Perekrutan tampak seperti pekerjaan berbicara, namun sebenarnya merupakan pekerjaan menulis yang terselubung. Satu peran terbuka dapat menghasilkan catatan masukan dari manajer perekrutan, strategi pengadaan, lusinan pesan penjangkauan, kartu skor wawancara, ringkasan tanya jawab, email penolakan, poin pembicaraan penawaran, pembaruan lapangan ATS, dan ping Slack untuk membuat semua orang terus bergerak. Percakapan adalah bagian yang menyenangkan. Tulisanlah yang membuat saluran pipa tetap hidup.
Bagian tersulitnya adalah tidak mengetahui seperti apa seorang kandidat. Setelah melihat layar yang bagus, Anda biasanya mendapatkan gambaran yang jelas: kuat dalam hal teknis, ringan dalam lingkup kepemimpinan, termotivasi oleh misi tetapi gugup dalam menghadapi tantangan. Bagian tersulitnya adalah membuat bacaan itu menjadi teks sebelum panggilan berikutnya dimulai. Saat nada tertunda, detail tajamnya memudar terlebih dahulu. Anda ingat kandidat itu "baik" tetapi bukan contoh spesifik yang membuktikannya, atau keraguan saat Anda menyebutkannya saat panggilan telepon.
Pengetikan suara cocok untuk perekrutan karena pekerjaannya sudah diucapkan. Anda berdiskusi dengan manajer perekrutan dengan suara keras, Anda berbicara melalui kandidat dengan mitra sumber Anda, Anda melatih promosi sebelum melakukan panggilan penjangkauan. Papan ketik suara di seluruh sistem mengubah pemikiran lisan menjadi draf di tempat yang sebenarnya digunakan tim: Greenhouse, Lever, Ashby, LinkedIn Recruiter, Gmail, Slack, Notion, atau asisten AI.
Mengapa perekrutan tulisan menumpuk
Kecepatan perekrutannya cepat, tetapi penulisannya selalu sampai pada saat yang paling buruk. Layar ponsel diakhiri dengan tiga sinyal berguna, lalu kandidat lain menunggu dalam dua menit. Sebuah tanya jawab menghasilkan keputusan yang jelas, namun bidang kartu skor terkubur di balik tab. Sebuah pesan penjangkauan memerlukan perhatian pribadi, tetapi Anda memiliki empat puluh profil yang harus diselesaikan sebelum makan siang.
Pengaturan waktu itu menciptakan nada-nada tipis. Kartu skor menyatakan "kesesuaian budaya yang baik" dan bukan menyebutkan perilaku yang membuktikannya. ATS mengatakan "kandidat kuat, bergerak maju" tanpa konteks yang dibutuhkan pewawancara berikutnya. Catatan penolakan mengatakan "tidak cocok" tanpa alasan yang akan membantu Anda menempatkan mereka di peran masa depan. Setiap orang secara teknis mempunyai catatan, namun tidak ada seorang pun yang memiliki detail yang mereka perlukan untuk mengambil keputusan dengan percaya diri.
Ini bukan masalah disiplin. Kebanyakan perekrut menulis terus-menerus. Hambatannya adalah sinyal kandidat jauh lebih mudah untuk dijelaskan dibandingkan diketik, terutama ketika wawancara dilakukan secara berturut-turut. Pengetikan suara menurunkan biaya menangkap penjelasan namun kesannya masih segar dan jujur.
Dikte selagi sinyal kandidat masih segar
Waktu terbaik untuk membuat catatan wawancara adalah menit pertama setelah panggilan berakhir, sebelum percakapan berikutnya menimpa percakapan terakhir. Anda masih ingat ungkapan yang tepat dari kandidat, contoh yang mereka berikan, saat energi mereka berubah, dan bagian percakapan yang membuat bacaan Anda naik atau turun.
Catatan yang berguna dapat berupa kalimat sederhana: "Pemikir sistem yang kuat, menjalani migrasi dengan baik dan memiliki keputusan rollback. Kurang meyakinkan dalam mengelolanya. Kekhawatiran sebenarnya adalah apakah cakupan di sini cukup besar untuk mempertahankannya, karena dia jelas siap untuk lebih." Hal ini memberikan manajer perekrutan dan pewawancara berikutnya sesuatu yang konkret untuk diselidiki, bukan sekedar acungan jempol.
Suara tidak boleh menggantikan ulasan. Nama kandidat, jabatan, angka perusahaan, rincian visa, dan apa pun yang mendukung keputusan perekrutan perlu diperiksa dengan cermat. Bayangkan dikte sebagai lapisan penangkapan. Ucapkan bacaan tersebut dengan cepat sejujurnya, lalu edit drafnya sebelum menjadi bagian dari catatan resmi kandidat.
