Nhập bằng giọng nói không giống bàn phím mà giống một phòng thư nhỏ chứa đựng những suy nghĩ của bạn hơn. Khi bạn nói, lời nói của bạn có thể truyền qua micrô, quyền của hệ điều hành, dịch vụ nhận dạng giọng nói, ứng dụng, khay nhớ tạm, tài liệu và đôi khi là tài khoản đám mây trước khi chúng trở thành câu bạn định viết.
Điều đó không làm cho việc đọc chính tả trở nên không an toàn. Điều đó có nghĩa là quyền riêng tư phải là một thói quen chứ không phải là một nút hoảng loạn. Quy trình nhập liệu bằng giọng nói an toàn nhất thường đơn giản: biết bạn sắp nói gì, biết nó đang được xử lý ở đâu và xem lại kết quả trước khi nó trở thành một phần của ghi chú khách hàng, hồ sơ nhân sự, chi tiết y tế, dự thảo pháp lý hoặc tin nhắn của nhóm.
Danh sách kiểm tra này dành cho những người làm việc trên máy tính muốn có tốc độ đọc chính tả mà không coi mọi câu riêng tư như văn bản thông thường. Nó tập trung vào những lựa chọn thiết thực mà bạn có thể thực hiện trước khi nhấn phím nóng, cho dù bạn sử dụng tính năng đọc chính tả tích hợp sẵn của macOS, nhập liệu bằng giọng nói của Windows, nhập liệu bằng giọng nói của Google Tài liệu hay bàn phím thoại trên toàn hệ thống như Talkpad.
Những điểm quan trọng
- Quyền riêng tư khi nhập bằng giọng nói bắt đầu trước ứng dụng: phân loại câu, kiểm tra phòng và quyết định xem bản nháp có chứa dữ liệu nhạy cảm hay không.
- Nhận dạng giọng nói trên đám mây có thể an toàn cho công việc thông thường nhưng dữ liệu được quản lý, pháp lý, y tế, nhân sự và khách hàng cần các quy tắc chặt chẽ hơn.
- Microsoft cho biết tính năng nhập bằng giọng nói của Windows sử dụng nhận dạng giọng nói trực tuyến, trong khi Voice Access có thể được sử dụng ngoại tuyến sau khi thiết lập. Apple cho phép người dùng chọn có chia sẻ tương tác Siri và Đọc chính tả để cải thiện hay không.
- Quy tắc dễ dàng nhất tại nơi làm việc là: đọc ý nghĩa, nhập bí mật. Đọc bản nháp nhưng nhập hoặc kiểm tra kỹ tên, ID, số tài khoản và chuỗi bí mật chính xác.
- Talkpad rất hữu ích khi bạn muốn có bàn phím giọng nói trên máy tính để bàn trên macOS và Windows, với 2.500 từ/tuần đối với gói miễn phí và gói Pro với giá 8 USD/tháng hoặc 6 USD/tháng hàng năm.
Câu hỏi về quyền riêng tư không phải là “có tiếng nói hay không có tiếng nói”
Câu hỏi hay hơn là: bạn đang tạo loại văn bản nào và sai sót sẽ tạo ra rủi ro gì?
Một bản phác thảo blog có mức độ rủi ro thấp khác với một bản ghi chú về hiệu suất nhân sự. Cập nhật dự án thông thường khác với số hộ chiếu của khách hàng. Một mục nhật ký riêng tư khác với một điều khoản pháp lý. Nhập liệu bằng giọng nói là phương thức nhập nhanh nhưng mức độ riêng tư thuộc về nội dung chứ không thuộc về phương thức nhập.
Sự khác biệt đó giúp bạn tránh được hai thái cực xấu. Một thái cực là sử dụng chính tả ở khắp mọi nơi mà không cần xem xét. Cách thứ hai là tránh hoàn toàn giọng nói vì một số công cụ giọng nói sử dụng xử lý đám mây. Danh sách kiểm tra thiết thực cho phép bạn sử dụng giọng nói khi phù hợp và chuyển sang nhập khi nội dung cần được kiểm soát chặt chẽ hơn.
