Đừng tối ưu tốc độ gõ: Hãy phân bổ năng lượng bàn phím thay vào đó

Tốc độ đánh máy là mục tiêu năng suất kém đối với hầu hết nhân viên văn phòng.

Tuyên bố đó nghe có vẻ kỳ quặc vì bàn phím ở khắp mọi nơi, các bài kiểm tra đánh máy tạo ra điểm số gọn gàng và cảm giác nhập liệu nhanh hơn giống như sự tiến bộ rõ ràng. Nhưng tốc độ chạy nước rút tốt nhất trong hai phút của bạn hầu như không nói lên điều gì về cảm giác của bàn tay và sự chú ý của bạn vào lúc 4:30 chiều. Câu hỏi hữu ích không phải là "Tôi có thể gõ nhanh đến mức nào?" Đó là "Công việc nào xứng đáng với năng lượng bàn phím của tôi?"

Bàn phím của bạn có độ chính xác tuyệt vời. Sẽ ít đặc biệt hơn khi biến một suy nghĩ mà bạn có thể giải thích thành một email thô, tóm tắt, ngắn gọn hoặc nhắc nhở. Dành số lần nhấn phím cho công việc đầu tiên. Sử dụng giọng nói nhiều hơn trong giây lát. Bạn có thể kết thúc một ngày với ít căng thẳng hơn và nhiều kiên nhẫn hơn đối với việc viết mà thực sự cần những ngón tay cẩn thận.

Mục tiêu tốc độ đánh máy giải quyết vấn đề sai

Điểm số từ mỗi phút trả lời một câu hỏi hẹp: bạn có thể nhanh đến mức nào tái tạo văn bản trong điều kiện thử nghiệm? Hầu hết công việc tri thức không được sao chép. Bạn đang quyết định nên nói gì, kiểm tra sự kiện, chuyển tab, nói nhẹ nhàng câu, tìm tập tin và tự hỏi liệu "Thứ sáu" có nghĩa là thứ sáu tuần này hay thứ sáu tuần sau.

Ngay cả khi gõ là bước chậm nhất, việc tăng tốc độ cao nhất của bạn có thể không cải thiện cả ngày. Một người chạy bộ không lập kế hoạch chạy nước rút cho mỗi dặm. Nhân viên văn phòng cũng không nên lập kế hoạch cho mọi tin nhắn xung quanh đầu ra bàn phím tối đa.

Đây là lúc mà lời khuyên chung về năng suất không được áp dụng. Nó coi mỗi lần nhấn phím là miễn phí và mỗi lần tạm dừng là không hiệu quả. Thực tế là mỏi tay. Đôi vai hướng lên trên. Sự chú ý xung đột. Một câu trả lời ngắn gọn vào cuối một ngày dài có thể khó hơn một bản ghi nhớ chi tiết được viết vào buổi sáng.

Câu trả lời là không ngừng gõ. Câu trả lời là ngừng sử dụng cùng một phương thức nhập liệu cho mọi loại văn bản.

Hướng dẫn công thái học thực sự nói lên điều gì

Trường hợp vật lý cho sự đa dạng ít kịch tính hơn những tuyên bố trực tuyến về "không bao giờ gõ lại" và hữu ích hơn. Hướng dẫn sử dụng máy tính OSHA cho biết các công việc lặp đi lặp lại kéo dài có thể không giúp các cơ và gân nhỏ có đủ thời gian để phục hồi. Nó cũng lưu ý rằng các tư thế tĩnh dài có thể làm mỏi cổ và vai.

OSHA khuyến nghị nên tạm dừng nghỉ ngơi trong thời gian ngắn, tư thế trung lập và thay đổi công việc. Hướng dẫn về bàn phím của nó cho biết việc lựa chọn và bố trí bàn phím có thể làm giảm khả năng tiếp xúc với tư thế khó xử, sự lặp lại và căng thẳng khi tiếp xúc. Đó là những thay đổi hợp lý. Họ vẫn chưa đề cập đến một câu hỏi lớn hơn: câu này có cần phải nhập phím không?

NIOSH cũng đã cảnh báo không nên cho rằng một bàn phím khác là một giải pháp hoàn chỉnh. Hướng dẫn của họ về bàn phím thay thế cho biết không có bằng chứng thuyết phục rằng các thiết bị như vậy ngăn ngừa sự khó chịu hoặc thương tích và cần phải kiểm tra toàn bộ môi trường làm việc. Bàn phím chia đôi có thể giúp định vị cổ tay của bạn. Nó không loại bỏ 600 từ bạn dự định gõ sau bữa trưa.