Dimana pengetikan suara membantu perekrut
Catatan wawancara dan kartu skor
Kartu skor sangat berguna ketika menjelaskan bukti, bukan hanya penilaian. Setelah layar atau panel, tentukan bacaan dalam bentuk yang berulang: apa yang dibutuhkan peran tersebut, apa yang ditunjukkan oleh kandidat, di mana keraguannya, dan apa yang harus digali oleh pewawancara berikutnya. Catatan yang konsisten jauh lebih mudah dipercaya oleh manajer perekrutan dan diskusi dapat dilakukan dengan cepat.
Penjangkauan kandidat dan InMail
Penjangkauan umum diabaikan. Pesan yang mendapat balasan dibuka dengan alasan spesifik yang Anda hubungi: sebuah proyek, pembicaraan, perubahan latar belakang yang sesuai dengan peran tersebut. Mengucapkan hook sering kali lebih cepat daripada mengetiknya, dan kedengarannya lebih manusiawi. Mendiktekan baris pertama pribadi dan nada peran, lalu memangkasnya sehingga cukup pendek sehingga kandidat yang sibuk benar-benar membacanya.
Mempekerjakan umpan balik dan tanya jawab
Catatan debrief kehilangan nilainya jika ditulis beberapa jam kemudian sebagai ringkasan yang sopan. Segera setelah wawancara, tentukan umpan balik yang sebenarnya: kekuatan spesifik, kekhawatiran nyata, dan rekomendasi beserta alasannya. Umpan balik yang jujur dan terperinci akan melindungi kandidat dari penolakan yang samar-samar dan melindungi tim agar tidak mengulangi keputusan yang sama minggu depan.
Koordinasi dan pembaruan status
Saluran pipa terhenti di celah antar manusia. Manajer perekrutan ingin mengetahui mengapa seorang kandidat melambat. Seorang koordinator memerlukan batasan penjadwalan. Seorang sumber perlu mengetahui profil mana yang berfungsi. Mendiktekan pembaruan cepat ini langsung ke Slack atau ATS sehingga orang berikutnya dapat bertindak tanpa rapat.
Alur kerja sederhana untuk merekrut catatan
Letakkan kursor di tempat catatan itu seharusnya berada. Tahan tombol pintas, bicaralah selama 30 hingga 90 detik, lalu berhenti dan baca drafnya. Buat setiap blok cukup pendek sehingga pengeditan terasa mudah. Jika kandidat membutuhkan lebih banyak detail, tentukan blok kedua daripada ocehan panjang yang tidak akan pernah Anda selesaikan.
Gunakan templat yang ringan. Untuk rekap wawancara, cobalah kebutuhan peran, bukti, keraguan, rekomendasi. Untuk penjangkauan, coba kaitkan pribadi, mengapa mereka, peran dalam satu baris, pertanyaannya. Untuk tanya jawab, cobalah kekuatan, kekhawatiran, keputusan, alasan. Templat ini menjaga agar catatan tidak berpindah-pindah tanpa mengubah setiap kandidat menjadi formulir yang tidak Anda isi.
Kebiasaan ini bekerja paling baik ketika teks langsung masuk ke sistem pencatatan. Menyalin dari aplikasi transkrip terpisah ke ATS menambah tugas lain, dan tugas itulah yang dilewati pada hari sibuk. Papan ketik suara berbeda karena drafnya muncul di tempat kursor Anda berada, baik itu kartu skor Greenhouse, pesan LinkedIn, atau rangkaian pesan Slack. Talkpad bekerja dengan cara ini di macOS dan Windows, sehingga alur yang sama mengikuti Anda dari sumber hingga penawaran.
Gunakan suara untuk menulis perintah AI yang lebih baik
Banyak perekrut kini menggunakan AI untuk merancang penjangkauan, meringkas resume berdasarkan deskripsi pekerjaan, menulis ulang penjelasan menjadi umpan balik yang ramah terhadap kandidat, atau mengubah catatan berantakan menjadi kartu skor yang rapi. Kualitas prompt menentukan kualitas output, dan sebagian besar prompt yang diketik terlalu tipis untuk berguna.
Prompt yang lemah menanyakan, "Tulis email perekrutan." Prompt yang lebih baik menjelaskan peran, latar belakang kandidat, ketertarikan spesifik, nada yang Anda inginkan, dan apa yang tidak boleh Anda janjikan secara berlebihan tentang perusahaan atau garis waktu. Mengucapkan konteks tersebut biasanya lebih cepat daripada mengetiknya. Draf AI masih memerlukan peninjauan, terutama apa pun yang terdengar seperti komitmen, namun dimulai dari materi yang jauh lebih kaya ketika Anda mendiktekan situasi sebenarnya dan bukan permintaan satu baris.
