Голосовой ввод больше похож не на клавиатуру, а на крошечную почтовую комнату для ваших мыслей. В тот момент, когда вы говорите, ваши слова могут пройти через микрофон, разрешение операционной системы, службу распознавания речи, приложение, буфер обмена, документ и иногда облачный аккаунт, прежде чем они станут предложением, которое вы хотели написать.
Это не делает диктовку небезопасной. Это означает, что конфиденциальность должна стать привычкой, а не тревожной кнопкой. Самый безопасный процесс голосового набора обычно прост: знайте, что вы собираетесь сказать, знайте, где это обрабатывается, и просмотрите результат, прежде чем он станет частью заметки клиента, кадровой записи, медицинской информации, проекта закона или командного сообщения.
Этот контрольный список предназначен для сотрудников, работающих на настольных компьютерах, которым нужна скорость диктовки, но при этом не воспринимать каждое личное предложение как обычный текст. В нем основное внимание уделяется практическим решениям, которые вы можете сделать перед нажатием горячей клавиши, независимо от того, используете ли вы встроенную диктовку macOS, голосовой ввод Windows, голосовой ввод Документов Google или общесистемную голосовую клавиатуру, например Talkpad.
Основные выводы
- Конфиденциальность голосового набора начинается до приложения: классифицируйте предложение, проверьте комнату и решите, содержит ли черновик конфиденциальные данные.
- Облачное распознавание речи может быть безопасным для обычной работы, но регулируемые, юридические, медицинские, кадровые данные и данные клиентов требуют более строгих правил.
- Microsoft заявляет, что голосовой ввод в Windows использует онлайн-распознавание речи, а голосовой доступ можно использовать в автономном режиме после настройка. Apple позволяет пользователям выбирать, делиться ли взаимодействием с Siri и диктовкой для улучшения.
- Самое простое правило на рабочем месте: диктуйте значение, вводите секреты. Проговаривайте черновик, но вводите или дважды проверяйте точные имена, идентификаторы, номера счетов и конфиденциальные строки.
- Talkpad полезен, если вам нужна настольная голосовая клавиатура для macOS и Windows: 2500 слов в неделю в бесплатном плане и Pro за 8 долларов в месяц или 6 долларов в месяц в год.
Вопрос о конфиденциальности не в том, «голос или нет»
Лучше спросить: какой текст вы создаете и какой риск может создать ошибка?
Мозговой штурм с низким уровнем риска для плана блога отличается от заметки об эффективности работы отдела кадров. Случайное обновление проекта отличается от номера паспорта заказчика. Запись в частном журнале отличается от юридической статьи. Голосовой ввод – это быстрый метод ввода, однако уровень конфиденциальности зависит от содержимого, а не от метода ввода.
Это различие поможет вам избежать двух плохих крайностей. Одна крайность — везде использовать диктовку без проверки. Другой — полностью избегать голосовой связи, поскольку некоторые речевые инструменты используют облачную обработку. Практичный контрольный список позволяет использовать голос там, где это удобно, и переключаться на ввод текста, когда контент требует более строгого контроля.
Контрольный список конфиденциальности из 9 пунктов, прежде чем вы начнете диктовать
Используйте это в качестве быстрой предполетной проверки. Вам не нужно повторять его каждый раз. Через неделю это становится нормальной привычкой письма.
| Проверьте | Спросите себя | Безопасная привычка |
|---|---|---|
| 1. Чувствительность | Будет ли это проблемой, если он окажется не в том документе? | Продиктуйте черновики с низким уровнем риска. Введите регламентированные или строго конфиденциальные данные. |
| 2. Комната | Может ли кто-то поблизости услышать имена, цифры или личный контекст? | Двигайтесь, понизьте голос или отложите деликатную диктовку. |
| 3. Обработка | Эта функция основана на облаке, устройстве или гибриде? | Используйте официальные страницы конфиденциальности и настройки администратора, а не догадки. |
| 4. Разрешения | Какие приложения могут получить доступ к микрофону? | Удалить доступ к микрофону для приложений, которым он не нужен. |
| 5. Назначение | Где появится расшифровка? | Сначала поместите курсор. Не диктуйте не в тот чат или поле. |
| 6. Точные строки | Имеет ли значение один неправильный символ? | Идентификаторы типов, коды, адреса, названия лекарств и номера счетов. |
| 7. Просмотр | Может ли ошибка транскрипции изменить значение? | Прочитайте черновик один раз перед отправкой или сохранением. |
| 8. Срок хранения | Хранит ли приложение аудио, расшифровки или историю использования? | Проверьте настройки хранения для рабочих инструментов и общих устройств. |
| 9. Политика | Одобрит ли ваш менеджер, клиент или группа по обеспечению соответствия требованиям этот рабочий процесс? | Используйте одобренные инструменты для регулируемой работы и документируйте правила. |
Таблица — это оригинальный элемент, который стоит сохранить. Распечатайте его, вставьте в вики своей команды или превратите в короткую вводную заметку для всех, кто хочет диктовать на работе.