Nhập liệu bằng giọng nói không phải là phương pháp điều trị y tế và bài viết này không phải là lời khuyên y tế. Đau dai dẳng, tê, yếu hoặc ngứa ran cần được bác sĩ quan tâm. Nhưng với tư cách là một lựa chọn thiết kế công việc, việc đọc chính tả các bản nháp đã chọn có thể làm giảm số lần di chuyển ngón tay lặp đi lặp lại trong một ngày.

Kiểm tra năng lượng bàn phím

Thay vì kiểm tra tốc độ tối đa của bạn, hãy kiểm tra một ngày làm việc bình thường. Liệt kê các nhiệm vụ viết mà bạn lặp lại, sau đó chấm điểm từng nhiệm vụ bằng độ chính xác và giải thích. Bảng bên dưới là điểm khởi đầu thực tế.

Hãy khoanh tròn các công việc bạn làm ít nhất ba lần một ngày. Chọn một ứng cử viên lên tiếng trước chứ không phải năm. Đó là thí nghiệm. Nếu việc ra lệnh làm giảm công sức mà không tạo ra một hóa đơn dọn dẹp lớn, hãy giữ nó. Nếu không, hãy di chuyển nó trở lại bàn phím.

Sử dụng giọng nói để mở rộng và nhập để nén

Một sự phân chia hữu ích là mở rộng và nén.

Mở rộng là xem xét đầy đủ: điều gì đã xảy ra, tại sao nó lại quan trọng, ý của khách hàng, lỗi xảy ra hoặc những điều trợ lý AI cần biết. Ở đây bài phát biểu thường hay vì bạn có thể giữ cho ngữ cảnh chuyển động. hướng dẫn nhập giọng nói và tải nhận thức của chúng tôi giải thích lý do tại sao việc tách ý tưởng khỏi chỉnh sửa có thể dễ dàng hơn.

Nén đang biến vật liệu thô thành văn bản cuối cùng rõ ràng. Bạn loại bỏ sự lặp lại, xác minh chi tiết, rút ​​ngắn câu, thêm liên kết và chọn từ chính xác. Bàn phím ở đây rất tuyệt vời. Nó cho phép bạn kiểm soát trực quan và truy cập nhanh vào các chỉnh sửa chính xác.

Sự phân chia này tránh được hai thói quen nhập liệu bằng giọng nói tồi tệ nhất. Đầu tiên là cố gắng viết ra bản sao cuối cùng được đánh bóng một cách hoàn hảo. Cách thứ hai là đăng một đoạn độc thoại dài năm phút lên trang giấy và gọi bản ghi là bản nháp. Nói một khối hữu ích, dừng và chỉnh sửa khối đó khi ngữ cảnh còn mới.

Ngân sách thoại không phải là quy trình làm việc chỉ có giọng nói

Giọng nói có thể tạo ra sự mệt mỏi của chính nó. Việc đọc chính tả dài có thể khiến cổ họng bạn bị khô, giọng nói mệt mỏi và tạo ra văn bản lan man. Văn phòng mở có thể khiến việc nói chuyện trở nên lúng túng hoặc không phù hợp. Thông tin riêng tư không nên nói ở nơi người khác có thể nghe thấy. Các chuỗi chính xác vẫn cần được xem xét cẩn thận.

Đó là lý do tại sao "thay bàn phím của bạn" là một lời khuyên tồi. Mục tiêu tốt hơn là một ngày hỗn hợp. Viết ra bản tóm tắt cuộc họp dài 90 giây, sau đó nhập chủ sở hữu và ngày tháng. Nói nền cho lời nhắc AI, sau đó thắt chặt hướng dẫn. Đọc chính tả phiên bản đầu tiên của một email khó, sau đó dùng tay chỉnh sửa giọng điệu.

Nếu bạn cảm thấy không tự nhiên khi nói trên một màn hình trống, hãy đọc tại sao lúc đầu việc đọc chính tả lại cảm thấy khó xử. Thói quen này thường được cải thiện khi bạn làm việc theo từng đợt ngắn và không còn mong đợi sự trôi chảy để sẵn sàng trò chuyện vào ngày đầu tiên.

Hãy thử thử nghiệm năng lượng 3-2-1

Trong ba ngày làm việc, hãy chọn hai bản nháp định kỳ và đọc chính tả một trong số chúng.

