एक वॉयस ब्रेन डंप वर्कफ़्लो जो एक उपयोगी योजना में समाप्त होता है

माना जाता है कि ब्रेन डंप आपके सिर को साफ़ कर देता है। बहुत बार, यह एक दूसरी समस्या पैदा करता है: पाठ की एक दीवार जिसमें आधे-अधूरे कार्य, चिंताएँ, नाम, अनुस्मारक, संभावित परियोजनाएँ और वाक्य होते हैं जो केवल आपके बोलते समय ही समझ में आते हैं।

एक अतिभारित प्रबंधक या स्वतंत्र पेशेवर के लिए, वह प्रतिलेख उसके द्वारा कैप्चर किए गए विचारों से अधिक भारी लग सकता है। हर पंक्ति अब व्याख्या की मांग करती है। आपको कार्यों को संदर्भ से अलग करना होगा, तय करना होगा कि क्या मायने रखता है, और तीन मिनट के चक्कर में छिपे उपयोगी विचार को पुनः प्राप्त करना होगा। कैप्चरिंग तेज़ थी, लेकिन प्रोसेसिंग एक और काम बन गया।

इसलिए एक उपयोगी वॉयस ब्रेन डंप वर्कफ़्लो को हर चीज़ को रिकॉर्ड करने के अलावा और भी बहुत कुछ करना चाहिए। भाषण से लेकर निर्णय तक स्पष्ट मार्गदर्शन की जरूरत है। नीचे दिए गए पांच चरण तेजी से याद करने के लिए आवाज का उपयोग करते हैं, फिर जानबूझकर सॉर्टिंग, चयन और शेड्यूलिंग पर स्विच करते हैं। परिणाम एक परिष्कृत प्रतिलेख नहीं है. यह एक छोटी सी योजना है जिस पर आप भरोसा कर सकते हैं।

वर्कफ़्लो एक नज़र में

इस विधि को स्पिल, मार्क, सॉर्ट, चूज़, प्लेस कहा जाता है। प्रत्येक चरण में एक कार्य और एक आउटपुट होता है:

1. छलकना:जो ध्यान आकर्षित कर रहा है उसे पकड़ें।
2. निशान:प्रतिलेख को अलग, समझने योग्य पंक्तियों में बदलें।
3. क्रम से लगाना:प्रत्येक पंक्ति को उस प्रकार के प्रबंधन के अनुसार लेबल करें जिसकी उसे आवश्यकता है।
4. चुनना:तय करें कि क्या कार्रवाई अभी की जानी चाहिए, बाद में, या कभी नहीं।
5. जगह:चयनित कार्रवाइयों को ऐसी जगह रखें जहां वे वास्तव में फिर से दिखाई देंगी।

अलगाव मायने रखता है. स्पिल के दौरान आप याद कर रहे हैं, संगठित नहीं कर रहे हैं। चुनें के दौरान, आप अधिक विचार उत्पन्न नहीं कर रहे हैं, बल्कि प्रतिबद्ध हैं। एक चरण तब समाप्त होता है जब उसका आउटपुट मौजूद होता है, भले ही प्रतिलेख में अभी भी मोटे शब्द हों।

शुरू करने से पहले: एक संग्रहण बिंदु चुनें

दिनांक और "ब्रेन डंप" शब्दों वाला एक अस्थायी दस्तावेज़ खोलें। अभी अपने कार्य प्रबंधक से बात न करें. इससे पहले कि आपको पता चले कि कौन सी पंक्तियाँ सम कार्य हैं, एक कार्य प्रबंधक परियोजनाओं, तिथियों, प्राथमिकताओं और मालिकों के बारे में पूछता है। अस्थायी दस्तावेज़ गंदे विचारों को सुरक्षित लैंडिंग स्थान देता है।

आठ से बारह मिनट के लिए टाइमर सेट करें। यह परेशान करने वाली बातों को उजागर करने के लिए काफी लंबा है लेकिन इतना छोटा है कि सत्र को सुनाई गई आत्मकथा बनने से रोका जा सकता है। दस्तावेज़ में कर्सर रखें और उस डिक्टेशन टूल का उपयोग करें जिसे आप पहले से जानते हैं। Talkpad macOS और Windows पर सीधे डेस्कटॉप ऐप्स में वॉयस टेक्स्ट दर्ज कर सकता है, जो इस वर्कफ़्लो को आपके सामान्य नोट्स ऐप या दस्तावेज़ संपादक में होने देता है।

संवेदनशील सामग्री को बोले गए नोट्स से दूर रखें जब अन्य लोग आपको सुन सकें। सटीक पासवर्ड, निजी खाता विवरण, कानूनी उद्धरण और गोपनीय पहचानकर्ताओं को ज़ोर से बोलने के बजाय टाइप करें।

