Как тихо диктовать на работе: 7 исправлений для общих офисов

Диктовка за общим столом связана с той же социальной проблемой, что и телефонный звонок: технология может работать идеально, в то время как всем, кто находится рядом, хотелось бы, чтобы она работала где-то еще. Самое неловкое – это редкое нажатие ярлыка. Он решает, насколько тихо вы можете говорить, будет ли приложение вас понимать и какие предложения никогда не следует произносить там, где их могут услышать коллеги.

Вам не нужно кричать, шептать или превращать каждое сообщение в поход в конференц-зал. Тихая офисная диктовка лучше всего работает как привычка к коротким блокам. Вы снижаете уровень шума в комнате, который можете контролировать, говорите четко, на умеренной громкости, просматриваете результат и печатаете что-нибудь личное или конфиденциальное.

Почему тихая диктовка может не сработать

Распознавание речи должно отделять ваши слова от всего остального, попадающего на компьютер. Когда ваш голос становится тише, разрыв между вашей речью и шумом в комнате сокращается. Соседний разговор может содержать те же звуки, что и ваша собственная речь, что создает более серьезную проблему для системы, чем постоянный вентилятор или удаленный трафик.

Шепот меняет больше, чем громкость. Настоящий шепот устраняет нормальную вибрацию голосовых связок и производит речь по-другому. Некоторые современные системы могут расшифровывать шепотную речь, но результаты различаются в зависимости от говорящего, компьютера, комнаты и модели распознавания. Относитесь к шепоту как к тесту, а не как к гарантированному приватному режиму.

В текущем руководстве по устранению неполадок диктовки Mac от Apple рекомендуется говорить четко, не слишком тихо и не слишком громко, а также избегать фонового шума. В Руководстве по голосовому вводу в Windows говорится, что перед разговором следует дождаться оповещения о прослушивании, и отмечается, что эта функция включает в себя эхоподавление. для воспроизведения звука через динамики. Эти детали указывают на одно и то же практическое правило: улучшите сигнал, прежде чем усиливать голос.

1. Найдите свой самый низкий, надежный голос, а не самый тихий

Начните с одного предложения, которое можно повторять: «Пожалуйста, пришлите обновленное расписание до полудня четверга». Продиктуйте это на обычном уровне разговорной речи в помещении, а затем повторите немного тише. Продолжайте до тех пор, пока имена, маленькие слова или окончания предложений не начнут исчезать. Вернитесь на один уровень вверх. Это полезный пол для этой комнаты и компьютера.

Тест занимает меньше минуты и более полезен, чем копирование чужих объемных советов. Положение ноутбука, фоновый разговор, эхо в комнате, акцент и стиль речи – все это меняет результат. Протестируйте еще раз, когда переедете из тихого домашнего офиса на общее рабочее место.

Не оценивайте результат только по тому, насколько он беглый. Проверьте негативы, даты, имена и числа. Гладкое предложение с одним пропущенным «не» – плохой результат.

2. Используйте низкий естественный голос вместо сценического шепота

Сценический шепот может звучать на удивление громко для окружающих, поскольку он выталкивает много воздуха и подчеркивает согласные. Это также может быть утомительно. Сначала попробуйте говорить расслабленным, тихим голосом. Сохраняйте слова полностью сформированными, оставляйте небольшие промежутки между фразами и позволяйте программе по возможности обрабатывать обычную пунктуацию.

Если в вашей системе надежно работает настоящий шепот, зарезервируйте его для очень коротких текстов с низким уровнем риска. Не думайте, что шепот делает контент конфиденциальным. Любой человек, находящийся достаточно близко, все равно может понять это, и слова по-прежнему проходят через любой путь обработки, который использует выбранный вами инструмент диктовки.

Новые пользователи голосовой связи часто меняют свой голос больше, чем необходимо, потому что разговор с компьютером кажется странным. Исследования и практика, лежащие в основе этого чувства, описаны в статье почему диктовка поначалу кажется неловкой.

3. Сделайте звук ноутбука чистым и чистым

Используйте компьютер в обычном открытом положении и сидите там, где вы бы сидели во время видеовызова. Не закрывайте область микрофона ноутбука бумагами, одеждой или поднятым ноутбуком. Apple особенно рекомендует убедиться, что микрофон не закрыт.

Перед покупкой оборудования убедитесь, что выбран правильный вход и что его уровень реагирует на вашу речь. Удивительное количество проблем «приложение не слышит мой тихий голос» на самом деле являются проблемами неправильного ввода или низкого уровня ввода. В нашем руководстве по нужен ли дополнительный микрофон для голосового набора объясняется, почему встроенного оборудования ноутбука часто бывает достаточно в небольшой комнате.

4. Уменьшите конкурирующую речь, прежде чем станет устойчивым фоновый звук

Вы не можете контролировать весь офис, но можете выбрать, откуда исходит самый сильный шум. Отвернитесь от разговора поблизости. Используйте нишу за столом, пустую кабинку или более тихий угол комнаты, чтобы подышать сквозняком в течение двух минут. Закройте дверь, если она у вас есть. Не диктуйте рядом с участниками группового звонка или коллегой, который тоже говорит.

Постоянный кондиционер может раздражать, но наложение голосов особенно неприятно, поскольку они напоминают сигнал, который пытается уловить распознаватель. Если ошибки появляются только тогда, когда люди рядом начинают говорить, изменение положения может помочь не только увеличить громкость.

