp" mà không có lý do sẽ giúp bạn đặt họ vào vai trò trong tương lai. Về mặt kỹ thuật, mọi người đều có hồ sơ, nhưng không ai có thông tin chi tiết cần thiết để đưa ra quyết định tự tin.
Đây không phải là vấn đề kỷ luật. Hầu hết các nhà tuyển dụng đều viết liên tục. Điểm nghẽn là tín hiệu ứng viên dễ giải thích hơn nhiều so với việc gõ, đặc biệt là giữa các cuộc phỏng vấn giáp nhau. Nhập liệu bằng giọng nói giúp giảm chi phí ghi lại lời giải thích trong khi ấn tượng vẫn mới mẻ và trung thực.
Ra lệnh trong khi tín hiệu đề cử vẫn còn mới
Thời điểm tốt nhất để ghi lại các ghi chú phỏng vấn là phút đầu tiên sau khi cuộc gọi kết thúc, trước khi cuộc trò chuyện tiếp theo ghi đè lên cuộc trò chuyện trước đó. Bạn vẫn nhớ chính xác cách diễn đạt của ứng viên, ví dụ mà họ đưa ra, thời điểm năng lượng của họ thay đổi và phần cuộc trò chuyện khiến bạn đọc lên hoặc xuống.
Một ghi chú hữu ích có thể rất rõ ràng: "Nhà tư tưởng có hệ thống mạnh mẽ, đã thực hiện quá trình di chuyển một cách rõ ràng và sở hữu quyết định quay trở lại. Việc quản lý trở lại kém thuyết phục hơn. Mối quan tâm thực sự là liệu phạm vi ở đây có đủ lớn để giữ cô ấy hay không, bởi vì cô ấy rõ ràng đã sẵn sàng cho nhiều hơn nữa." Điều đó mang lại cho người quản lý tuyển dụng và người phỏng vấn tiếp theo một điều gì đó cụ thể để thăm dò chứ không phải là một sự tán thành mơ hồ.
Giọng nói không nên thay thế đánh giá. Tên ứng viên, chức danh, số liệu, chi tiết thị thực và bất cứ điều gì đưa ra quyết định tuyển dụng đều cần được kiểm tra cẩn thận. Hãy nghĩ về chính tả như lớp chụp. Nói nhanh bài đọc một cách trung thực, sau đó chỉnh sửa bản nháp trước khi nó trở thành một phần của hồ sơ ứng cử viên chính thức.
Nơi gõ giọng nói giúp nhà tuyển dụng
Ghi chú phỏng vấn và phiếu ghi điểm
Thẻ điểm hữu ích nhất khi chúng giải thích bằng chứng chứ không chỉ là xếp hạng. Sau màn hình hoặc bảng điều khiển, hãy đọc chính tả theo dạng có thể lặp lại: vai trò cần gì, ứng viên đã thể hiện điều gì, nghi ngờ ở đâu và người phỏng vấn tiếp theo nên đào sâu vào điều gì. Một ghi chú nhất quán sẽ dễ dàng hơn nhiều đối với người quản lý tuyển dụng và khiến cuộc phỏng vấn diễn ra nhanh chóng.
Tiếp cận ứng viên và InMails
Tiếp cận chung chung bị bỏ qua. Những tin nhắn nhận được câu trả lời sẽ mở ra với lý do cụ thể mà bạn đã liên hệ: một dự án, một cuộc trò chuyện, một sự thay đổi về lý lịch phù hợp với vai trò của họ. Nói cái hook đó thường nhanh hơn gõ nó và nghe có vẻ giống con người hơn. Viết chính tả dòng đầu tiên cá nhân và giới thiệu vai trò, sau đó cắt bớt nó sao cho đủ ngắn để một ứng viên bận rộn thực sự đọc được.
Thuê phản hồi và các cuộc phỏng vấn
Các ghi chú tóm tắt sẽ mất giá trị khi chúng được viết vài giờ sau đó như một bản tóm tắt lịch sự. Ngay sau cuộc phỏng vấn, hãy đưa ra những phản hồi thực sự: điểm mạnh cụ thể, mối quan tâm cụ thể và đề xuất kèm theo lý do. Phản hồi trung thực, chi tiết sẽ bảo vệ ứng viên khỏi bị từ chối mơ hồ và bảo vệ nhóm khỏi đưa ra quyết định tương tự vào tuần tới.
