भर्तीकर्ताओं के लिए वॉयस टाइपिंग: तेज़ साक्षात्कार नोट्स, आउटरीच, और भर्ती प्रतिक्रिया

भर्ती करना बोलने का काम जैसा दिखता है, लेकिन वास्तव में यह छद्म रूप से लिखने का काम है। एक एकल खुली भूमिका हायरिंग मैनेजर से इनटेक नोट्स, एक सोर्सिंग रणनीति, दर्जनों आउटरीच संदेश, साक्षात्कार स्कोरकार्ड, डीब्रीफ सारांश, अस्वीकृति ईमेल, टॉकिंग पॉइंट्स, एटीएस फील्ड अपडेट और सभी को चालू रखने के लिए स्लैक पिंग उत्पन्न कर सकती है। बातचीत मज़ेदार हिस्सा है. लेखन ही वास्तव में एक पाइपलाइन को जीवित रखता है।

कठिन हिस्सा यह नहीं जानना है कि उम्मीदवार कैसा है। एक अच्छी स्क्रीन के बाद, आमतौर पर आपकी स्पष्ट समझ होती है: तकनीकी स्तर पर मजबूत, नेतृत्व के दायरे में हल्का, मिशन से प्रेरित लेकिन कॉम्प को लेकर घबराया हुआ। कठिन हिस्सा यह है कि अगली कॉल शुरू होने से पहले उसे पाठ में पढ़ लिया जाए। जब नोट्स में देरी होती है, तो सबसे पहले तीक्ष्ण विवरण फीका पड़ जाता है। आपको याद है कि उम्मीदवार "अच्छा" था, लेकिन वह विशिष्ट उदाहरण नहीं जिसने इसे साबित किया, या जब आपने कॉल पर उल्लेख किया तो शांत झिझक हुई।

वॉयस टाइपिंग भर्ती के लिए उपयुक्त है क्योंकि काम पहले से ही बोला जाता है। आप हायरिंग मैनेजर के साथ ज़ोर से बातचीत करते हैं, आप अपने सोर्सिंग पार्टनर के साथ उम्मीदवार के बारे में बात करते हैं, आप आउटरीच कॉल से पहले पिच का अभ्यास करते हैं। एक सिस्टम-वाइड वॉयस कीबोर्ड उस बोली जाने वाली सोच को उस स्थान पर ड्राफ्ट में बदल देता है जहां टीम वास्तव में उपयोग करती है: ग्रीनहाउस, लीवर, एशबी, लिंक्डइन रिक्रूटर, जीमेल, स्लैक, नोशन, या एक एआई सहायक।

लेखन की भर्ती क्यों ढेर हो रही है?

भर्ती करने से गति मिलती है, लेकिन लेखन हमेशा सबसे बुरे क्षण में होता है। एक फोन स्क्रीन तीन उपयोगी संकेतों के साथ समाप्त होती है, फिर दो मिनट में दूसरा उम्मीदवार इंतजार कर रहा होता है। एक संक्षिप्त विवरण एक स्पष्ट निर्णय देता है, लेकिन स्कोरकार्ड फ़ील्ड टैब के पीछे छिपे होते हैं। एक आउटरीच संदेश के लिए एक व्यक्तिगत हुक की आवश्यकता होती है, लेकिन आपके पास दोपहर के भोजन से पहले साफ़ करने के लिए चालीस प्रोफ़ाइल हैं।

वह समय पतले नोट्स बनाता है। स्कोरकार्ड उस व्यवहार का नाम बताने के बजाय "अच्छी संस्कृति के लिए उपयुक्त" कहता है जिसने इसे साबित किया है। एटीएस उस संदर्भ के बिना कहती है "मजबूत उम्मीदवार, आगे बढ़ रहा है" जो अगले साक्षात्कारकर्ता को चाहिए। अस्वीकृति नोट में बिना किसी कारण के "फिट नहीं" कहा गया है जो आपको उन्हें भविष्य की भूमिका में रखने में मदद करेगा। तकनीकी रूप से हर किसी के पास एक रिकॉर्ड है, फिर भी किसी के पास आत्मविश्वासपूर्ण निर्णय लेने के लिए आवश्यक विवरण नहीं है।

