Mengapa Daftar Tugas yang Didiktekan Berubah Menjadi Berantakan

Daftar tugas yang didiktekan dapat menyerupai laci sampah: mudah untuk memasukkan sesuatu, namun ternyata sulit untuk menemukan apa yang Anda perlukan nanti. Anda ingat mengatakan sesuatu tentang permohonan hibah. Teksnya berbunyi, "kirim email ke Maya tentang hibah dan lihat formulirnya dan mungkin tanyakan tentang referensinya." Tindakan mana yang lebih dulu? Masalahnya bukan Anda berbicara, bukan mengetik. Anda menangkap alur pemikiran dan menyebutnya sebagai tugas.

Suara sangat bagus untuk menangkap ide sebelum ide itu hilang. Ini kurang dapat diandalkan sebagai format akhir untuk tugas yang Anda harapkan akan dilakukan pada Kamis depan. Perlakukan dikte sebagai kotak masuk, lalu ubah bagian-bagian yang berguna menjadi keputusan. Perbedaan kecil tersebut membuat metode pengambilan cepat tidak menjadi hal lain yang harus dihindari.

Perangkap kecepatan itu nyata

Bayangkan keluar dari seminar dengan tiga ide berguna dan tenggat waktu. Sebuah catatan suara menangkap keempatnya sebelum Anda sampai ke meja Anda. Namun, saat Anda membuka catatan itu, isinya seperti transkrip pemikiran Anda: "Abstraknya memerlukan contoh yang lebih baik, mungkin tanyakan pada Leila apakah hari Jumat berhasil, dan saya harus menemukan makalah itu dari minggu lalu." Itu adalah catatan bagus saat ini. Ini adalah daftar tugas yang buruk.

Mengetik terasa lebih lambat pada waktu pengambilan karena Anda sering melakukan dua pekerjaan sekaligus: mengingat ide dan memilih tindakan selanjutnya. Dikte membuat pekerjaan pertama terasa mudah. Jika Anda tidak pernah melakukan yang kedua, detik yang disimpan akan kembali sebagai menit interpretasi. Inilah sebabnya tes kecepatan yang berhenti ketika kata-kata muncul di layar melewatkan bagian pengelolaan tugas yang penting.

Perbedaannya sudah diketahui dalam Ikhtisar Menyelesaikan Sesuatu yang diterbitkan oleh Todoist: tangkap terlebih dahulu, lalu klarifikasi apa arti item tersebut dan apa yang harus dilakukan untuk mengatasinya. Anda tidak perlu mengadopsi keseluruhan metode. Prinsip yang berguna adalah entri kotak masuk dan tugas yang dapat dijalankan memiliki tugas berbeda.

Pikiran lisan yang hilang

Suatu tugas biasanya memerlukan kata kerja, objek, dan garis akhir. "Hibah" adalah sebuah topik. "Bekerja dengan hibah" adalah sebuah niat. "Draf paragraf metode 150 kata untuk permohonan hibah" memberi tahu Anda apa yang harus dilakukan saat Anda duduk. Kata kerjanya tidak harus agung. Buka, bandingkan, kirim, dan tanyakan adalah kata kerja yang sangat bagus jika menunjuk pada hasil yang terlihat.

Ucapan juga menyembunyikan batasan. Anda mungkin berkata, "Periksa tanggalnya dan kirimkan formulirnya dan ingatkan Jay tentang lampirannya." Sistem pengenalan dapat menuliskannya secara akurat dan tetap memberi Anda tiga tindakan dalam satu baris. Tanda baca tidak akan menentukan siapa pemilik setiap tindakan, tanggal berapa yang penting, atau apakah pengiriman bergantung pada pemeriksaan. Pilihan itu milik Anda.

Ada pengecualian. "Beli susu oat" sudah menjadi tugas yang memadai. Jangan ubah pengingat belanjaan dua detik menjadi sebuah upacara. Langkah pemrosesannya adalah untuk item yang membuat Anda terdiam dan bertanya, "Apa yang saya maksud dengan itu?"