चरण 1: बिना हल किए छलकना

उन क्षेत्रों से शुरू करें जिनमें आम तौर पर खुले लूप होते हैं: लोग, वादे, समय सीमा, निर्णय, समस्याएं और विचार। एक विषय पर लगभग 20 से 60 सेकंड तक बोलें, फिर रुकें और एक नया पैराग्राफ शुरू करें। विराम सीमाएँ बनाता है जो चरण 2 में मदद करेगा।

शोध न करें, अपना कैलेंडर न जांचें, या संपूर्ण ईमेल का मसौदा तैयार न करें। यदि कोई विवरण गायब है, तो कहें कि वह गायब है। "नवीनीकरण तिथि की पुष्टि करने की आवश्यकता है" पर्याप्त है। यदि आप किसी समस्या को हल करना शुरू करते हैं, तो उपयोगी दिशा को लेबल करें और आगे बढ़ें: "संभावित समाधान: मिया से पूछें कि क्या पुराने निर्यात का पुन: उपयोग किया जा सकता है।"

"नया विषय," "संभावित कार्रवाई," "प्रतीक्षा," और "चिंता" जैसे मौखिक संकेतों का उपयोग करें। उन्हें संपादन से बचे रहने की आवश्यकता नहीं है। उनका उद्देश्य तेज़ ट्रांसक्रिप्ट को स्कैन करना आसान बनाना है।

स्पोकन प्रॉम्प्ट को कॉपी-पेस्ट करें

इसे दस्तावेज़ के शीर्ष पर चिपकाएँ और आवश्यकता पड़ने पर प्रत्येक संकेत को पढ़ें:

मैं खुले लूपों को खाली कर रहा हूं, उन्हें हल नहीं कर रहा हूं। उन लोगों से शुरुआत करें जिनका उत्तर या निर्णय मुझे देना है। फिर वादों और समय-सीमाओं को कवर करें। फिर समस्याएँ बार-बार उभरती रहती हैं। फिर ऐसे विचार जिन्हें मैं खोना नहीं चाहता। प्रत्येक विषय के लिए, बताएं कि क्या हुआ, यह क्यों मायने रखता है, और सबसे छोटा संभव अगला कदम क्या है। यदि मुझे अगले कदम के बारे में पता नहीं है, तो बताएं कि कौन सी जानकारी गायब है। विषय बदलने पर नया अनुच्छेद प्रारंभ करें। महत्वपूर्ण बिंदु पकड़ में आने के बाद रुकें।

संकेत आपके भाषण को स्क्रिप्ट में बदले बिना दिशा देता है। ऐसे किसी भी संकेत को छोड़ दें जिसके पीछे कुछ भी उपयोगी न हो। प्रतिलेख को सामान्य विचारों से भरने की तुलना में मौन बेहतर है।

चरण 2: उपयोगी इकाइयों को चिह्नित करें

टाइमर समाप्त होने पर हुक्म चलाना बंद करें। वाक्यों को संपादित किए बिना प्रतिलेख को ऊपर से नीचे तक एक बार पढ़ें। दूसरे पास पर, इसे प्रति पंक्ति एक आइटम में विभाजित करें। एक पंक्ति में एक प्रतिबद्धता, निर्णय, प्रश्न, चिंता, संदर्भ या विचार होना चाहिए।

मौखिक वार्म-अप, बार-बार स्पष्टीकरण और स्पष्ट भराव को हटा दें। उस संदर्भ को सुरक्षित रखें जो क्रिया को बदलता है। "ईमेल ली" कमजोर है. "ली को यह पुष्टि करने के लिए ईमेल करें कि क्या शुक्रवार की समीक्षा में वित्त शामिल है" आपको बाद में पता चलता है कि संदेश को क्या हासिल करना चाहिए।

जांच के लिए पास को बाधित करने के बजाय अनिश्चित तथ्यों के लिए कोष्ठक का उपयोग करें: "नवीनीकरण [12 मई?] है" या "मालिक [रवि] हो सकता है।" अनिश्चितता को चिह्नित करना किसी रफ ट्रांस्क्रिप्ट को चुपचाप झूठा रिकॉर्ड बनने से रोकता है।

यह अंतिम लेखन पास नहीं है. लक्ष्य सुपाठ्यता है. यदि विराम चिह्न के कारण किसी वस्तु की व्याख्या करना कठिन हो जाता है, तो इसे अभी ठीक करें।श्रुतलेख विराम चिह्न धोखा शीटयदि अनुच्छेद विराम या सूची संरचना का अभाव नियमित रूप से इस चरण को धीमा कर देता है तो यह उपयोगी है।