Служба Помощь по голосовому вводу рекомендует использовать тихую комнату, если пользователь плохо слышит. Это хороший совет по устранению неполадок, но для каждой короткой заметки не требуется тихая комната. Проведите тест из одного предложения там, где вы фактически работаете.

5. Диктуйте блоками длительностью от 15 до 45 секунд

Длинные монологи кажутся эффективными, пока вам не нужно найти, где одна недостающая фраза изменила аргумент. В общем офисе короткие блоки также менее мешают работе. Поместите курсор на место текста, произнесите одну законченную идею, остановитесь и прочитайте ее.

Полезным блоком может быть электронное письмо, одно обновление проекта или объяснение в ответе службы поддержки. При необходимости введите точное имя или номер, а затем продиктуйте следующую идею. Этот смешанный рабочий процесс выполняется быстрее, чем попытка голосового управления каждым символом.

Talkpad использует рабочий процесс «нажми и говори» в macOS и Windows, который подходит для коротких периодов, поскольку прослушивание начинается и заканчивается с помощью ярлыка. Вы можете диктовать текст прямо в приложении, а затем вернуться к клавиатуре для точного редактирования.

6. Отделяйте социально неловкий текст от деликатного

Это разные проблемы. Обычное обновление статуса может показаться неловким, если произносить его вслух, но оно несет в себе небольшой риск. Номер счета клиента, медицинские данные, юридическая стратегия, пароль, неопубликованный результат или кадровая проблема могут быть опасны, если их подслушать. Если вы понизите голос, общий стол не превратится в отдельную комнату.

Введите конфиденциальные фрагменты или переместите всю задачу в утвержденное личное пространство. Следуйте правилам вашего работодателя в отношении обработки аудио и конфиденциальных данных. Проверьте разрешения операционной системы и приложения для микрофона в рамках настройки. контрольный список конфиденциальности голосового набора дает более полный обзор рабочего места.

На практике принято отмечать в черновике личную информацию, не говоря ее: «Клиент запросил [ТИП ДЕТАЛИ АККАУНТА] перед утверждением». Прекратите диктовать, введите данные вручную и продолжайте.

7. Измеряйте полезную производительность, а не максимальную тишину

Цель – читаемый текст с меньшими усилиями, а не победа в конкурсе на самый слабый слышимый голос. Подсчитайте исправления после короткого теста. Если тихий черновик из 100 слов требует десяти исправлений, а более громкий черновик требует двух исправлений, более тихий вариант требует времени и внимания.

При сравнении настроек используйте одно и то же предложение и тип задачи. Качество распознавания может варьироваться от одного приложения к другому, а технические названия сложнее, чем обычная проза. Если количество ошибок остается высоким в разумных пределах, воспользуйтесь этими исправлениями неточного голосового набора, прежде чем менять весь рабочий процесс.

Матрица настройки тихой диктовки

Двухминутный офисный тест

1. Выберите безобидное предложение длиной от 12 до 18 слов.
2. Продиктуйте его один раз на нормальной громкости в помещении и один раз тихим естественным голосом.
3. Пробуйте шепот, только если вам это действительно нужно, и рассматривайте его как отдельный режим.
4. Повторяйте, пока присутствует разговор поблизости или постоянный звук в комнате.
5. Подсчитайте измененные, пропущенные или добавленные слова. Также проверьте пунктуацию и небольшие минусы.
6. Используйте самый тихий уровень, который останется надежным в течение трех попыток.

Затем протестируйте одну реальную задачу, которая длится менее минуты. После нескольких повторений офис может почувствовать себя менее застенчивым, но комфорт коллег по-прежнему имеет значение. Если ваша команда делит тихую зону, используйте кабинку или отдельную комнату для продолжительной диктовки.

Часто задаваемые вопросы

Может ли преобразование речи в текст понимать шепот?

Некоторые системы преобразования речи в текст могут понимать шепотную речь, но точность зависит от говорящего, шума в помещении, компьютера и модели распознавания. Проверьте повторяющееся предложение и сравните ошибки. Тихий естественный голос зачастую более надежен и менее утомителен, чем хриплый шепот.

Насколько громко мне нужно говорить под диктовку?

Говорите четко, с комфортной громкостью в помещении, не слишком тихо и не слишком громко. Понижайте голос небольшими шажками, пока при распознавании не начнут теряться слова, затем поднимитесь на один шаг вверх. Не существует единого тома, подходящего для каждой комнаты и устройства.

Влияет ли фоновый шум на голосовой набор текста?

Да. Фоновый шум может затруднить разборчивость речи, а разговор рядом может быть особенно мешающим. Меняйте свое положение, уменьшайте шум, который вы контролируете, используйте короткие блоки и проверяйте выбранный ввод, прежде чем повышать голос.

Является ли голосовая диктовка конфиденциальной в офисе?

Не автоматически. Коллеги могут слышать тихую речь, а инструмент может обрабатывать звук на устройстве или через онлайн-сервис в зависимости от его конструкции и настроек. Введите конфиденциальную информацию, соблюдайте правила на рабочем месте и используйте личное пространство для конфиденциальных материалов.

Talkpad доступен для macOS и Windows, если вы хотите протестировать короткую диктовку «нажми и говори» в настольных приложениях. Загрузите Talkpad бесплатно – 2500 слов в неделю по бесплатному плану. Плата за версию Pro составляет 8 долларов США в месяц или 6 долларов США в месяц.