Danh sách kiểm tra quyền riêng tư gồm 9 điểm trước khi bạn ra lệnh
Hãy sử dụng tính năng này làm màn thử nghiệm nhanh. Bạn không cần phải đọc nó mỗi lần. Sau một tuần, nó sẽ trở thành thói quen viết bình thường.
| Kiểm tra | Hãy tự hỏi mình | Thói quen an toàn hơn |
|---|---|---|
| 1. Độ nhạy | Đây có phải là vấn đề nếu nó rơi vào sai tài liệu không? | Ra lệnh cho các bản nháp có rủi ro thấp. Nhập các chi tiết được quản lý hoặc có độ bảo mật cao. |
| 2. Phòng | Ai ở gần có thể nghe thấy tên, số hoặc ngữ cảnh riêng tư không? | Di chuyển, hạ giọng hoặc trì hoãn việc đọc chính tả nhạy cảm. |
| 3. Đang xử lý | Tính năng này dựa trên đám mây, dựa trên thiết bị hay kết hợp? | Sử dụng các trang bảo mật chính thức và cài đặt quản trị viên, không phải đoán mò. |
| 4. Quyền | Những ứng dụng nào có thể truy cập micrô? | Xóa quyền truy cập micrô khỏi các ứng dụng không cần đến. |
| 5. Đích | Bản ghi sẽ xuất hiện ở đâu? | Đặt con trỏ trước. Không ra lệnh sai trong trường hoặc cuộc trò chuyện. |
| 6. Chuỗi chính xác | Một ký tự sai có quan trọng không? | Loại ID, mã, địa chỉ, tên thuốc và số tài khoản. |
| 7. Xem lại | Lỗi sao chép có thể thay đổi ý nghĩa không? | Đọc bản nháp một lần trước khi gửi hoặc lưu. |
| 8. Khả năng lưu giữ | Ứng dụng có lưu trữ âm thanh, bản ghi hoặc lịch sử sử dụng không? | Kiểm tra cài đặt lưu giữ cho các công cụ làm việc và thiết bị dùng chung. |
| 9. Chính sách | Người quản lý, khách hàng hoặc nhóm tuân thủ của bạn có phê duyệt quy trình công việc này không? | Sử dụng các công cụ được phê duyệt cho công việc được quản lý và ghi lại quy tắc. |
Bảng là phần tử ban đầu đáng được giữ lại. Hãy in nó, dán nó vào wiki nhóm của bạn hoặc biến nó thành một ghi chú giới thiệu ngắn cho bất kỳ ai muốn ra lệnh tại nơi làm việc.
Biết công dụng của công cụ đọc chính tả tích hợp của bạn
Các trang bảo mật chính thức hữu ích hơn tin đồn. Hướng dẫn về quyền riêng tư trên Windows của Microsoft cho biết nhập giọng nói sử dụng tính năng nhận dạng giọng nói trực tuyến. Nó cũng cho biết người dùng có thể sử dụng tính năng nhập bằng giọng nói mà không cần đóng góp các đoạn thoại và người dùng tài khoản cơ quan hoặc trường học vẫn có thể sử dụng tính năng nhập bằng giọng nói ngay cả khi không có dữ liệu chia sẻ giọng nói.
Windows còn có Voice Access, khác với bảng gõ nhanh bằng giọng nói Windows + H. Các câu trả lời hỗ trợ của Microsoft mô tả Truy cập bằng giọng nói có thể sử dụng được khi ngoại tuyến sau khi tải xuống mô-đun ngôn ngữ bắt buộc. Nếu nơi làm việc của bạn cần kiểm soát ngoại tuyến thì sự khác biệt đó rất quan trọng. Để biết các phím tắt cơ bản, hãy xem Hướng dẫn về phím tắt đọc chính tả trong Windows của chúng tôi.
Trang Cải thiện quyền riêng tư của Siri và Dictation của Apple giải thích rằng nếu người dùng chọn tham gia, Apple có thể lưu trữ và yêu cầu nhân viên xem xét mẫu tương tác của Siri và Dictation để cải thiện sản phẩm. Bài học hữu ích không phải là “Apple tốt” hay “Apple xấu”. Đó là chia sẻ cải tiến là một cài đặt bạn nên hiểu trước khi viết chính tả văn bản nhạy cảm.
Các trang trợ giúp dành cho doanh nghiệp của Google về tính năng chuyển giọng nói thành văn bản của ChromeOS mô tả hành vi bảo mật trong các môi trường được quản lý. Nếu nhóm của bạn viết bằng Google Tài liệu thì chính sách quản trị viên của bạn cũng quan trọng như thói quen cá nhân của bạn. Cụ thể, đối với văn bản dài, hãy so sánh sự cân bằng giữa quy trình công việc trong hướng dẫn nhập giọng nói trên Google Tài liệu của chúng tôi.
