Почему продиктованный список дел превращается в беспорядок

Продиктованный список дел может напоминать ящик для мусора: туда легко складывать вещи, но на удивление сложно найти то, что вам нужно позже. Вы помните, что говорили что-то о заявке на грант. В тексте говорится: «Отправьте Майе электронное письмо по поводу гранта, посмотрите форму и, возможно, спросите о рекомендации». Какое действие на первом месте? Проблема не в том, что вы говорили, а не печатали. Вы уловили ход мыслей и назвали его задачей.

Голос отлично подходит для того, чтобы уловить идею до того, как она исчезнет. Он менее надежен в качестве окончательного формата для задачи, которую вы планируете выполнить в следующий четверг. Относитесь к диктовке как к почтовому ящику, а затем преобразуйте полезные фрагменты в решения. Это небольшое различие не позволяет быстрому методу захвата стать еще одним местом, которого следует избегать.

Ловушка скорости реальна

Представьте, что вы выходите с семинара с тремя полезными идеями и сроками выполнения. Голосовая заметка услышит всех четверых, прежде чем вы доберетесь до своего стола. Однако к тому времени, когда вы открываете заметку, она читается как расшифровка ваших мыслей: «Реферату нужен лучший пример, может быть, спросите Лейлу, работает ли пятница, и я найду эту статью за прошлую неделю». Это хороший показатель на данный момент. Это плохой список дел.

Во время захвата ввод текста кажется медленнее, потому что вы часто выполняете две задачи одновременно: запоминаете идею и выбираете следующее действие. Благодаря диктовке первая работа кажется легкой. Если вы никогда не сделаете второе, сэкономленные секунды вернутся в виде минут перевода. Вот почему тест скорости, который останавливается, когда слова появляются на экране, упускает из виду важную часть управления задачами.

Это различие знакомо из обзора «Как привести дела в порядок», опубликованного Todoist: сначала зафиксируйте, а затем поясните, что означает этот элемент и что с ним делать. Вам не нужно применять весь метод. Полезный принцип заключается в том, что запись в папке «Входящие» и исполняемая задача выполняют разные задачи.

Чего не хватает произнесенной мысли

Для задачи обычно требуется глагол, дополнение и финишная черта. "Грант" - это тема. «Работа по гранту» — это намерение. «Напишите проект параграфа о методах из 150 слов для заявки на грант» расскажет вам, что делать, когда вы садитесь. Глагол не обязательно должен быть великим. Открыть, сравнить, отправить и спросить – это очень хорошие глаголы, когда они указывают на видимый результат.

Речь также скрывает границы. Вы можете сказать: «Проверьте даты, отправьте форму и напомните Джею о вложении». Система распознавания может точно расшифровать это и при этом оставить вам три действия в одной строке. Пунктуация не будет определять, кому принадлежит каждое действие, какая дата имеет значение или зависит ли отправка от проверки. Этот выбор принадлежит вам.

Бывают исключения. «Купить овсяное молоко» — это уже адекватная задача. Не превращайте двухсекундное напоминание о покупке продуктов в церемонию. Этап обработки предназначен для элементов, которые заставляют вас остановиться и спросить: «Что я имел в виду?»

Используйте преобразование в две колонки, а не идеальную расшифровку

Вот небольшой шаблон для копирования в личный документ. Левая сторона — это то, что вы сказали. Правая сторона — это то, что вы на самом деле будете делать. Делайте это один раз в день или после встречи, а не после каждого предложения. Примеры носят иллюстративный характер и не являются результатом измеренного эксперимента.

Третья строка особенно важна. Если при распознавании речи отбрасывается «нет» или меняется имя, новая задача может отменить решение. Сравните критические строки с записями встречи, электронной почтой или человеком, который дал инструкции. В нашем руководстве по корректуре с учетом риска перед доработкой прозы рекомендуется проверять отрицания, числа и имена. Этот порядок работает и для списков задач.

Не придумывайте дату выполнения, потому что она нужна вашему приложению задач. Если спикер не указал дату, отметьте ее как неподтвержденную и спросите. Если действие принадлежит кому-то другому, явно запишите владельца, прежде чем назначать его. Точная расшифровка неоднозначного запроса по-прежнему остается неоднозначным запросом.

Где диктовка заслуживает своего места

Голос особенно помогает, когда ваши руки заняты другой частью работы или когда мысль слишком неуверенная, чтобы ее можно было сформулировать как формальное задание. Прочитав длинный документ, вы можете задать несколько вопросов в частном черновике. После встречи вы можете зафиксировать, о чем договорились люди, пока контекст свежий. В тихом рабочем пространстве голосовая клавиатура на рабочем столе позволяет помещать эти слова туда, где находится курсор, не открывая отдельный рабочий процесс записи.