यह कोई अनुशासन समस्या नहीं है. अधिकांश भर्तीकर्ता लगातार लिखते रहते हैं। अड़चन यह है कि उम्मीदवार के संकेत को टाइप करने की तुलना में समझाना कहीं अधिक आसान है, खासकर बैक-टू-बैक साक्षात्कारों के बीच। ध्वनि टाइपिंग से स्पष्टीकरण प्राप्त करने की लागत कम हो जाती है जबकि प्रभाव अभी भी ताज़ा और ईमानदार रहता है।

डिक्टेट करें जबकि उम्मीदवार का संकेत अभी भी ताज़ा है

साक्षात्कार नोट्स कैप्चर करने का सबसे अच्छा समय कॉल समाप्त होने के बाद पहला मिनट है, इससे पहले कि अगली बातचीत अंतिम को ओवरराइट कर दे। आपको अभी भी उम्मीदवार के सटीक वाक्यांश याद हैं, जिस उदाहरण के लिए वे पहुंचे थे, वह क्षण जब उनकी ऊर्जा बदल गई थी, और बातचीत का वह हिस्सा जिसने आपके पढ़ने को ऊपर या नीचे ले जाया था।

एक उपयोगी निर्देशित नोट स्पष्ट हो सकता है: "मजबूत सिस्टम विचारक, माइग्रेशन के माध्यम से सफाई से चला गया और रोलबैक निर्णय का मालिक था। प्रबंधन पर कम आश्वस्त। वास्तविक चिंता यह है कि क्या यहां उसे रखने के लिए गुंजाइश काफी बड़ी है, क्योंकि वह स्पष्ट रूप से और अधिक के लिए तैयार है।" इससे नियुक्ति प्रबंधक और अगले साक्षात्कारकर्ता को जांच के लिए कुछ ठोस मिलता है, अस्पष्ट संकेत नहीं।

आवाज को समीक्षा का स्थान नहीं लेना चाहिए. उम्मीदवार के नाम, पदवी, कॉम्प आंकड़े, वीज़ा विवरण और नियुक्ति संबंधी निर्णय को प्रभावित करने वाली किसी भी चीज़ की सावधानीपूर्वक जांच करने की आवश्यकता है। श्रुतलेख को कैप्चर परत के रूप में सोचें। ईमानदारी से पढ़ते हुए तुरंत बोलें, फिर आधिकारिक उम्मीदवार रिकॉर्ड का हिस्सा बनने से पहले ड्राफ्ट को संपादित करें।

जहां वॉयस टाइपिंग से रिक्रूटर्स को मदद मिलती है

साक्षात्कार नोट्स और स्कोरकार्ड

स्कोरकार्ड तब सबसे उपयोगी होते हैं जब वे केवल रेटिंग ही नहीं, बल्कि साक्ष्यों की व्याख्या करते हैं। एक स्क्रीन या पैनल के बाद, दोहराए जाने योग्य आकार में पढ़ें: भूमिका की क्या आवश्यकता है, उम्मीदवार ने क्या दिखाया, संदेह कहां है, और अगले साक्षात्कारकर्ता को क्या जानना चाहिए। एक नियुक्ति करने वाले प्रबंधक के लिए एक सुसंगत नोट पर भरोसा करना और संक्षिप्त विवरण को शीघ्रता से आगे बढ़ाना कहीं अधिक आसान होता है।

उम्मीदवार आउटरीच और इनमेल्स

सामान्य आउटरीच को नजरअंदाज कर दिया जाता है। जिन संदेशों का उत्तर मिलता है वे एक विशिष्ट कारण के साथ खुलते हैं जिन तक आप पहुंचे हैं: एक प्रोजेक्ट, एक बातचीत, उनकी पृष्ठभूमि में बदलाव जो भूमिका के लिए उपयुक्त हो। उस हुक को बोलना अक्सर टाइप करने की तुलना में तेज़ होता है, और यह अधिक मानवीय लगता है। व्यक्तिगत पहली पंक्ति और भूमिका पिच को निर्देशित करें, फिर इसे ट्रिम करें ताकि यह इतना छोटा रहे कि एक व्यस्त उम्मीदवार वास्तव में इसे पढ़ सके।

