एक निर्धारित कार्य सूची एक कबाड़ दराज के समान हो सकती है: चीजों को रखना आसान है, बाद में आपको जो चाहिए उसे ढूंढना आश्चर्यजनक रूप से कठिन है। आपको अनुदान आवेदन के बारे में कुछ कहना याद है। पाठ कहता है, "अनुदान के बारे में माया को ईमेल करें और फॉर्म देखें और शायद संदर्भ के बारे में पूछें।" कौन सी क्रिया पहले आती है? समस्या यह नहीं है कि आपने टाइप करने के बजाय बोला। आपने विचारों की श्रृंखला को पकड़ लिया और इसे एक कार्य कहा।
किसी विचार के लुप्त होने से पहले उसे पकड़ने के लिए आवाज उत्कृष्ट है। यह उस कार्य के अंतिम प्रारूप के रूप में कम विश्वसनीय है जिसे आप अगले गुरुवार को करने की उम्मीद करते हैं। श्रुतलेख को एक इनबॉक्स के रूप में मानें, फिर उपयोगी बिट्स को निर्णयों में परिवर्तित करें। वह छोटा सा अंतर तेज़ कैप्चर विधि को बचने की दूसरी जगह बनने से रोकता है।
मुख्य बातें
- पहले एक निजी इनबॉक्स में निर्देशित करें, सीधे किसी भीड़ भरे साझा कार्य बोर्ड में नहीं।
- प्रत्येक कार्य को एक दृश्यमान अगली क्रिया दें; कार्यों से परियोजनाओं को विभाजित करें।
- काम सौंपने से पहले मूल स्रोत के विरुद्ध नाम, दिनांक और निषेधों की जांच करें।
- कैप्चर के दौरान सही विराम चिह्न से अधिक एक संक्षिप्त प्रसंस्करण पास मायने रखता है।
स्पीड ट्रैप वास्तविक है
तीन उपयोगी विचारों और एक समय सीमा के साथ एक सेमिनार से बाहर निकलने की कल्पना करें। आपके डेस्क पर पहुंचने से पहले एक वॉयस नोट इन चारों को पकड़ लेता है। हालाँकि, जब तक आप नोट खोलते हैं, यह आपकी सोच की प्रतिलेख की तरह पढ़ता है: "सार को एक बेहतर उदाहरण की आवश्यकता है, शायद लीला से पूछें कि क्या शुक्रवार काम करता है, और मुझे पिछले सप्ताह का वह पेपर ढूंढना चाहिए।" यह इस समय का एक अच्छा रिकॉर्ड है। यह एक ख़राब कार्य सूची है।
कैप्चर के समय टाइपिंग धीमी लगती है क्योंकि आप अक्सर एक साथ दो काम कर रहे होते हैं: विचार को याद रखना और उसका अगला कार्य चुनना। डिक्टेशन पहले काम को सहज महसूस कराता है। यदि आप दूसरा कभी नहीं करते हैं, तो सहेजे गए सेकंड व्याख्या के मिनटों के रूप में वापस आ जाते हैं। यही कारण है कि एक गति परीक्षण जो स्क्रीन पर शब्द दिखाई देने पर रुक जाता है, वह कार्य प्रबंधन के उस हिस्से को मिस कर देता है जो मायने रखता है।
कितना बोला गया विचार गायब है
किसी कार्य के लिए आमतौर पर एक क्रिया, एक वस्तु और एक अंतिम पंक्ति की आवश्यकता होती है। "अनुदान" एक विषय है. "अनुदान पर काम" एक इरादा है. "अनुदान आवेदन के लिए 150 शब्दों के तरीकों के अनुच्छेद का मसौदा तैयार करें" आपको बताता है कि जब आप बैठते हैं तो क्या करना है। क्रिया का भव्य होना आवश्यक नहीं है। खोलना, तुलना करना, भेजना और पूछना बिल्कुल अच्छी क्रियाएं हैं जब वे किसी दृश्यमान परिणाम की ओर इशारा करती हैं।
वाणी भी सीमाएं छिपाती है। आप कह सकते हैं, "तिथियां जांचें और फॉर्म भेजें और जय को संलग्नक के बारे में याद दिलाएं।" एक पहचान प्रणाली इसे सटीकता से लिपिबद्ध कर सकती है और फिर भी आपको एक पंक्ति में तीन क्रियाएं करने का मौका देती है। विराम चिह्न यह तय नहीं करेगा कि प्रत्येक क्रिया का स्वामी कौन है, कौन सी तारीख मायने रखती है या भेजना जाँच पर निर्भर करता है या नहीं। वे विकल्प आपके हैं।
अपवाद हैं. "जई का दूध खरीदें" पहले से ही एक पर्याप्त कार्य है। दो सेकंड के किराने के अनुस्मारक को समारोह में न बदलें। प्रसंस्करण चरण उन वस्तुओं के लिए है जो आपको रुकने और पूछने पर मजबूर कर देती हैं, "मेरा इससे क्या मतलब था?"
