बैठक सात मिनट पहले समाप्त हुई। हर कोई आगे बढ़ गया है. आपका कैलेंडर पहले से ही आपको अगली कॉल की ओर खींच रहा है, लेकिन अंतिम बातचीत का वास्तविक मूल्य अभी भी आपके दिमाग में बैठा है: निर्णय जिसे किसी ने नहीं लिखा, ग्राहक की सटीक चिंता, अजीब कार्रवाई आइटम का मालिक, वह वाक्य जो अनुवर्ती ईमेल को सामान्य के बजाय मानवीय बना देगा।
यह वह क्षण है जहां टाइपिंग अक्सर हार जाती है। इसलिए नहीं कि टाइपिंग आम तौर पर धीमी होती है, बल्कि इसलिए क्योंकि जब आप अभी भी तय कर रहे होते हैं कि नोट कहाँ रखना है तो मीटिंग के बाद की याददाश्त फीकी पड़ जाती है। वॉइस-फर्स्ट फॉलो-अप वर्कफ़्लो आपको उपयोगी विवरणों को पकड़ने के लिए एक छोटी सी विंडो देता है, इससे पहले कि वे "अच्छी कॉल, अगले चरण नीचे" में फ़्लैट हो जाएँ।
मैंने प्रोजेक्ट चेक-इन, सेल्स-स्टाइल रीकैप नोट्स, आंतरिक योजना कॉल और एक अव्यवस्थित हैंडऑफ़ मीटिंग में नीचे दिए गए वर्कफ़्लो का परीक्षण किया। मुद्दा बैठक को रिकॉर्ड करने या साझा प्रतिलेख को बदलने का नहीं था। यह सरल था: बैठक के बाद दो मिनट की ध्वनि टाइपिंग का उपयोग करके एक उपयोगी मसौदा तैयार करें जबकि संदर्भ अभी भी जीवित था।
मुख्य बातें
- कॉल के बाद पहले पांच मिनट में सबसे अच्छे मीटिंग फॉलो-अप नोट्स कैप्चर किए जाते हैं, जब नाम, आपत्तियां, स्वर और निर्णय अभी भी ताजा होते हैं।
- रिकैप के वर्णनात्मक भागों के लिए वॉयस टाइपिंग सबसे अच्छा काम करती है: क्या बदल गया, यह क्यों मायने रखता है, और आगे क्या होना चाहिए।
- एक संक्षिप्त बोले गए टेम्पलेट का उपयोग करें: संदर्भ, निर्णय, कार्य आइटम, जोखिम और सटीक अनुवर्ती वाक्य जिसे आप भेजना चाहते हैं।
- नाम, संख्याओं, तिथियों, कानूनी भाषा और ऐसी किसी भी चीज़ को टाइप करें या ध्यान से समीक्षा करें जो गलत तरीके से लिखे जाने पर भ्रम पैदा कर सकती है।
- टॉकपैड तब मदद करता है जब आपका अनुवर्ती वाक्य जीमेल, आउटलुक, स्लैक, नोशन, डॉक्स, प्रोजेक्ट टूल्स, या मैकओएस और विंडोज़ पर सीआरएम फ़ील्ड में रहता है।
बैठक के बाद की पांच मिनट की विंडो
अधिकांश बैठक सलाह बैठक पर ही केंद्रित होती है: एजेंडा, प्रतिभागी, नोट-लेना और कार्रवाई आइटम। उपेक्षित भाग पाँच मिनट बाद का है। तभी आपको अभी भी याद है कि किसने झिझक की, कौन सा विकल्प अस्वीकार कर दिया गया, ग्राहक वास्तव में किस बारे में चिंतित था, और कौन सा अगला कदम निहित था लेकिन कभी स्पष्ट नहीं किया गया।
एक बार जब आप तीन स्लैक संदेशों का उत्तर देते हैं या अगली कॉल में शामिल होते हैं, तो वह बनावट गायब हो जाती है। हो सकता है कि आपको शीर्षक अब भी याद हो, लेकिन आप उस शब्दांकन को खो देते हैं जो अनुवर्ती को उपयोगी बनाता है। "हमने लॉन्च समय पर चर्चा की" "यदि क्यूए शुक्रवार तक भुगतान परीक्षण की पुष्टि कर सकता है तो हम जून लॉन्च की तारीख रखने पर सहमत हुए" से कमजोर है।
इसलिए लक्ष्य पूर्ण गद्य नहीं है। लक्ष्य एक तेज़, संरचित मसौदा है। आप बाद में पॉलिश कर सकते हैं. आप हमेशा संदर्भ को बाद में पुनर्प्राप्त नहीं कर सकते।
फ़ील्ड परीक्षण: दो मिनट का ध्वनि पुनर्कथन
इस फ़ील्ड रिपोर्ट के लिए, मैंने कई अलग-अलग बैठकों के बाद उसी हल्के तरीके का उपयोग किया। कॉल के तुरंत बाद, मैंने कर्सर को उस स्थान पर रखा जहां फॉलो-अप था: एक ईमेल ड्राफ्ट, एक प्रोजेक्ट नोट, एक सीआरएम-शैली नोट, या एक निजी स्क्रैच दस्तावेज़। फिर मैंने एक निश्चित क्रम का उपयोग करते हुए लगभग दो मिनट तक बात की।
| स्पोकन प्रॉम्प्ट | यह क्या कैप्चर करता है | निर्णय और व्यापार | दिनांक और प्रतिबद्धताएं |
|---|---|---|---|
| Context | यह मीटिंग [विषय] के बारे में थी, और मुख्य चीज जो बदली वह है [परिवर्तन]। | ||
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