फीडबैक और डीब्रीफ को काम पर रखना

जब संक्षिप्त सारांश के रूप में घंटों बाद लिखा जाता है तो संक्षिप्त नोट्स का मूल्य कम हो जाता है। साक्षात्कार के ठीक बाद, वास्तविक प्रतिक्रिया तय करें: विशिष्ट ताकत, ठोस चिंताएं, और उसके कारण के साथ सिफारिश। ईमानदार, विस्तृत फीडबैक उम्मीदवार को अस्पष्ट अस्वीकृति से बचाता है और टीम को अगले सप्ताह उसी निर्णय पर पुनर्विचार करने से बचाता है।

समन्वय एवं स्थिति अद्यतन

लोगों के बीच की दूरी में पाइपलाइनें रुक जाती हैं। एक भर्ती प्रबंधक जानना चाहता है कि एक उम्मीदवार धीमा क्यों हो गया। एक समन्वयक को शेड्यूलिंग बाधा की आवश्यकता होती है। एक स्रोतकर्ता को यह जानना आवश्यक है कि कौन सी प्रोफ़ाइल काम करती है। इन त्वरित अपडेट को सीधे स्लैक या एटीएस को निर्देशित करें ताकि अगला व्यक्ति बिना मीटिंग के कार्य कर सके।

नोट्स की भर्ती के लिए एक सरल वर्कफ़्लो

कर्सर वहां रखें जहां नोट रहना चाहिए. हॉटकी दबाए रखें, 30 से 90 सेकंड तक बोलें, फिर रुकें और ड्राफ्ट पढ़ें। प्रत्येक ब्लॉक को इतना छोटा रखें कि संपादन आसान लगे। यदि उम्मीदवार अधिक विवरण का हकदार है, तो एक लंबे प्रलाप के बजाय दूसरा ब्लॉक निर्देशित करें जिसे आप कभी भी साफ़ नहीं करेंगे।

हल्के टेम्प्लेट का उपयोग करें. एक साक्षात्कार पुनर्कथन के लिए, भूमिका की आवश्यकता, साक्ष्य, संदेह, अनुशंसा का प्रयास करें। आउटरीच के लिए, व्यक्तिगत हुक का प्रयास करें, उन्हें क्यों, एक पंक्ति में भूमिका, पूछें। संक्षिप्त विवरण के लिए, ताकत, चिंता, निर्णय, कारण का प्रयास करें। टेम्प्लेट प्रत्येक उम्मीदवार को उस फॉर्म में बदले बिना नोट को भटकने से बचाता है जिसे भरने पर आपको आपत्ति होती है।

यह आदत तब सबसे अच्छा काम करती है जब पाठ सीधे रिकॉर्ड की प्रणाली में आ जाता है। एटीएस में एक अलग ट्रांसक्रिप्ट ऐप से कॉपी करने से एक और काम जुड़ जाता है, और काम वही होते हैं जो व्यस्त दिन में छूट जाते हैं। वॉइस कीबोर्ड अलग होता है क्योंकि ड्राफ्ट वहीं दिखाई देता है जहां आपका कर्सर पहले से है, चाहे वह ग्रीनहाउस स्कोरकार्ड हो, लिंक्डइन संदेश हो या स्लैक थ्रेड हो। टॉकपैड macOS और Windows पर इसी तरह से काम करता है, इसलिए सोर्सिंग से लेकर ऑफर तक समान प्रवाह आपका अनुसरण करता है।