दो-स्तंभ रूपांतरण का उपयोग करें, पूर्ण प्रतिलेख का नहीं
यहां एक निजी दस्तावेज़ में कॉपी करने के लिए एक छोटा टेम्पलेट है। बाईं ओर वही है जो आपने कहा था। दाहिना पक्ष वह है जो आप वास्तव में करेंगे। ऐसा दिन में एक बार या मीटिंग के बाद करें, हर वाक्य के बाद नहीं। उदाहरण उदाहरणात्मक हैं, किसी मापे गए प्रयोग का परिणाम नहीं।
| आवाज द्वारा कैप्चर किया गया | समीक्षा के बाद कार्रवाई |
|---|---|
| "समय सीमा और शायद संदर्भ के बारे में पूछें" | सबमिशन की समय सीमा की पुष्टि करने के लिए कार्यक्रम समन्वयक को ईमेल करें; अलग से, लीला से पूछें कि क्या वह एक संदर्भ प्रदान कर सकती है। |
| "गुरुवार के लिए स्लाइड ठीक करें" | गुरुवार की समीक्षा से पहले पुराने चार्ट को स्लाइड 6 पर बदलें। |
| "हमें इसे तब तक नहीं भेजना चाहिए जब तक कानूनी इसे नहीं देख लेता" | मसौदे की कानूनी समीक्षा का अनुरोध करें; इसे अनुमोदन से पहले न भेजें। |
तीसरी पंक्ति विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। यदि वाक् पहचान "नहीं" को हटा देती है या नाम बदल देती है, तो नया कार्य निर्णय को उलट सकता है। महत्वपूर्ण पंक्तियों की तुलना मीटिंग नोट्स, ईमेल या निर्देश देने वाले व्यक्ति से करें। हमारा जोखिम-प्रथम प्रूफरीडिंग गाइड गद्य को निखारने से पहले निषेधों, संख्याओं और नामों की जांच करने का सुझाव देता है। वह आदेश कार्य सूचियों के लिए भी काम करता है।
एक नियत तारीख का आविष्कार न करें क्योंकि आपका कार्य ऐप एक नियत तारीख चाहता है। यदि वक्ता ने कोई तारीख निर्दिष्ट नहीं की है, तो इसे अपुष्ट के रूप में चिह्नित करें और पूछें। यदि कार्रवाई किसी और की है, तो उसे सौंपने से पहले मालिक को स्पष्ट रूप से रिकॉर्ड करें। किसी अस्पष्ट अनुरोध की सटीक प्रतिलेख अभी भी एक अस्पष्ट अनुरोध है।
जहां श्रुतलेख अपना स्थान अर्जित करता है
आवाज तब सबसे अधिक मदद करती है जब आपके हाथ काम के एक अलग हिस्से में व्यस्त होते हैं या जब विचार एक औपचारिक कार्य के रूप में वाक्यांश के लिए बहुत अस्थायी होता है। एक लंबे दस्तावेज़ को पढ़ने के बाद, आप एक निजी मसौदे में कुछ प्रश्न बोल सकते हैं। एक बैठक के बाद, जब संदर्भ ताज़ा हो तो आप यह जान सकते हैं कि लोग किस बात पर सहमत हुए थे। एक शांत कार्यक्षेत्र में, एक डेस्कटॉप वॉयस कीबोर्ड आपको अलग रिकॉर्डिंग वर्कफ़्लो खोले बिना उन शब्दों को रखने की सुविधा देता है जहां आपका कर्सर है।