1. Ba ngày:Giữ bài kiểm tra đủ lâu để vượt qua sự mới lạ, nhưng đủ ngắn để một quy trình làm việc tồi không chiếm hết tuần của bạn.
2. Hai ứng viên: Chọn những nhiệm vụ nặng về ngữ cảnh như tóm tắt và email chi tiết. Tránh mật khẩu, mã, công thức, trích dẫn pháp lý và văn bản riêng tư trong không gian chung.
3. Một số liệu: Vào cuối mỗi ngày, hãy đánh giá mức độ mệt mỏi của tay và sự chú ý từ 1 đến 5. Không đo số từ mỗi phút.

Cũng lưu ý thời gian dọn dẹp. Nếu giọng nói giúp bạn tiết kiệm công sức nhưng lại tạo ra mười phút sửa chữa cho mỗi bản nháp dài hai phút, hãy điều chỉnh nhiệm vụ hoặc phong cách nói. Bảng ghi nhớ cách chấm câu chính tả có thể giúp bạn thêm đủ cấu trúc mà không cần tường thuật từng dấu phẩy.

Talkpad phù hợp với thử nghiệm này vì nó hoạt động như một bàn phím giọng nói nhấn để nói trong ứng dụng máy tính để bàn trên macOS và Windows. Đặt con trỏ vào vị trí của bản nháp, giữ phím nóng, nói, thả ra rồi chỉnh sửa tại chỗ. Gói miễn phí bao gồm 2.500 từ/tuần nên bài kiểm tra không yêu cầu đăng ký. Pro là $8/tháng hoặc $6/tháng hàng năm nếu giọng nói trở thành một phần công việc hàng ngày của bạn.

Lời cảnh báo trung thực

Nhập bằng giọng nói sẽ không khắc phục được bàn làm việc tồi, lịch dày đặc, thiếu giờ nghỉ giải lao hoặc công việc đòi hỏi sản lượng liên tục. Nó có thể không phù hợp với những người suy nghĩ tốt nhất bằng ngón tay của họ. Một số nơi làm việc quá công khai. Một số nhiệm vụ quá nhạy cảm. Một số giọng, tên và thuật ngữ chuyên môn vẫn cần chỉnh sửa nhiều hơn so với văn xuôi thông thường.

Không sử dụng chính tả để vượt qua nỗi đau để bạn có thể tránh giải quyết nó. Không coi số lần nhấn phím thấp hơn là quyền bỏ qua dấu ngắt. Và đừng biến một tùy chọn hữu ích thành một quy tắc năng suất mới khiến bạn cảm thấy tội lỗi khi gõ phím đơn giản là tốt hơn.

Vấn đề là sự lựa chọn. Đánh máy là nguồn tài nguyên hàng ngày có hạn vì đôi tay và sự chú ý của bạn là nguồn tài nguyên hàng ngày có hạn. Chi tiêu cả ở những nơi có độ chính xác quan trọng. Hãy để một phương thức nhập khác mang một số bản nháp thô.

Câu hỏi thường gặp

Nhập bằng giọng nói có thể giảm mệt mỏi khi gõ không?

Nó có thể giảm số lần nhấn phím được sử dụng cho các bản nháp đã chọn, điều này có thể giúp tay bạn có nhiều biến thể hơn trong ngày. Nó không phải là phương pháp điều trị cơn đau hoặc chấn thương và việc thiết lập trạm làm việc, thời gian nghỉ, khối lượng công việc và lời khuyên y tế vẫn quan trọng.

Việc viết chính tả có hiệu quả hơn việc đánh máy không?

Việc viết chính tả thường hiệu quả hơn đối với những bản nháp đầu tiên có nhiều ngữ cảnh. Việc gõ thường tốt hơn để có dữ liệu, mã, định dạng và chỉnh sửa chi tiết chính xác. Quy trình làm việc hỗn hợp thực tế hơn việc chọn một phương pháp cho mọi thứ.

Tôi nên ra lệnh công việc nào trước?

Bắt đầu với một nhiệm vụ định kỳ mà bạn có thể giải thích một cách tự nhiên, chẳng hạn như tóm tắt cuộc họp, cập nhật dự án, email chi tiết hoặc lời nhắc AI. Tránh nội dung nhạy cảm ở nơi công cộng và xem lại tên, số, ngày tháng và cam kết.

Một phiên nhập liệu bằng giọng nói nên kéo dài bao lâu?

Bắt đầu với 20 đến 90 giây mỗi khối, sau đó xem lại. Các phiên ngắn làm giảm sự lan man và giúp phát hiện lỗi dễ dàng hơn. Hãy nghỉ giải lao bình thường và dừng lại nếu giọng nói của bạn cảm thấy căng thẳng.

Tải xuống Talkpad miễn phí – 2.500 từ/tuần theo gói miễn phí.