बेहतर AI संकेत लिखने के लिए आवाज का उपयोग करें

कई भर्तीकर्ता अब एआई का उपयोग आउटरीच का मसौदा तैयार करने, नौकरी विवरण के अनुसार बायोडाटा को सारांशित करने, उम्मीदवार-अनुकूल प्रतिक्रिया में एक डीब्रीफ को फिर से लिखने या गंदे नोट्स को एक साफ स्कोरकार्ड में बदलने के लिए करते हैं। प्रॉम्प्ट की गुणवत्ता आउटपुट की गुणवत्ता तय करती है, और अधिकांश टाइप किए गए प्रॉम्प्ट उपयोगी होने के लिए बहुत पतले होते हैं।

एक कमजोर संकेत पूछता है, "एक भर्ती ईमेल लिखें।" एक बेहतर संकेत भूमिका, उम्मीदवार की पृष्ठभूमि, विशिष्ट हुक, आप जो टोन चाहते हैं, और आपको COMP या टाइमलाइन के बारे में अधिक वादा नहीं करना चाहिए, के बारे में बताता है। उस सन्दर्भ को बोलना आम तौर पर उसे टाइप करने से तेज़ होता है। एआई ड्राफ्ट को अभी भी समीक्षा की आवश्यकता है, विशेष रूप से ऐसी कोई भी चीज़ जो प्रतिबद्धता की तरह लगती है, लेकिन यह बहुत समृद्ध सामग्री से शुरू होती है जब आप एक-पंक्ति अनुरोध के बजाय वास्तविक स्थिति को निर्देशित करते हैं।

भर्ती के लिए डिक्टेशन ऐप कैसे चुनें

भर्ती करने वाली टीमों को एक श्रुतलेख उपकरण की आवश्यकता होती है जो तेज, पूर्वानुमानित और एक दिन में दर्जनों छोटे विस्फोटों के लिए आरामदायक हो। पुश-टू-टॉक नियंत्रण, पठनीय विराम चिह्न, सिस्टम-वाइड टेक्स्ट प्रविष्टि और मूल्य निर्धारण की तलाश करें जो उन लोगों के लिए समझ में आता है जो लंबे दस्तावेज़ों के बजाय कई छोटे टुकड़ों में लिखते हैं। मीटिंग रिकॉर्डर कॉल कैप्चर करने के लिए उपयोगी हो सकता है, लेकिन यह स्कोरकार्ड फ़ील्ड नहीं भरेगा, इनमेल को वैयक्तिकृत नहीं करेगा, या आपके कर्सर पर स्लैक अपडेट नहीं लिखेगा।

टॉकपैड macOS और Windows के लिए एक सिस्टम-वाइड AI वॉयस कीबोर्ड है। हॉटकी पकड़ें, स्वाभाविक रूप से बोलें, और यह आपका कर्सर जहां भी हो वहां साफ-सुथरा टेक्स्ट डाल देता है। भर्तीकर्ताओं के लिए, इसका मतलब ग्रीनहाउस, लीवर, एशबी, लिंक्डइन रिक्रूटर, जीमेल, स्लैक, नोशन और एआई प्रॉम्प्ट पर एक वर्कफ़्लो है। मुफ़्त योजना में प्रति सप्ताह 2,500 शब्द शामिल हैं, और प्रो वार्षिक योजना पर $8 प्रति माह या $6 प्रति माह है।

क्या निर्देशित नहीं करना है

भर्ती संवेदनशील जानकारी को संभालती है, इसलिए निर्णय अभी भी मायने रखता है। उम्मीदवार के कॉम्प नंबर, वीज़ा या आव्रजन स्थिति, पृष्ठभूमि जांच विवरण, व्यक्तिगत संपर्क जानकारी, या संरक्षित विशेषताओं से जुड़े फीडबैक को निर्देशित न करें जहां आस-पास के लोग आपको सुन सकें। यदि कोई नोट अधिक सुनने से कानूनी या गोपनीयता जोखिम पैदा हो सकता है, तो इसके बजाय उसे टाइप करें।