Gunakan konversi dua kolom, bukan transkrip sempurna

Berikut adalah templat kecil untuk disalin ke dalam dokumen pribadi. Sisi kiri adalah apa yang Anda katakan. Sisi kanan adalah apa yang sebenarnya akan Anda lakukan. Lakukan ini sekali sehari atau setelah rapat, bukan setelah setiap kalimat. Contoh yang diberikan hanyalah ilustrasi, bukan hasil eksperimen terukur.

Baris ketiga sangat penting. Jika pengenalan ucapan menghilangkan "tidak" atau menukar nama, tugas baru dapat membalikkan keputusan. Bandingkan baris-baris penting dengan catatan rapat, email, atau orang yang memberikan instruksi. panduan pengoreksian yang mengutamakan risiko kami menyarankan untuk memeriksa negasi, angka, dan nama sebelum memoles prosa. Urutan itu juga berfungsi untuk daftar tugas.

Jangan membuat tanggal jatuh tempo karena aplikasi tugas Anda menginginkannya. Jika pembicara tidak menyebutkan tanggalnya, tandai tanggal tersebut sebagai belum dikonfirmasi dan tanyakan. Jika tindakan tersebut milik orang lain, catat pemiliknya secara eksplisit sebelum menugaskannya. Transkrip akurat dari permintaan yang ambigu masih merupakan permintaan yang ambigu.

Tempat dikte mendapatkan tempatnya

Suara paling membantu ketika tangan Anda sibuk dengan bagian pekerjaan yang berbeda atau ketika pikiran terlalu tentatif untuk diungkapkan sebagai tugas formal. Setelah membaca dokumen yang panjang, Anda dapat mengajukan beberapa pertanyaan ke dalam draf pribadi. Setelah rapat, Anda dapat menangkap apa yang disetujui orang-orang selagi konteksnya masih baru. Di ruang kerja yang tenang, keyboard suara desktop memungkinkan Anda meletakkan kata-kata tersebut di tempat kursor berada tanpa membuka alur kerja perekaman terpisah.

Di macOS atau Windows, Talkpad dapat digunakan untuk mendiktekan draf pengambilan tersebut. Langkah penting adalah memilih tujuan: dokumen pribadi untuk pemikiran mentah, pengelola tugas untuk tindakan yang ditinjau. Tidak dapat disimpulkan apakah "mengirimkan draf" itu aman atau siapa yang berjanji akan mengirimkannya. Periksa sendiri detail tersebut sebelum berbagi tugas dengan siapa pun.

Jika daftar Anda sebagian besar berisi kode produk, URL, tanggal kalender, atau label kotak centang pendek yang sama persis, keyboard mungkin lebih cepat dan aman. Petunjuk pengetikan suara Windows dari Microsoft, Panduan Dikte Mac dari Apple dan bantuan dikte Dokumen Google membahas cara mulai berbicara di lingkungan masing-masing. Gunakan alat yang tersedia di editor Anda dan nilailah berdasarkan pembersihan yang diperlukan, bukan hal baru dalam memulainya.

Ketika kotak masuk suara menjadi sebuah kewajiban

Jangan mendiktekan detail rahasia orang lain ke dalam suatu layanan sampai Anda mengetahui peraturan organisasi Anda dan cara layanan tersebut menangani audio dan teks. Item tindakan tim mungkin berisi nama pelanggan, detail kesehatan, atau angka keuangan yang tidak dipublikasikan. Tugas pribadi juga dapat mengungkapkan lebih dari yang Anda harapkan. Mulailah dengan catatan kecil dan baca daftar periksa privasi pengetikan suara kami sebelum menggunakan alat apa pun yang didukung cloud untuk pekerjaan sensitif.

Papan bersama layak mendapat jeda ekstra. Pikiran yang diucapkan secara mentah mungkin terdengar seperti sebuah komitmen ketika orang lain melihatnya. "Mungkin mencoba penyedia baru" tidak sama dengan "Ganti penyedia pada hari Jumat". Pindahkan hanya tindakan yang telah ditinjau ke dewan, dengan pemilik dan tenggat waktu nyata jika ada. Simpan diskusi dan hipotesis dalam catatan.