Phối hợp và cập nhật trạng thái
Đường ống bị đình trệ trong khoảng trống giữa con người. Người quản lý tuyển dụng muốn biết lý do tại sao ứng viên lại chậm chân. Một điều phối viên cần có ràng buộc về lịch trình. Một nguồn cần biết hồ sơ nào hoạt động. Đưa những cập nhật nhanh này vào thẳng Slack hoặc ATS để người tiếp theo có thể hành động mà không cần họp.
Một quy trình làm việc đơn giản để ghi chú tuyển dụng
Đặt con trỏ vào nơi ghi chú sẽ xuất hiện. Giữ phím nóng, nói trong 30 đến 90 giây, sau đó dừng lại và đọc bản nháp. Giữ mỗi khối đủ ngắn để việc chỉnh sửa trở nên dễ dàng. Nếu ứng viên xứng đáng được biết thêm chi tiết, hãy nói ra phần thứ hai thay vì một đoạn lan man dài dòng mà bạn sẽ không bao giờ giải quyết được.
Sử dụng các mẫu ánh sáng. Để tóm tắt cuộc phỏng vấn, hãy thử vai trò cần thiết, bằng chứng, nghi ngờ, đề xuất. Để tiếp cận, hãy thử câu chuyện cá nhân, tại sao lại là họ, vai trò trong một dòng, câu hỏi. Để tóm tắt, hãy thử điểm mạnh, mối quan tâm, quyết định, lý do. Mẫu này giúp ghi chú không bị sai lệch mà không biến mọi ứng viên thành một biểu mẫu mà bạn khó chịu khi điền vào.
Thói quen này phát huy tác dụng tốt nhất khi văn bản được đưa thẳng vào hệ thống hồ sơ. Việc sao chép từ một ứng dụng ghi chép riêng biệt vào ATS sẽ thêm một công việc khác và công việc chính xác là những gì bị bỏ qua trong một ngày bận rộn. Bàn phím thoại thì khác vì bản nháp xuất hiện ở nơi con trỏ của bạn đã ở đó, cho dù đó là thẻ điểm Nhà kính, tin nhắn LinkedIn hay chuỗi Slack. Talkpad hoạt động theo cách này trên macOS và Windows, do đó, quy trình tương tự sẽ theo bạn từ tìm nguồn cung ứng đến cung cấp.
Sử dụng giọng nói để viết lời nhắc AI tốt hơn
Nhiều nhà tuyển dụng hiện sử dụng AI để phác thảo khả năng tiếp cận, tóm tắt sơ yếu lý lịch dựa trên mô tả công việc, viết lại bản tóm tắt thành phản hồi thân thiện với ứng viên hoặc biến những ghi chú lộn xộn thành một thẻ điểm rõ ràng. Chất lượng của lời nhắc quyết định chất lượng đầu ra và hầu hết các lời nhắc được nhập đều quá mỏng để có thể sử dụng được.
Lời nhắc yếu ớt hỏi: "Viết email tuyển dụng." Lời nhắc tốt hơn sẽ giải thích về vai trò, lý lịch của ứng viên, điểm hấp dẫn cụ thể, giọng điệu bạn muốn và những điều bạn không được hứa hẹn quá mức về công việc hoặc dòng thời gian. Nói ngữ cảnh đó thường nhanh hơn gõ nó. Bản dự thảo AI vẫn cần được xem xét, đặc biệt là bất kỳ điều gì nghe có vẻ giống như một cam kết, nhưng nó bắt đầu từ tài liệu phong phú hơn nhiều khi bạn đưa ra tình huống thực tế thay vì yêu cầu một dòng.
Cách chọn ứng dụng đọc chính tả để tuyển dụng
Nhóm tuyển dụng cần một công cụ đọc chính tả nhanh, có thể dự đoán và thoải mái cho hàng chục đợt ngắn mỗi ngày. Hãy tìm tính năng điều khiển bằng cách nhấn để nói, dấu câu có thể đọc được, tính năng chèn văn bản trên toàn hệ thống và mức giá phù hợp với những người viết thành nhiều đoạn nhỏ thay vì tài liệu dài. Trình ghi cuộc họp có thể hữu ích để ghi lại cuộc gọi nhưng nó sẽ không điền vào trường thẻ điểm, cá nhân hóa InMail hoặc ghi bản cập nhật Slack vào con trỏ của bạn.