Знайте, что делает ваш встроенный инструмент диктовки
Официальные страницы конфиденциальности полезнее слухов. В руководстве Microsoft по конфиденциальности Windows говорится, что при голосовом наборе используется онлайн-распознавание речи. В нем также говорится, что пользователи могут использовать голосовой ввод без добавления голосовых записей, а пользователи рабочих или учебных учетных записей могут по-прежнему использовать голосовой ввод, даже если обмен голосовыми данными недоступен.
В Windows также есть голосовой доступ, который отличается от панели быстрого голосового ввода Windows + H. В ответах службы поддержки Microsoft говорится, что голосовой доступ можно использовать в автономном режиме после загрузки необходимого языкового модуля. Если на вашем рабочем месте требуется офлайн-управление, это различие имеет значение. Основные сочетания клавиш см. в нашем руководстве по сочетаниям клавиш для диктовки Windows.
На странице улучшения конфиденциальности Siri и диктовки компании Apple объясняется, что если пользователи согласятся, Apple может хранить и предлагать сотрудникам просматривать образцы взаимодействия Siri и диктовки для улучшения продуктов. Полезный вывод — это не «Apple хорошо» или «Apple плохо». Речь идет о том, что совместное использование улучшений — это настройка, которую следует понять, прежде чем диктовать конфиденциальный текст.
На страницах корпоративной справки Google для преобразования речи в текст ChromeOS описано поведение конфиденциальности в управляемых средах. Если ваша команда пишет в Документах Google, ваша административная политика имеет такое же значение, как и ваши личные привычки. Если говорить конкретно о длинном письме, сравните компромиссные варианты рабочего процесса в нашем руководстве по голосовому вводу в Документах Google.
Диктуйте смысл, вводите секреты
Самое безопасное повседневное правило простое: используйте голос для передачи смысла и вводите секреты самостоятельно.
Voice отлично подходит для тех частей письма, которые живут у вас в голове: беспокойство клиента, краткое изложение встречи, первый черновик электронного письма, объяснение решения или беспорядочный абзац, который вам нужно вычеркнуть, прежде чем он исчезнет. Именно здесь диктовка дает вам скорость без особого риска.
Голос менее подходит для точных строк. Не диктуйте слепо номера социального страхования, номера паспортов, идентификаторы пациентов, ключи API, банковские реквизиты, домашние адреса, юридические ссылки, названия лекарств или конфиденциальные номера контрактов. Даже если соблюдение конфиденциальности приемлемо, одна ошибка в транскрипции может быть хуже, чем медленный набор текста.
Такая же схема используется в нашем последующем рабочем процессе после встречи: произнесите резюме, затем просмотрите имена, даты, владельцев и обязательства. Конфиденциальность и точность улучшаются, если отделить черновой вариант от корректуры.
Проверьте комнату, прежде чем проверять приложение
Некоторые из крупнейших рисков конфиденциальности не являются техническими. Они физические. Коллега может подслушать имя клиента. Член семьи может услышать заметку отдела кадров из кухни. Общий офис может превратить привычку тихой диктовки в случайное раскрытие информации.
Прежде чем диктовать, спросите: произнес бы я это предложение вслух в этой комнате, если бы микрофон был выключен? Если ответ отрицательный, не диктуйте его там. Перейдите в личное пространство, подождите позже или наберите текст про себя.
Это особенно важно для открытых офисов, кафе, аэропортов, коворкингов, общих домов и видеозвонков, где ваш микрофон все еще может быть активным. Контрольный список конфиденциальности должен включать окружающий вас воздух, а не только условия поставщика.