MacOS या Windows पर, उस कैप्चर ड्राफ्ट को निर्देशित करने के लिए टॉकपैड का उपयोग किया जा सकता है। महत्वपूर्ण कदम गंतव्य चुनना है: कच्चे विचारों के लिए एक निजी दस्तावेज़, समीक्षा किए गए कार्यों के लिए एक कार्य प्रबंधक। इससे यह अनुमान नहीं लगाया जा सकता कि "ड्राफ्ट भेजना" सुरक्षित है या किसने इसे भेजने का वादा किया है। किसी के साथ कार्य साझा करने से पहले स्वयं उन विवरणों की जांच करें।
यदि आपकी सूची अधिकतर सटीक उत्पाद कोड, यूआरएल, कैलेंडर तिथियां या छोटे चेकबॉक्स लेबल हैं, तो कीबोर्ड तेज़ और सुरक्षित हो सकता है। माइक्रोसॉफ्ट के विंडोज वॉयस टाइपिंग निर्देश, एप्पल के मैक डिक्टेशन गाइड और Google की डॉक्स वॉयस टाइपिंग सहायता कवर करती है कि अपने संबंधित वातावरण में बोलना कैसे शुरू करें। अपने संपादक में उपलब्ध टूल का उपयोग करें और इसे आवश्यक सफ़ाई के आधार पर आंकें, न कि इसे शुरू करने की नवीनता के आधार पर।
जब वॉयस इनबॉक्स एक दायित्व बन जाता है
जब तक आप अपने संगठन के नियमों और सेवा द्वारा ऑडियो और टेक्स्ट के प्रबंधन के बारे में नहीं जानते, तब तक किसी अन्य के गोपनीय विवरण को किसी सेवा में निर्देशित न करें। टीम कार्रवाई आइटम में ग्राहक का नाम, स्वास्थ्य विवरण या अप्रकाशित वित्तीय आंकड़ा शामिल हो सकता है। कोई निजी कार्य आपकी अपेक्षा से अधिक भी उजागर कर सकता है। कम जोखिम वाले नोट से शुरुआत करें और संवेदनशील कार्य के लिए किसी भी क्लाउड-समर्थित टूल का उपयोग करने से पहले हमारी वॉइस टाइपिंग गोपनीयता चेकलिस्ट पढ़ें।
साझा बोर्ड अतिरिक्त विराम के पात्र हैं। जब अन्य लोग इसे देखते हैं तो एक कच्चा बोला गया विचार एक प्रतिबद्धता की तरह लग सकता है। "शायद एक नया प्रदाता आज़माएं" "शुक्रवार तक प्रदाताओं को स्विच करें" के समान नहीं है। केवल समीक्षा की गई कार्रवाई को ही बोर्ड के पास ले जाएं, यदि कोई मौजूद है तो मालिक और वास्तविक समय सीमा के साथ। चर्चा और परिकल्पनाओं को नोट्स में रखें।
पहुँच-योग्यता की आवश्यकताएँ उत्पादकता प्रयोग से भिन्न होती हैं। कुछ लोग स्पीच इनपुट का उपयोग करते हैं क्योंकि टाइपिंग दर्दनाक या अनुपलब्ध है। उस स्थिति में, उत्तर यह नहीं है कि "केवल अंतिम सूची टाइप करें।" आवाज का उपयोग करके कार्य को विभाजित करें, उचित होने पर किसी विश्वसनीय समीक्षक से जोखिम भरे विवरण की जांच कराएं, या एक सुलभ कार्य ऐप चुनें जो संपादन का समर्थन करता हो। लक्ष्य एक उपयोगी कार्य है, किसी विशेष इनपुट पद्धति के प्रति निष्ठा नहीं।
दिन के अंत में पांच मिनट का परीक्षण