Ghi ý nghĩa, gõ bí mật
Quy tắc an toàn nhất hàng ngày rất đơn giản: sử dụng giọng nói để diễn đạt ý nghĩa và tự mình nhập các bí mật.
Giọng nói rất phù hợp cho những phần văn bản đọng lại trong đầu bạn: mối quan tâm của khách hàng, bản tóm tắt của cuộc họp, bản nháp đầu tiên của email, lời giải thích đằng sau một quyết định hoặc đoạn văn lộn xộn mà bạn cần viết ra trước khi nó biến mất. Đó là lúc việc đọc chính tả mang lại cho bạn tốc độ mà không gây thêm nhiều rủi ro.
Giọng nói ít phù hợp hơn với các chuỗi chính xác. Đừng mù quáng ra lệnh số An sinh xã hội, số hộ chiếu, số nhận dạng bệnh nhân, khóa API, chi tiết ngân hàng, địa chỉ nhà, trích dẫn pháp lý, tên thuốc hoặc số hợp đồng bí mật. Ngay cả khi khía cạnh quyền riêng tư được chấp nhận thì một lỗi phiên âm có thể còn tệ hơn việc gõ chậm.
Mẫu tương tự này xuất hiện trong quy trình tiếp theo cuộc họp của chúng tôi: trình bày phần tóm tắt, sau đó xem lại tên, ngày tháng, chủ sở hữu và các cam kết. Quyền riêng tư và độ chính xác cùng nhau cải thiện khi bạn tách bản nháp thô khỏi bản bằng chứng.
Kiểm tra phòng trước khi kiểm tra ứng dụng
Một số rủi ro lớn nhất về quyền riêng tư không phải là vấn đề kỹ thuật. Họ là vật chất. Một đồng nghiệp có thể tình cờ nghe được tên khách hàng. Một thành viên trong gia đình có thể nghe thấy ghi chú nhân sự từ nhà bếp. Văn phòng chia sẻ có thể biến thói quen thầm lặng viết chính tả thành vô tình tiết lộ.
Trước khi đọc chính tả, hãy hỏi: liệu tôi có thể nói to câu này trong phòng này nếu micrô bị tắt không? Nếu câu trả lời là không, đừng ra lệnh ở đó. Di chuyển đến không gian riêng tư, đợi đến sau hoặc nhập nội dung trong im lặng.
Điều này đặc biệt quan trọng đối với các văn phòng mở, quán cà phê, sân bay, không gian làm việc chung, nhà chung và cuộc gọi điện video mà micrô của bạn vẫn có thể hoạt động. Danh sách kiểm tra quyền riêng tư phải bao gồm không khí xung quanh bạn chứ không chỉ các điều khoản của nhà cung cấp.
Xem lại quyền sử dụng micrô mỗi tháng một lần
Trên macOS và Windows, quyền sử dụng micrô có xu hướng tích lũy. Bạn cài đặt ứng dụng cuộc họp, máy ghi âm, tiện ích mở rộng trình duyệt, công cụ thoại, ứng dụng nhắn tin và đột nhiên một số ứng dụng có thể nghe khi được phép.
Việc dọn dẹp hàng tháng mất hai phút. Mở cài đặt quyền riêng tư của hệ thống, xem lại quyền truy cập micrô và xóa mọi thứ bạn không còn sử dụng. Sau đó kiểm tra quyền của trình duyệt đối với các trang web yêu cầu micrô. Đây không phải là hoang tưởng. Đó là bước vệ sinh cơ bản, chẳng hạn như xóa mật khẩu ứng dụng không sử dụng.
Nếu bạn sử dụng Talkpad, hãy tập trung quyền vào quy trình làm việc bằng giọng nói mà bạn thực sự muốn: đặt con trỏ, giữ phím nóng, nói, nhả và xem lại văn bản trong ứng dụng nơi bạn đang làm việc. Thói quen nhấn để nói đó làm giảm việc vô tình bắt được so với việc để bề mặt đọc chính tả mở cả ngày. Để biết khái niệm này, hãy đọc trình giải thích về cách đọc chính tả push-to-talk của chúng tôi.