Проверяйте разрешения микрофона раз в месяц
В macOS и Windows разрешения микрофона имеют тенденцию накапливаться. Вы устанавливаете приложение для встреч, диктофон, расширение для браузера, голосовой инструмент, клиент обмена сообщениями, и внезапно несколько приложений могут прослушивать, если это разрешено.
Ежемесячная очистка занимает две минуты. Откройте настройки конфиденциальности вашей системы, проверьте доступ к микрофону и удалите все, что вы больше не используете. Затем проверьте разрешения браузера для сайтов, запросивших микрофон. Это не паранойя. Это элементарная гигиена, например очистка неиспользуемых паролей приложений.
Если вы используете Talkpad, оставьте разрешения для того процесса голосовой работы, который вам действительно нужен: наведите курсор, удерживайте горячую клавишу, говорите, отпустите и просмотрите текст в приложении, в котором вы уже работаете. Эта привычка «нажми и говори» снижает вероятность случайного захвата по сравнению с оставлением поверхности для диктовки открытой в течение всего дня. Подробнее о концепции читайте в нашем описании диктовки "нажми и говори".
Создайте групповое правило для деликатных категорий
Если вы работаете с клиентами, пациентами, студентами, сотрудниками, платежами, контрактами или полномочиями, не полагайтесь навсегда на индивидуальное суждение. Напишите правило небольшой команды. Это может быть так просто:
Голосовой ввод разрешен для обычных черновиков, резюме и внутренних заметок. Не диктуйте регулируемые персональные данные, учетные данные, платежные реквизиты, медицинские идентификаторы, окончательный юридический текст или конфиденциальные данные отдела кадров, если только инструмент не одобрен для этой категории и черновой вариант не проверен перед отправкой.
Это правило не противоречит голосу. Это дает людям разрешение использовать диктовку там, где это полезно, одновременно проводя четкую линию вокруг конфиденциального контента. Это также помогает менеджерам избегать расплывчатых советов, таких как "будьте осторожны", которые каждый интерпретирует по-своему.
Где находится Talkpad
Talkpad создан для людей, которым нужен голосовой ввод в обычных настольных приложениях для macOS и Windows. Это не устройство для записи собраний и не замена политике соответствия вашей компании. Это голосовая клавиатура: поместите курсор туда, где хотите ввести текст, удерживайте горячую клавишу, говорите, отпустите и отредактируйте результат на месте.
Этот рабочий процесс хорошо сочетается с приведенным выше контрольным списком, поскольку позволяет пользователю контролировать пункт назначения. Вы решаете поле, прежде чем говорить. Вы можете использовать голос для грубой формулировки, затем ввести точные строки и просмотреть окончательный текст. Бесплатный план дает возможность произносить 2500 слов в неделю на компьютере, а тариф Pro стоит 8 долларов США в месяц или 6 долларов США в месяц для более интенсивного повседневного использования.
Часто задаваемые вопросы
Безопасен ли голосовой набор для работы?
Голосовой ввод может быть безопасным для обычных черновиков на рабочем месте, если вы используете одобренные инструменты, избегаете конфиденциальных данных, проверяете разрешения микрофона и просматриваете стенограмму. Регулируемые, юридические, медицинские, кадровые, платежные и учетные данные требуют более строгих правил.
Отправляет ли голосовой ввод Windows звук в Microsoft?
В Microsoft утверждают, что голосовой набор в Windows использует онлайн-распознавание речи. В руководстве по конфиденциальности также говорится, что вы можете использовать голосовой ввод без добавления голосовых записей, а пользователи рабочих или учебных учетных записей могут по-прежнему использовать эту функцию, когда обмен голосовыми данными недоступен.
Что мне не следует диктовать?
Не диктуйте пароли, ключи API, платежные реквизиты, номера социального страхования, номера паспортов, идентификаторы пациентов, окончательный юридический текст, конфиденциальные заметки отдела кадров и любую точную строку, в которой один неверный символ может причинить вред.
Как снизить риск конфиденциальности при голосовом вводе?
Используйте отдельную комнату, строго контролируйте доступ к микрофону, узнавайте, использует ли ваш инструмент распознавание в облаке или на устройстве, диктуйте только черновики с низким уровнем риска, вводите конфиденциальные строки вручную и проверяйте их перед отправкой или сохранением.
Загрузите Talkpad бесплатно – 2500 слов в неделю по бесплатному плану.
Скачать для macOS
Скачать для Windows