Bagaimana memilih aplikasi dikte untuk perekrutan
Tim perekrutan memerlukan alat pendiktean yang cepat, dapat diprediksi, dan nyaman untuk lusinan waktu singkat dalam sehari. Carilah kontrol push-to-talk, tanda baca yang mudah dibaca, penyisipan teks di seluruh sistem, dan harga yang masuk akal bagi orang yang menulis dalam banyak bagian kecil daripada dokumen panjang. Perekam rapat dapat berguna untuk merekam panggilan, namun tidak akan mengisi kolom kartu skor, mempersonalisasi InMail, atau menulis pembaruan Slack di kursor Anda.
Talkpad adalah papan ketik suara AI di seluruh sistem untuk macOS dan Windows. Tahan tombol pintas, bicaralah secara alami, dan teks yang sudah dibersihkan akan ditempatkan di mana pun kursor Anda berada. Bagi perekrut, ini berarti satu alur kerja di Greenhouse, Lever, Ashby, LinkedIn Recruiter, Gmail, Slack, Notion, dan perintah AI. Paket gratis mencakup 2.500 kata per minggu, dan Pro berharga $8 per bulan atau $6 per bulan untuk paket tahunan.
Apa yang tidak boleh didiktekan
Perekrutan menangani informasi sensitif, jadi penilaian tetap penting. Jangan mendiktekan nomor perusahaan kandidat, status visa atau imigrasi, rincian pemeriksaan latar belakang, informasi kontak pribadi, atau umpan balik yang terkait dengan karakteristik yang dilindungi sehingga orang-orang terdekat dapat mendengarkan Anda. Jika sebuah catatan dapat menimbulkan risiko hukum atau privasi jika terdengar, ketik saja.
Berhati-hatilah dengan apa pun yang terkesan janji. Suara sangat bagus untuk menangkap apa yang diinginkan kandidat dan apa yang harus dipertimbangkan oleh tim. Ini bukanlah jalan pintas untuk berkomitmen pada gaji, tanggal mulai, hasil wawancara, atau tawaran. Tinjaulah apa pun yang bisa dibaca sebagai komitmen sebelum sampai ke kandidat atau ATS, karena kalimat yang didiktekan secara santai bisa menjadi harapan yang nyata.
Cobalah tes perekrutan satu minggu
Selama satu minggu, gunakan pengetikan suara di tiga tempat. Mendiktekan catatan wawancara pada menit pertama setelah setiap layar atau panel. Mendiktekan kalimat pembuka pribadi dari penjangkauan Anda alih-alih menempelkan template. Mendiktekan umpan balik singkat saat wawancara masih baru. Jangan menilai kesuksesan dari apakah transkrip mentahnya sempurna. Nilailah apakah catatan akhir lebih cepat dibuat, lebih jelas bagi orang berikutnya, dan lebih jujur mengenai kandidat.
Pada hari Jumat, carilah tanda-tanda praktis. Apakah kartu skor muncul pada hari yang sama dan bukan keesokan paginya? Apakah diskusi berlangsung lebih cepat karena umpan baliknya sudah spesifik? Apakah kandidat membalas sosialisasi yang terdengar seperti orang yang menulisnya? Apakah tumpukan tulisan akhir hari Anda lebih kecil? Itu adalah kemenangan yang digabungkan dengan jumlah permintaan yang penuh.
Perekrutan berjalan berdasarkan memori, waktu, dan kepercayaan. Seorang kandidat mengingat bagaimana perasaan perekrut terhadap mereka, dan manajer perekrutan mengingat apakah catatan tersebut membantu mereka mengambil keputusan. Pengetikan suara tidak akan memberi tahu Anda siapa yang harus dipekerjakan. Ini dapat membantu Anda menangkap bacaan selagi masih akurat, lalu mengeditnya menjadi catatan yang dapat diandalkan oleh seluruh tim. Itu adalah perubahan kecil dalam cara Anda bekerja dengan hasil yang nyata: lebih sedikit sinyal yang hilang, tanya jawab yang lebih tajam, dan jauh lebih sedikit utang yang menunggu Anda di penghujung hari.
Ada manfaat moral juga. Perekrut sering kali menutup hari dengan tumpukan catatan tak tertulis dan penjangkauan yang setengah jadi, dan tumpukan itu lebih berat daripada pekerjaan itu sendiri. Mendiktekan versi kasarnya tepat setelah setiap percakapan akan menyelesaikannya lebih cepat. Catatan tersebut masih memerlukan penilaian Anda, namun tidak lagi bergantung pada mengingat wajah beberapa jam kemudian, setelah setiap kandidat mulai kabur ke wajah berikutnya.
Unduh Talkpad secara gratis– 2.500 kata/minggu dengan paket gratis.
Unduh untuk macOS
Unduh untuk Windows