Talkpad là bàn phím thoại AI toàn hệ thống dành cho macOS và Windows. Giữ một phím nóng, nói một cách tự nhiên và nó sẽ đặt văn bản đã được dọn dẹp ở bất cứ nơi nào con trỏ của bạn. Đối với các nhà tuyển dụng, điều đó có nghĩa là một quy trình làm việc xuyên suốt các lời nhắc của Greenhouse, Lever, Ashby, LinkedIn Recruiter, Gmail, Slack, Notion và AI. Gói miễn phí bao gồm 2.500 từ mỗi tuần và gói Pro có giá 8 USD mỗi tháng hoặc 6 USD mỗi tháng đối với gói hàng năm.
Những gì không nên ra lệnh
Việc tuyển dụng xử lý những thông tin nhạy cảm nên việc phán xét vẫn rất quan trọng. Không ra lệnh cho số hồ sơ ứng viên, thị thực hoặc tình trạng nhập cư, chi tiết kiểm tra lý lịch, thông tin liên hệ cá nhân hoặc phản hồi gắn liền với các đặc điểm được bảo vệ nơi những người ở gần có thể nghe thấy bạn. Nếu một ghi chú có thể gây ra rủi ro pháp lý hoặc quyền riêng tư nếu bị nghe lén, hãy nhập ghi chú đó.
Hãy đặc biệt cẩn thận với bất cứ điều gì được coi là một lời hứa. Giọng nói rất tốt để nắm bắt những gì ứng viên muốn và những gì nhóm nên cân nhắc. Nó không phải là con đường tắt để cam kết về mức lương, ngày bắt đầu, kết quả phỏng vấn hoặc lời đề nghị. Xem lại bất cứ điều gì có thể được đọc như một cam kết trước khi nó đến tay ứng viên hoặc ATS, bởi vì một dòng chính tả thông thường có thể trở thành một kỳ vọng thực sự.
Hãy thử một bài kiểm tra tuyển dụng một tuần
Trong một tuần, hãy sử dụng tính năng nhập bằng giọng nói ở ba nơi. Đọc chính tả các ghi chú phỏng vấn trong phút đầu tiên sau mỗi màn hình hoặc bảng điều khiển. Ra lệnh cho dòng mở đầu cá nhân của bạn thay vì dán một mẫu. Đưa ra những phản hồi ngắn gọn trong khi cuộc phỏng vấn vẫn còn mới mẻ. Đừng đánh giá sự thành công bằng việc liệu bản ghi thô có hoàn hảo hay không. Đánh giá xem ghi chú cuối cùng có được viết nhanh hơn, rõ ràng hơn với người tiếp theo và trung thực hơn về ứng viên hay không.
Đến thứ Sáu, hãy tìm những dấu hiệu thực tế. Phiếu ghi điểm có xuất hiện trong cùng ngày thay vì sáng hôm sau không? Các cuộc phỏng vấn có diễn ra nhanh hơn vì phản hồi đã cụ thể không? Các ứng viên có trả lời nội dung tiếp cận giống như một người đã viết nó không? Đống bài viết cuối ngày của bạn có nhỏ hơn không? Đó là những chiến thắng kết hợp với toàn bộ tải yêu cầu.
Việc tuyển dụng diễn ra dựa trên trí nhớ, thời gian và sự tin tưởng. Ứng viên ghi nhớ cảm giác của nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng ghi nhớ liệu những ghi chú đó có giúp họ đưa ra quyết định hay không. Nhập liệu bằng giọng nói sẽ không cho bạn biết nên thuê ai. Nó có thể giúp bạn ghi lại kết quả đọc trong khi vẫn chính xác, sau đó chỉnh sửa thành bản ghi mà cả nhóm có thể dựa vào. Đó là một thay đổi nhỏ đối với cách bạn làm việc để thu được lợi nhuận thực sự: ít tín hiệu bị mất hơn, các báo cáo rõ ràng hơn và ít khoản nợ đang chờ bạn vào cuối ngày hơn.
Ngoài ra còn có lợi ích về mặt tinh thần. Các nhà tuyển dụng thường kết thúc một ngày với đống ghi chú chưa viết và công việc chưa hoàn thành trong tâm trí, và lượng tồn đọng đó còn nặng nề hơn chính công việc. Đọc chính tả phiên bản thô ngay sau mỗi cuộc trò chuyện sẽ xóa nó sớm hơn. Ghi chú vẫn cần sự phán đoán của bạn, nhưng nó không còn phụ thuộc vào việc ghi nhớ một khuôn mặt hàng giờ sau đó, sau khi mọi ứng viên đã bắt đầu mờ nhạt sang khuôn mặt tiếp theo.
Tải xuống Talkpad miễn phí– 2.500 từ/tuần đối với gói miễn phí.
Tải xuống cho macOS
Tải xuống cho Windows