तीन कार्यदिवसों के लिए, आवाज द्वारा कार्यों को एक निजी इनबॉक्स में कैप्चर करें। प्रत्येक दिन समाप्त करने से पहले, प्रत्येक प्रविष्टि को अगली कार्रवाई, एक कैलेंडर ईवेंट, संदर्भ सामग्री या त्यागने योग्य किसी चीज़ में बदल दें। यदि एक पंक्ति में अलग-अलग परिणामों वाली दो क्रियाएं हैं, तो इसे विभाजित करने पर विचार करें। यह मत गिनें कि आपने कितने शब्द बनाए। गिनें कि कल की बातचीत को दोबारा बनाए बिना आप कल कितनी प्रविष्टियाँ समझ सकते हैं।
फिर अनुभव की तुलना सीधे कुछ दिनों के टाइपिंग कार्यों से करें। क्या आवाज से बचाव के विचार आपके खो गए होंगे? क्या समीक्षा में सहेजे गए कैप्चर से अधिक समय लगा? क्या आपको नाम या तारीखें सही करनी पड़ीं? कोई सार्वभौमिक विजेता नहीं है. एक वॉइस इनबॉक्स लंबे, गंदे विचारों और अनावश्यक खरीदारी सूची के लिए उत्कृष्ट हो सकता है। यदि आपका इनबॉक्स अलग-अलग दायित्वों के बजाय विचारों से भरा है तो हमारा ब्रेन डंप वर्कफ़्लो आगे बढ़ता है।
टॉकपैड का मुफ्त डेस्कटॉप प्लान प्रति सप्ताह 2,500 शब्दों की अनुमति देता है, जो बिना भुगतान किए macOS या Windows पर एक छोटे वॉयस इनबॉक्स का परीक्षण करने के लिए पर्याप्त है। लेकिन परीक्षा यह नहीं है कि आप भत्ता भर सकते हैं या नहीं। बात यह है कि क्या आप दिन का अंत उन कार्यों से करते हैं जिन पर आप भरोसा करते हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न
क्या मैं वॉयस टाइपिंग के साथ कार्यों की सूची बना सकता हूं?
हां. एक निजी नोट या एक केंद्रित कार्य क्षेत्र में निर्देशित करें, फिर जांचें कि क्या प्रत्येक प्रविष्टि एक स्पष्ट अगली कार्रवाई का नाम देती है। सूची साझा करने से पहले तिथियों, नामों और असाइनमेंट की समीक्षा करें।
क्या मुझे सीधे किसी कार्य ऐप में आदेश देना चाहिए?
सरल वस्तुओं के लिए, यह काम कर सकता है। विचारों की एक लंबी धारा के लिए, परियोजनाओं को विभाजित करने, मालिकों को नियुक्त करने या समय सीमा जोड़ने से पहले एक निजी इनबॉक्स की समीक्षा करना आसान होता है। जांचें कि ऐप कर्सर पर टेक्स्ट स्वीकार करता है।
मैं वॉयस नोट को एक्शन आइटम में कैसे बदलूं?
नोट को एक बार पढ़ें, अलग-अलग परिणामों को अलग करें, प्रत्येक क्रिया को एक क्रिया और एक वस्तु दें, फिर स्रोत के विरुद्ध मालिकों और तिथियों को सत्यापित करें। विवरणों का आविष्कार करने के बजाय अनिश्चित प्रश्नों को स्पष्टीकरण सूची में रखें।
क्या डिक्टेशन कार्य सूची टाइप करने से तेज़ है?
यह सूची पर निर्भर करता है। डिक्टेशन लंबे विचारों को तुरंत पकड़ सकता है, जबकि टाइपिंग छोटे, सटीक लेबल के लिए फायदेमंद हो सकती है। दोनों की तुलना करते समय सफाई और स्पष्टीकरण का समय शामिल करें।
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