В macOS или Windows Talkpad можно использовать для диктовки черновика записи. Важным шагом является выбор места назначения: личный документ для сырых мыслей, диспетчер задач для проверенных действий. Он не может сделать вывод, безопасно ли «отправить черновик» или кто обещал его отправить. Проверьте эти данные самостоятельно, прежде чем делиться задачей с кем-либо.

Если в вашем списке в основном точные коды продуктов, URL-адреса, календарные даты или короткие метки флажков, клавиатура может быть быстрее и безопаснее. инструкции по голосовому вводу для Windows, Руководство по диктовке на Mac и Справка по голосовому вводу в Документах описывают, как начать говорить в соответствующих средах. Используйте инструмент, доступный в вашем редакторе, и оценивайте его по требуемой очистке, а не по новизне его запуска.

Когда голосовой ящик становится обузой

Не диктуйте в сервисе чужие конфиденциальные данные, пока не ознакомитесь с правилами вашей организации и процедурой обработки аудио и текста в сервисе. Элемент группового действия может содержать имя клиента, сведения о состоянии здоровья или неопубликованные финансовые показатели. Личное задание тоже может раскрыть больше, чем вы ожидаете. Начните с небольшой заметки и прочитайте наш контрольный список конфиденциальности голосового набора, прежде чем использовать какой-либо облачный инструмент для конфиденциальной работы.

Общие доски заслуживают дополнительной паузы. Грубо высказанная мысль может звучать как обязательство, когда ее видят другие люди. «Может быть, попробуйте нового провайдера» — это не то же самое, что «Сменить провайдера к пятнице». Перемещайте на доску только проверенное действие с указанием владельца и реального срока выполнения, если таковой существует. Сохраняйте обсуждения и гипотезы в заметках.

Потребности в доступности отличаются от экспериментов по повышению производительности. Некоторые люди используют речевой ввод, потому что печатать больно или невозможно. В этом случае ответ не будет «просто введите окончательный список». Разделите работу с помощью голоса, попросите доверенного рецензента проверить опасные детали, когда это необходимо, или выберите доступное приложение для задач, поддерживающее редактирование. Цель — полезная задача, а не приверженность определенному методу ввода.

Пятиминутный тест в конце дня

В течение трех рабочих дней записывайте задачи с помощью голоса в один личный почтовый ящик. Прежде чем закончить каждый день, превратите каждую запись в следующее действие, событие календаря, справочный материал или что-то, что можно выбросить. Если строка содержит два глагола с разными результатами, рассмотрите возможность ее разделения. Не считайте, сколько слов вы произнесли. Посчитайте, сколько записей вы сможете понять завтра, не восстанавливая вчерашний разговор.

Затем сравните полученный опыт с несколькими днями непосредственного ввода задач. Были ли озвученные идеи спасения, которые вы бы потеряли? Проверка заняла больше времени, чем сохраненный снимок? Пришлось ли вам исправлять имена или даты? Универсального победителя не существует. Голосовой ящик может отлично подойти для длинных и беспорядочных мыслей и не понадобится для составления списка покупок. Наш рабочий процесс "мозговой разгрузки" пойдет дальше, если ваш почтовый ящик полон идей, а не отдельных обязательств.

Бесплатный тарифный план Talkpad для настольных компьютеров позволяет произносить 2500 слов в неделю, чего достаточно для бесплатного тестирования небольшого голосового почтового ящика на macOS или Windows. Но проверка не в том, сможете ли вы заполнить пособие. Вопрос в том, завершаете ли вы день задачами, которым доверяете.

Часто задаваемые вопросы

Могу ли я составить список дел с помощью голосового набора?

Да. Продиктуйте личную заметку или поле конкретной задачи, а затем проверьте, содержит ли каждая запись четкое название следующего действия. Прежде чем поделиться списком, просмотрите даты, имена и назначения.

Следует ли мне диктовать прямо в приложении для задач?

Для простых предметов это может сработать. При большом потоке идей личный почтовый ящик легче просмотреть, прежде чем разделять проекты, назначать владельцев или устанавливать сроки. Убедитесь, что приложение принимает текст под курсором.

Как превратить голосовую заметку в действия?

Прочитайте заметку один раз, разделите отдельные результаты, дайте каждому действию глагол и объект, затем сверьте владельцев и даты с источником. Добавляйте неясные вопросы в список уточняющих вопросов, а не придумывайте подробности.

Диктовка быстрее, чем набор списка задач?

Это зависит от списка. Диктовка позволяет быстро уловить длинные мысли, а набор текста дает преимущество в получении коротких и точных обозначений. При сравнении учитывайте время на очистку и уточнение.

Загрузите Talkpad бесплатно — 2500 слов в неделю по бесплатному плану.