चरण 3: हैंडलिंग प्रकार के आधार पर क्रमबद्ध करें

पहले ग्राहक, विभाग या प्रोजेक्ट के आधार पर क्रमबद्ध न करें। वह व्यवस्था सुव्यवस्थित दिखती है लेकिन प्रत्येक आइटम के लिए आवश्यक निर्णय को छिपा देती है। हैंडलिंग प्रकार के आधार पर क्रमबद्ध करें ताकि आप समान निर्णयों को एक साथ संसाधित कर सकें।

प्रत्येक पंक्ति के आरंभ में लेबल लिखें. यदि एक पंक्ति को दो लेबल की आवश्यकता है, तो इसे विभाजित करें। "अनुमान के लिए सैम से पूछें और बजट अपडेट करें" एक एएसके आइटम बन जाता है जिसके बाद एक डीओ आइटम होता है जो उत्तर पर निर्भर हो सकता है।

चरण 4: सीमाओं के साथ चुनें

क्रमबद्ध सूची स्पष्ट है, लेकिन यह अभी तक एक योजना नहीं है। चयन इन्वेंट्री को प्रतिबद्धता में बदल देता है। करो, निर्णय लो और पूछो समूहों की समीक्षा करें और तीन सीमाएँ लागू करें:

• आज के लिए अधिकतम तीन चालें चुनें।कोई कदम एक कार्य, एक छोटा निर्णय ब्लॉक या एक संदेश हो सकता है जो किसी को अनब्लॉक करता है।
• सप्ताह के शेष दिनों के लिए अधिकतम पाँच चालें चुनें।सुनिश्चित करें कि प्रत्येक का स्पष्ट परिणाम और पर्याप्त संदर्भ हो।
• बाकी सभी चीज़ों को सक्रिय दृश्य से बाहर ले जाएँ।इसे बाद में शेड्यूल करें, प्रोजेक्ट सूची में रखें, संदर्भ के रूप में रखें, या छोड़ दें।

ऐसी कार्रवाइयों का पक्ष लें जो अन्यत्र दबाव छोड़ें। तीन सहकर्मियों के लिए किसी निर्णय की पुष्टि करना किसी निजी दस्तावेज़ को चमकाने से ज़्यादा मायने रख सकता है। एक सटीक प्रश्न भेजना एक अस्पष्ट शोध कार्य को दूसरे सप्ताह तक ले जाने से बेहतर हो सकता है।

चयनित आइटमों को अवलोकनीय क्रियाओं के रूप में पुनः लिखें। "बजट" बन जाता है "दो विक्रेताओं के कुल योग की तुलना करें और गुरुवार तक एक की अनुशंसा करें।" "ग्राहक की चिंता" बन जाती है "ग्राहक से पूछें कि कौन सा अनुमोदन चरण साइन-ऑफ में देरी कर रहा है।" यदि क्रिया अभी भी भारी लगती है, तो पहले दस मिनट की चाल को परिभाषित करें।

चरण 5: प्रत्येक प्रतिबद्धता रखें

अब केवल चयनित और क्रमबद्ध आइटम ही स्थानांतरित करें। कैलेंडर पर समय-विशेष का कार्य चलता रहता है। कार्य सूची में लचीली कार्रवाइयां शामिल होती हैं। प्रश्न संदेशों या मीटिंग एजेंडा में जाते हैं। प्रत्यायोजित कार्य एक मालिक के साथ प्रतीक्षा सूची और अनुवर्ती कार्रवाई की तारीख पर चला जाता है। KEEP आइटम संदर्भ या किसी दिन की सूची में जाएं।

प्लेसमेंट वह बिंदु है जिस पर ब्रेन डंप भरोसेमंद हो जाता है। यादृच्छिक नोट पर "फॉलो अप विद जो" को खोना आसान है। "वेटिंग फॉर जो: संशोधित शेड्यूल; चेक थर्सडे" का एक स्वामी, एक अपेक्षित परिणाम और एक ट्रिगर है।

जब संदर्भ ताज़ा हो तो संक्षिप्त अनुवर्ती भेजें। यदि कई वार्तालापों के बाद डंप आया, तो संरचना का उपयोग करेंमीटिंग अनुवर्ती नोट्स वर्कफ़्लोप्रासंगिक पंक्तियों को निर्णयों, मालिकों और नियत तारीखों में बदलने के लिए।

मूल डंप को एक सप्ताह के लिए संग्रह के रूप में छोड़ दें, लेकिन इसे किसी अन्य सक्रिय सूची के रूप में उपयोग न करें। प्रतिबद्धताएँ कहाँ गईं, यह बताते हुए एक अंतिम पंक्ति जोड़ें। फिर दस्तावेज़ बंद करें.