Tạo quy tắc nhóm cho các danh mục nhạy cảm
Nếu bạn làm việc với khách hàng, bệnh nhân, sinh viên, nhân viên, các khoản thanh toán, hợp đồng hoặc thông tin xác thực, đừng mãi dựa vào phán đoán cá nhân. Viết một quy tắc nhóm nhỏ. Nó có thể đơn giản như thế này:
Cho phép nhập bằng giọng nói đối với các bản nháp, tóm tắt và ghi chú nội bộ thông thường. Không ra lệnh cho dữ liệu cá nhân, thông tin xác thực, chi tiết thanh toán, số nhận dạng y tế, văn bản pháp lý cuối cùng hoặc chi tiết nhân sự bí mật được quản lý trừ khi công cụ đó được phê duyệt cho danh mục đó và bản nháp được xem xét trước khi gửi.
Quy tắc đó không phải là chống lại tiếng nói. Nó cho phép mọi người sử dụng chính tả khi nó hữu ích trong khi vẽ một đường sáng xung quanh nội dung nhạy cảm. Nó cũng giúp các nhà quản lý tránh được những lời khuyên mơ hồ như “hãy cẩn thận” mà mọi người đều hiểu khác nhau.
Nơi phù hợp với Talkpad
Talkpad được xây dựng dành cho những người muốn nhập liệu bằng giọng nói bên trong ứng dụng máy tính để bàn thông thường trên macOS và Windows. Nó không phải là máy ghi âm cuộc họp và nó không phải là sự thay thế cho chính sách tuân thủ của công ty bạn. Đó là bàn phím thoại: đặt con trỏ ở nơi bạn muốn nhắn tin, giữ phím nóng, nói, nhả và chỉnh sửa kết quả tại chỗ.
Quy trình làm việc đó hoạt động hiệu quả với danh sách kiểm tra ở trên vì nó giúp người dùng kiểm soát được đích đến. Bạn quyết định lĩnh vực này trước khi nói. Bạn có thể sử dụng giọng nói để diễn đạt thô, sau đó nhập các chuỗi chính xác và xem lại văn bản cuối cùng. Gói miễn phí cung cấp 2.500 từ/tuần trên máy tính để bàn và gói Pro có giá 8 USD/tháng hoặc 6 USD/tháng hàng năm cho nhu cầu sử dụng hàng ngày nặng hơn.
Câu hỏi thường gặp
Nhập giọng nói có an toàn cho công việc không?
Tính năng nhập bằng giọng nói có thể an toàn cho các bản nháp thông thường tại nơi làm việc khi bạn sử dụng các công cụ đã được phê duyệt, tránh dữ liệu nhạy cảm, kiểm tra quyền sử dụng micrô và xem lại bản ghi. Dữ liệu được quản lý, pháp lý, y tế, nhân sự, thanh toán và thông tin xác thực cần các quy tắc chặt chẽ hơn.
Tính năng nhập bằng giọng nói của Windows có gửi âm thanh tới Microsoft không?
Microsoft cho biết tính năng nhập bằng giọng nói của Windows sử dụng tính năng nhận dạng giọng nói trực tuyến. Hướng dẫn về quyền riêng tư của nó cũng cho biết bạn có thể sử dụng tính năng nhập bằng giọng nói mà không cần đóng góp các đoạn thoại và người dùng tài khoản cơ quan hoặc trường học vẫn có thể sử dụng tính năng này khi không có tính năng chia sẻ dữ liệu giọng nói.
Tôi không nên ra lệnh điều gì?
Tránh đọc mật khẩu, khóa API, chi tiết thanh toán, số An sinh xã hội, số hộ chiếu, số nhận dạng bệnh nhân, văn bản pháp lý cuối cùng, ghi chú nhân sự bí mật và bất kỳ chuỗi chính xác nào mà một ký tự sai có thể gây hại.
Làm cách nào để giảm rủi ro về quyền riêng tư khi nhập giọng nói?
Sử dụng phòng riêng, giữ chặt quyền sử dụng micrô, tìm hiểu xem công cụ của bạn sử dụng tính năng nhận dạng dựa trên đám mây hay thiết bị, chỉ đọc chính tả các bản nháp có rủi ro thấp, nhập các chuỗi nhạy cảm theo cách thủ công và xem lại trước khi gửi hoặc lưu.
Tải xuống Talkpad miễn phí – 2.500 từ/tuần đối với gói miễn phí.
Tải xuống cho macOS
Tải xuống cho Windows