Kebutuhan aksesibilitas berbeda dengan eksperimen produktivitas. Beberapa orang menggunakan masukan ucapan karena mengetik terasa menyakitkan atau tidak dapat dilakukan. Dalam hal ini, jawabannya bukan "ketik saja daftar terakhirnya". Pisahkan pekerjaan menggunakan suara, mintalah peninjau tepercaya memeriksa detail berisiko jika perlu, atau pilih aplikasi tugas yang dapat diakses dan mendukung pengeditan. Sasarannya adalah tugas yang dapat digunakan, bukan kesetiaan pada metode masukan tertentu.

Tes akhir hari selama lima menit

Selama tiga hari kerja, rekam tugas melalui suara ke dalam satu kotak masuk pribadi. Sebelum menyelesaikan setiap hari, ubah setiap entri menjadi tindakan berikutnya, acara kalender, bahan referensi, atau sesuatu yang harus dibuang. Jika sebuah baris berisi dua kata kerja dengan hasil berbeda, pertimbangkan untuk memisahkannya. Jangan hitung berapa banyak kata yang Anda hasilkan. Hitung berapa banyak masukan yang dapat Anda pahami besok tanpa merekonstruksi percakapan kemarin.

Kemudian bandingkan pengalaman dengan beberapa hari mengerjakan tugas mengetik secara langsung. Apakah ide penyelamatan suara Anda akan hilang? Apakah peninjauan memerlukan waktu lebih lama dibandingkan pengambilan gambar yang disimpan? Apakah Anda harus mengoreksi nama atau tanggal? Tidak ada pemenang universal. Kotak masuk suara mungkin cocok untuk pikiran yang panjang dan berantakan dan tidak diperlukan untuk daftar belanjaan. alur kerja brain dump kami akan berfungsi lebih baik jika kotak masuk Anda penuh dengan ide dan bukan kewajiban yang terpisah.

Paket desktop gratis Talkpad memungkinkan 2.500 kata dalam seminggu, cukup untuk menguji kotak masuk suara kecil di macOS atau Windows tanpa membayar. Namun ujiannya bukanlah apakah Anda mampu memenuhi tunjangan tersebut. Tergantung apakah Anda mengakhiri hari dengan tugas yang Anda percayai.

Pertanyaan umum

Dapatkah saya membuat daftar tugas dengan dikte?

Ya. Diktekan ke dalam catatan pribadi atau bidang tugas terfokus, lalu periksa apakah setiap entri menyebutkan tindakan selanjutnya dengan jelas. Tinjau tanggal, nama, dan tugas sebelum membagikan daftarnya.

Haruskah saya mendiktekan langsung ke aplikasi tugas?

Untuk item sederhana, itu bisa berhasil. Untuk aliran ide yang panjang, kotak masuk pribadi lebih mudah ditinjau sebelum Anda membagi proyek, menugaskan pemilik, atau menambahkan tenggat waktu. Periksa apakah aplikasi menerima teks di kursor.

Bagaimana cara mengubah catatan suara menjadi item tindakan?

Baca catatan satu kali, pisahkan hasil yang berbeda, berikan kata kerja dan objek pada setiap tindakan, lalu verifikasi pemilik dan tanggal berdasarkan sumbernya. Masukkan pertanyaan yang tidak pasti ke dalam daftar klarifikasi alih-alih menciptakan detail.

Apakah dikte lebih cepat daripada mengetik daftar tugas?

Tergantung pada daftarnya. Dikte dapat menangkap pemikiran yang panjang dengan cepat, sementara mengetik mungkin lebih unggul dalam mendapatkan label yang pendek dan tepat. Sertakan waktu pembersihan dan klarifikasi saat membandingkan keduanya.

Unduh Talkpad gratis – 2.500 kata/minggu dengan paket gratis.