किसी भी ऐसी चीज़ से विशेष रूप से सावधान रहें जो वादे के रूप में पढ़ी जाती है। एक उम्मीदवार क्या चाहता है और टीम को क्या महत्व देना चाहिए, यह जानने के लिए आवाज बहुत अच्छी है। यह वेतन, आरंभ तिथि, साक्षात्कार परिणाम या प्रस्ताव के लिए प्रतिबद्ध होने का कोई शॉर्टकट नहीं है। किसी भी चीज़ की समीक्षा करें जिसे किसी उम्मीदवार या एटीएस तक पहुंचने से पहले प्रतिबद्धता के रूप में पढ़ा जा सकता है, क्योंकि एक आकस्मिक निर्देशित पंक्ति एक वास्तविक अपेक्षा बन सकती है।

एक सप्ताह की भर्ती परीक्षा का प्रयास करें

एक सप्ताह तक तीन स्थानों पर ध्वनि टाइपिंग का प्रयोग करें। प्रत्येक स्क्रीन या पैनल के बाद पहले मिनट में साक्षात्कार नोट्स लिखवाएँ। किसी टेम्प्लेट को चिपकाने के बजाय अपने आउटरीच की व्यक्तिगत शुरुआती पंक्ति को निर्देशित करें। जब साक्षात्कार अभी ताज़ा हो तो संक्षिप्त प्रतिक्रिया लिखवाएँ। सफलता का आकलन इस आधार पर न करें कि कच्ची प्रतिलेख सही है या नहीं। निर्णय करें कि क्या अंतिम नोट तेजी से तैयार किया जा सकता है, अगले व्यक्ति के लिए स्पष्ट है और उम्मीदवार के बारे में अधिक ईमानदार है।

शुक्रवार तक, व्यावहारिक संकेतों की तलाश करें। क्या स्कोरकार्ड अगली सुबह के बजाय उसी दिन प्रदर्शित होते हैं? क्या डीब्रीफ़ तेज़ी से आगे बढ़ती है क्योंकि फीडबैक पहले से ही विशिष्ट है? क्या उम्मीदवार आउटरीच का उत्तर ऐसे दे रहे हैं जैसे किसी व्यक्ति ने इसे लिखा हो? क्या आपके दिन के अंत में लिखने का ढेर छोटा है? वे जीतें हैं जो पूर्ण मांग भार के बीच मिश्रित होती हैं।

भर्ती स्मृति, समय और विश्वास पर चलती है। एक उम्मीदवार याद रखता है कि एक भर्तीकर्ता ने उन्हें कैसा महसूस कराया था, और एक नियुक्ति प्रबंधक याद रखता है कि क्या नोट्स ने उन्हें निर्णय लेने में मदद की थी। वॉयस टाइपिंग आपको यह नहीं बताएगी कि किसे नियुक्त करना है। यह आपको पढ़ने को सटीक होने पर भी कैप्चर करने में मदद कर सकता है, फिर इसे एक ऐसे रिकॉर्ड में संपादित कर सकता है जिस पर पूरी टीम भरोसा कर सकती है। यह एक छोटा सा बदलाव है कि आप वास्तविक भुगतान के साथ कैसे काम करते हैं: कम खोए हुए संकेत, अधिक स्पष्ट विवरण, और दिन के अंत में आपके लिए बहुत कम लिखित ऋण की प्रतीक्षा करना।

इससे मनोबल का भी लाभ होता है. भर्तीकर्ता अक्सर अलिखित नोट्स और आधे-अधूरे आउटरीच के मानसिक बैकलॉग के साथ दिन समाप्त करते हैं, और यह बैकलॉग काम से भी अधिक भारी होता है। प्रत्येक वार्तालाप के तुरंत बाद किसी न किसी संस्करण को निर्देशित करने से यह जल्द ही साफ़ हो जाता है। नोट को अभी भी आपके निर्णय की आवश्यकता है, लेकिन यह अब एक चेहरे को घंटों बाद याद करने पर निर्भर नहीं करता है, जब प्रत्येक उम्मीदवार अगले चेहरे को धुंधला करना शुरू कर देता है।

टॉकपैड निःशुल्क डाउनलोड करें- निःशुल्क योजना पर 2,500 शब्द/सप्ताह।