भीड़-भाड़ वाले दिनों के लिए 20 मिनट का संस्करण

जब आपका शेड्यूल व्यस्त हो, तो एक निश्चित ताल का उपयोग करें: स्पिल के लिए आठ मिनट, मार्क के लिए चार मिनट, सॉर्ट करने के लिए तीन मिनट, चुनने के लिए तीन मिनट और प्लेस करने के लिए दो मिनट। समय सीमा सफाई को आवाज कैप्चर के लाभ को निगलने से रोकती है।

टीपीब्रांडएक्स का पुश-टू-टॉक वर्कफ़्लो प्रत्येक विषय को एक अलग ब्लॉक में रखने में मदद कर सकता है क्योंकि आप अगले आइटम पर जाने से पहले शॉर्टकट को पकड़ते हैं, बोलते हैं और छोड़ते हैं। यदि आपकी रफ ट्रांस्क्रिप्ट को साफ करने में अभी भी बहुत समय लगता है, तोध्वनि टाइपिंग संपादन टूलकिटसंरचनात्मक, तथ्यात्मक और वाक्य-स्तरीय संपादनों के लिए एक आदेश दिखाता है।

सामान्य विफलता मोड

डंप एक लंबी कहानी बन जाता है

ब्लॉक की लंबाई कम करें और प्रत्येक परिवर्तन से पहले "नया विषय" का उपयोग करें। आपको अलग करने योग्य इकाइयों की आवश्यकता है, सुरुचिपूर्ण बदलावों की नहीं।

प्रत्येक वस्तु अत्यावश्यक लगती है

तीन-आज और पांच-इस-सप्ताह की सीमा रखें। क्षमता के बिना तात्कालिकता केवल एक अनारक्षित सूची है।

आप संगठित तो होते हैं लेकिन कभी प्रतिबद्ध नहीं होते

स्थान के साथ समाप्त करें, भले ही पहले चरण अपूर्ण हों। एक निर्धारित कार्रवाई और एक भेजा गया प्रश्न एक खूबसूरती से टैग की गई प्रतिलेख की तुलना में अधिक उपयोगी है।

आप पुराने डंप का प्रसंस्करण करते रहें

ब्रेन डंप एक इनटेक दस्तावेज़ है, स्थायी डैशबोर्ड नहीं। प्रतिबद्धताओं को स्थानांतरित करें, उनके गंतव्यों को नोट करें और इसे बंद करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

वॉइस ब्रेन डंप कितने समय के लिए होना चाहिए?

आठ से बारह मिनट एक व्यावहारिक डिफ़ॉल्ट है। 20 से 60 सेकंड के लघु विषय ब्लॉक का उपयोग करें ताकि प्रतिलेख को विभाजित करना और क्रमबद्ध करना आसान हो।

क्या मुझे वॉइस ब्रेन डंप करते समय संपादन करना चाहिए?

कैप्चर के दौरान वाक्य संपादन से बचें. यदि आवश्यक हो तो गंभीर तथ्यात्मक गलती को सुधारें, लेकिन बाद के चरणों के लिए विभाजन, लेबलिंग, विराम चिह्न सफाई और प्राथमिकता को बचाएं।

मुझे उन विचारों का क्या करना चाहिए जो क्रियान्वित नहीं हो सकते?

उपयोगी गैर-कार्रवाई योग्य विचारों को लेबल करें और उन्हें किसी संदर्भ या किसी दिन की सूची में ले जाएं। दोहराव, समाप्त हो चुकी चिंताएँ और भविष्य में कोई महत्व न रखने वाले विचारों को हटा दें।

मुझे इस वर्कफ़्लो का कितनी बार उपयोग करना चाहिए?

इसका उपयोग तब करें जब खुले लूप ध्यान आकर्षित करने के लिए प्रतिस्पर्धा कर रहे हों, जैसे व्यस्त बैठक के दिन के बाद, साप्ताहिक योजना से पहले, या जब कई परियोजनाएं उलझी हुई लगती हैं। इसे दैनिक अनुष्ठान बनने की आवश्यकता नहीं है।

क्या वॉइस ब्रेन डंप किसी कार्य प्रबंधक की जगह ले सकता है?

नहीं, डंप एक अस्थायी सेवन बिंदु है। अंतिम स्थान चरण आपके कैलेंडर, कार्य प्रबंधक, एजेंडा, संदेश और प्रतीक्षा-सूची में प्रतिबद्धताओं को स्थानांतरित करता है।

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